BODE CHEMIE
Die BODE CHEMIE setzt bei der Unternehmenskommunikation auf
eine Informationsplattform für Mitarbeiter im Innen- und Außendienst.
Informationen – gefiltert nach Bedarf
Zuverlässige Serviceleistungen und Mitarbeiterinformationen sind der BODE CHEMIE - Hersteller von Desinfektions- und technischen Konservierungsmitteln – seit 75 Jahren ein wichtiges Anliegen. Zum kundenorientierten Konzept des Hamburger Unternehmens gehört ein vielfältiges Serviceangebot. So informiert das Chemieunternehmen über neue hygienerelevante Gesetze und Richtlinien und erarbeitet auf Anfrage individuelle Desinfektionspläne. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf einer Informationspolitik, die Verbraucher und Geschäftspartner umfassend über neue Produktentwicklungen aufklärt. Weltweit werden die Marken Sterillium®, das erste alkoholische Hände-Desinfektionsmittel zum Einreiben, Cutasept® oder Bodoxin® in Kliniken, Praxen, im Privatbereich und in der Industrie verwendet.
Die BODE CHEMIE beschäftigt Mitarbeiter in den Fachabteilungen Vertrieb, Produktion, Personalwesen, Informationssyteme ebenso wie im Marketing, Controling und in der Forschung und Entwicklung. Diese rund 270 Angestellten sollten ebenfalls immer einen sofortigen Zugriff auf aktuelle Informationen erhalten.
Bei diesem Prozess der Bereitstellung von Informationen setzt das seit 1980 zum Beiersdorf-Konzern gehörende Unternehmen an. Die BODE CHEMIE baut mit der Hamburger Unternehmensberatung Putz & Partner AG und der Hyperwave AG, Anbieter von Enterprise Content Management und E-Learning, ein Intranet auf, das als schnelle und zuverlässige Informationsquelle dient und damit zu einer effizienten Unternehmenskommunikation beiträgt.
Wissensmanagement – Ein Plus für Innen- und Außendienst und Kunden
Von dem zentralen Informationssystem profitieren nicht nur Mitarbeiter im Verkaufsinnendienst bzw. Marketing, sondern alle Beschäftigten. Besonders die Arbeit der Außendienstmitarbeiter, die nur unregelmäßig die Hamburger Zentrale besuchen und ihre Informationen bisher per Post oder durch Telefonate mit dem Verkaufsinnendienst erhielten, wird deutlich erleichtert.
Da die Datenbank für Mitarbeiter alle Informationen aus der Forschung, Schulungsmaterialien und Produktbeschreibungen up-to-date liefert, wird auch die Beratung der Kunden nachhaltig verbessert. Dr. Marco Rudolf, Projektleiter bei der BODE CHEMIE, bestätigt:
Besonders wichtig war uns, dass sowohl die Mitarbeiter, als auch der Vertrieb und die Kunden von der elektronischen Verwaltung von Daten profitieren – und das alles mit einer Standard-Lösung.
Was das System leistet
Zur Planung des neuen Systems hat BODE eine Projektgruppe zum Thema "Wissensmanagement" ins Leben gerufen. Die Vertreter aus allen Unternehmensbereichen untersuchten in Workshops die Prozesse des Informationsflusses im Unternehmen und leiteten daraus abteilungsübergreifende Regeln für das geplante Intranet ab. Darauf basierend wurden Systemanforderungen definiert und verschiedene Software-Anbieter evaluiert. Die Wahl fiel auf die Wissensmanagement-Plattform IS/6 und die Intranet und Extranet-Lösung von Hyperwave. Nach nur vier Monaten Projektzeit mit nur elf externen Implementierungstagen vor Ort ging das Intranet Anfang September 2002 online.
Das browser-basierte Intranet unterstützt unterschiedlichste Formate wie HTML-und MSOffice-Dokumente, Bild-, Grafik- und PDF- Dateien und steuert Zugriffsrechte je nach Funktion und Rolle im Unternehmen. Ein automatisches Link-Management ist integriert. Der Benutzer navigiert so nie ins Leere, da die Hyperlinks automatisch angepasst werden, wenn ein Dokument verschoben oder umbenannt wird. Ist ein Objekt gelöscht worden, ist der Hyperlink für den Anwender nicht mehr sichtbar. Da alle Dokumente mit einer Reihe zusätzlicher Angaben wie Autor und Fachgebiet abgespeichert werden, leitet das System ab, welche Autoren in welchem Fach spezialisiert sind und ermöglicht so, diese Mitarbeiter jederzeit zu lokalisieren. Damit wird sichergestellt, dass deren Wissen überall dort genutzt werden kann, wo es gerade gebraucht wird.
Wenn neue Produkte auf den Markt kommen, müssen Vertriebs-Teams nicht nur Zugriff auf die neusten Produktinformationen haben, sondern diese auch aktiv nutzen können. Das Intranet ist individuell zu konfigurieren, so dass Vertrieb und Marketing proaktiv benachrichtigt werden, sobald neue und für sie relevante Daten im System verfügbar sind. Bei der Publizierung von Informationen kann eine Gültigkeitsdauer festgelegt werden, so dass die Nutzer sicher sein können auf aktuelle Dokumente zuzugreifen. Auch nicht im Intranet abgelegte Informationen wurden eingebunden und zugänglich gemacht – entsprechend wichtig ist die umfassende Suche mit Volltext und Schlagworten. Im neuen Intranet finden jetzt alle Mitarbeiter – von der Forschung bis zum Vertrieb – aktuelle News, Informationen aus dem Personalbereich, hilfreiche Linklisten und das Qualitätshandbuch.
Das entscheidende Kriterium für BODE CHEMIE war aber die Benutzerfreundlichkeit. Besonders die Möglichkeit, per Drag & Drop aus der Windows-Umgebung heraus, Inhalte zu publizieren hat überzeugt. "Nur wenn das System auch von allen akzeptiert und von den Zuständigen regelmäßig gepflegt wird, ist ein Intranet sinnvoll", lautet die einhellige Meinung aller Beteiligten. Eine interne Auswertung ergab, dass ca. 75 Prozent der Belegschaft täglich das System aktiv nutzen.
Der Außendienst
In Zusammenarbeit mit internationalen Vertriebspartnern werden die rund 400 BODE-Produkte zum Schutz vor Infektionen und zur Produktionshygiene im Gesundheitswesen und der Industrie in über 40 Ländern angeboten.
Die Geschäftsfelder gliedern sich wie folgt: Produktlösungen für den Infektions- und Hautschutz werden im Gesundheitswesen und die Hygiene in der Pharma-, Kosmetik- und Lebensmittelindustrie vertrieben. Technische Konservierungsmittel von BODE werden zur Gebinde- und Filmkonservierung eingesetzt. Die Wirkstoffkombinationen schützen vor mikrobiologischer Zerstörung, zum Beispiel von Dispersionsfarben, Bauchemikalien, Kühlschmierstoffen und anderen wässrigen Produkten. Endverbraucher profitieren direkt von der professionellen Hygiene und medizinischen Hautpflege. Der indirekte Vertrieb dieser Produkte für Apotheken, Arztpraxen, Gastronomie, Labore und Endverbraucher wird über Vertriebspartner organisiert, deren Anbindung an das Intranet geplant ist.
Unterstützt von den Fachabteilungen beraten speziell geschulte Außendienstmitarbeiter der BODE CHEMIE die Kunden aus den Bereichen Altenheime, Krankenhäuser und Industrie direkt. Sie geben Tipps bei der Flächen-, Instrumenten-, Hände- und Haut-Desinfektion und –Reinigung, setzen Hygienerichtlinien um und führen mikrobiologische Umgebungsuntersuchungen und Konzentrationsbestimmungen bei Desinfektionsmitteln durch. Informationen über die Neuentwicklungen der breit gefächerten Produktpalette, den Mitbewerb oder neue Gesetzesbestimmungen können die 40 Mitarbeiter im Außendienst jetzt per ISDN-Anschluss oder Laptop jederzeit aus dem Intranet ziehen, was die Papierberge merklich reduziert.
In einer zweiten Phase des Projekts - dem Ausbau des Intranets zum Wissensmanagement-System - werden zusätzliche externe Datenquellen, z.B. eine Gutachtendatenbank mit über 4000 Gutachten und das Enterprise Resource Planning (ERP)-System, angeschlossen. Umfangreiche Informationsangebote einschließlich des vollständigen Katalogs mit über 400 Produkten aus dem Desinfektionsbereich werden das System dann ergänzen. Hiervon erwartet sich BODE eine deutliche Beschleunigung des Informationsflusses aus dem Marketing über den Vertrieb zum Kunden. Aber auch der Austausch unter den Mitarbeitern soll mit der Wissensplattform angeregt werden. So werden die Vertriebsmitarbeiter im Außendienst ein Forum erhalten, um sich über knifflige Kundenprobleme und deren Lösung zeitnah auszutauschen – ein Dialog, der bislang aufgrund der räumlich getrennten Vertriebsgebiete nur begrenzt möglich war.
Die Mitarbeiter inhouse
Ein kontinuierlicher Informationsprozess ist für eine qualifizierte Forschungstätigkeit auf aktuellem Niveau unbedingt notwendig. Das BODE-Team setzt sich aber aus Wissenschaftlern unterschiedlichster Disziplinen zusammen: Chemiker, Mediziner, Pharmazeuten, Biologen, Mikrobiologen und Ingenieure, die in der Forschung oder der Produktion bzw. der Verwaltung arbeiten. Wie kann ein Intranet den verschiedenen Anforderungen gerecht werden?
Die abteilungsspezifische Inhaltspflege wird dezentral von den Key Usern, Abteilungsleitern und Sekretariaten bewältigt. Ungefähr 60 Personen haben die entsprechenden Autorenrechte. Basierend auf der Steuerung der Zugriffsrechte, wird es neben den allgemein zugänglichen Informationen im Wissensmanagement-System auch abteilungsspezifische Bereiche geben.
Früher mussten Mitarbeiter viel Zeit auf das Kopieren und Verschicken von Produktbroschüren an die Außendienstmitarbeiter verwenden. Mit der neuen Datenbank gehört dies der Vergangenheit an. Für die Abteilungen Abfüllung und Produktion – die nicht notwendigerweise über Einzelarbeitsplätze verfügen - wurden PCs in den Pausenräumen eingerichtet, so sind die gewünschten Informationen innerhalb weniger Sekunden standortübergreifend für alle Mitarbeiter abrufbar.
Die Kunden
Die chemische Forschung & Entwicklung wird immer spezifischer und vielfältiger. Kunden setzen daher auf eine gezielte Unterstützung bei der Auswahl der geeigneten Produkte und deren optimaler Anwendung. Gerade im Bereich Pharma & Chemie hat Kundenvertrauen daher einen wichtigen Stellenwert. Wenn bei Kunden nach dem Erwerb der Produkte Fragen oder Probleme in der Nutzung auftauchen, steht die BODE CHEMIE jetzt mit einer Antwort noch schneller parat.
Welche Flächendesinfektionspräparate sind für den Lebensmittelbereich geeignet? Werden die Alkohole der Hände-/Haut-Desinfektionsmittel über die Haut resorbiert? Es gibt viele Anfragen, die sich häufig wiederholen. Da die entsprechenden Antworten jetzt elektronisch archiviert und dokumentiert sind, wird doppelte Arbeit vermieden und Aktenordner haben ausgedient.
Die langfristige Rentabilität erfolgreicher Medikamente wird durch die Befristung von Patentrechten auf jeweils zwanzig Jahre begrenzt. Daher sind Pharma-Chemieunternehmen heute mehr denn je gefordert, ihre Produkte so rasch wie möglich zur Marktreife zu bringen. Das direkte Kundenfeedback aus der Praxis ist für die Forschungsabteilungen und den Vertrieb von großem Interesse. Die Nähe zum Markt ist eine Grundvoraussetzung für die Entwicklung neuer Produkte und Verfahren mit hohem Anwendernutzen. Die Hyperwave Intranet- und Extranet-Lösung hilft bei dem Erreichen dieser Ziele.