COLT Telecom
Wer Kommunikationsprodukte und -dienstleistungen verkauft, setzt
nicht notwendigerweise selbst auf eine umfassende Unternehmenskommunikation.
Anders die COLT Telecom...
COLTNet – Interne Kommunikation GROSS geschrieben
Die COLT Telecom Group plc mit Hauptsitz in London (UK) ist ein europäisches Unternehmen der Telekommunikationsbranche. COLT Telecom verfügt über ein eigenes Glasfasernetzwerk im Orts- und Fernbereich und verschiedene Internet Solution Center. Die Leistungen des Telekommunikationsanbieters umfassen lokale, nationale und internationale Sprach-, Daten- und Internetdienste für große und mittelständische Unternehmen. Zu den Kunden zählen u.a. die Bank of America, IKEA, der ADAC und Reuters. An den Unternehmensstandorten in 13 Ländern arbeiten insgesamt rund 5.000 Mitarbeiter. Allein die deutsche Niederlassung COLT Telecom GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main beschäftigt nahezu 1.400 Mitarbeiter, die sich für die Belange von rund 15.000 Geschäftskunden einsetzen.
Kommunikation auf allen Kanälen
COLT Telecom hat schon früh die Bedeutung erkannt, die eine strukturierte und übersichtliche Kommunikation für Großunternehmen hat. Die Zukunft für Firmen mit schnell wachsenden Kundenzahlen liegt in der papierlosen Kommunikation. Statt Papierhalden aufzuschichten, sollten Geschäftsprozesse weitestgehend online abgebildet werden. Für einen strukturierten und aktuellen Informationsfluss nach außen sorgen bei COLT Telecom sowohl die Unternehmens-Websites als auch zwei Extranets. Auf den Kundenwebsites werden den Anwendern umfassende Serviceleistungen und aktuelle Informationen geboten, während das webbasierte Informationssystem für die Salespartner Details über die technologischen Entwicklungen der umfangreichen Produktpalette liefert.
Bei der Größe des Unternehmens und der Vielzahl an Produkten und technischen Details legte COLT Telecom parallel einen Schwerpunkt auf eine gute interne Kommunikation, die durch ein Intranet unterstützt werden sollte. Das Intranet der ersten Generation war wenig benutzerfreundlich. Die unübersichtliche Navigation führte zu einer eher geringen Akzeptanz bei einem Großteil der Mitarbeiter.
Die Technologie der Hyperwave AG war bereits bei anderen Projekten wie dem Internetauftritt erfolgreich eingesetzt worden. Jetzt wurde die zweite Generation des COLT Telecom Intranets, basierend auf der Knowledge Management Plattform von Hyperwave, als "COLTNet" aus der Taufe gehoben.
COLTNet – Das Intranet der zweiten Generation
Zur Auswahl eines geeigneten Anbieters erarbeitete eine Projektgruppe der COLT Telecom eine Liste mit Vorgaben. Zu den wichtigsten Anforderungen an die neue Intranet-Lösung gehörten: gut strukturierte Inhalte, die durch eine Suche schnell aufzufinden sind, die Anpassbarkeit der Oberfläche an das Corporate Design von COLT sowie eine gesteigerte Performance des Systems. Auch sollte jeder Mitarbeiter Zugriff auf eine personalisierte Benutzeroberfläche haben, so dass die Arbeit einfacher und effektiver gestaltet werden konnte.
Im Auswahlverfahren fiel die Entscheidung auf die Software von Hyperwave. COLT Telecom hatte bereits bei der Umsetzung der Projekte Website und Extranet gute Erfahrungen mit der modularen Technologie und Fachkompetenz des Münchner Softwareanbieters gemacht. Die Intranet-Lösung ist voll skalierbar. Sie kann mit Datenbanksystemen wie Oracle und Microsoft SQL-Server sowie mit den Betriebssystemen Windows 2000 und Linux arbeiten. Tino Seidel, Technical Developer bei COLT Telecom, kommentiert die Vorteile der Lösung:
Das System ist flexibel und ausbaufähig. Daher konnte unser Projektteam problemlos Zusatzfunktionalitäten inhouse entwickeln.
Mitarbeiter gehen Online
Das Projekt COLTNet wurde im April 2001 gestartet. Die Intranetanwendung lief bereits im August des gleichen Jahres erfolgreich. Schon wenig später wurde die interne Informations-Plattform auf die Niederlassungen in Frankreich ausgeweitet - dank des Multiple Language Support des Systems kein Problem. In Österreich und der Schweiz ist das Intranet im August 2002 ebenfalls nach nur drei Monaten Projektzeit online gegangen. In einer zweiten Phase der Implementierung wurden die Datenbestände des Vorgängerintranets und von verschiedenen File Servern integriert. Zur Zeit liegt der Datenbestand bei über 374.000 Dokumenten und die Zahl der Anwender in Europa umfasst ca. 1.800 Nutzer.
Die Struktur des Intranet-Informationssystems COLTNet ist übersichtlich gehalten und gliedert sich in folgende unternehmensrelevante Rubriken auf: In dem Bereich Neuigkeiten veröffentlicht die Geschäftsleitung offizielle Informationen, die alle Mitarbeiter betreffen. In der Rubrik Mitarbeiter sind alle Daten enthalten, die für die alltägliche Arbeit von grundlegender Bedeutung sind. In der Rubrik Abteilungen können sich alle Bereiche des Unternehmens den Mitarbeitern und anderen Abteilungen in ihrem eigenen "Mikrokosmos" präsentieren. Unter dem Navigationspunkt Bibliothek werden unternehmensweite Richtlinien und Handbücher eingestellt. Der Bereich Links enthält alle Querverweise, die für Mitarbeiter relevant sind. In jedem Unternehmensbereich, wie beispielsweise Marketing, Vertrieb und Personalwesen, arbeitet ein Knowledge Manager, der für die abteilungsspezifische Inhaltspflege verantwortlich ist.
Das Intranet wurde dem Corporate Design der COLT Telecom Deutschland angepasst. Die personalisierte Benutzeroberfläche - genannt myCOLT - ist schnell konfigurierbar. Verschiedene Module wie Favoriten, Mitarbeitersuche und Adressen können leicht eingebunden werden.
Schneller, besser, übersichtlicher...
Der Mitarbeiter hat einen sofortigen Zugang zu allen wichtigen Unternehmensdaten und -informationen und das rund um die Uhr. Sie haben zudem das gute Gefühl, immer auf aktualisierte Informationen zugreifen zu können. "Die gute Akzeptanz des Intranets bei den Mitarbeitern zeigen auch die ca. 1.500 Visits pro Tag," sagt Annick Cathrin Weikert, Projektleiterin Intranet Deutschland.
Die Navigation in den Datenbeständen des COLTNet ist einfach und übersichtlich, so dass der Mitarbeiter zum aktiven Nutzen des Systems motiviert wird. Nur dann macht eine Intranet-Lösung auch Sinn. Statt lange nach Formularen und Richtlinien zu suchen, können die Mitarbeiter so kostbare Zeit für die eigentliche Arbeit sparen.
COLTNet verbessert den interaktiven Wissensaustausch und die unternehmensweite Zusammenarbeit. Gleichzeitig wird der Kommunikationsfluss nachhaltig optimiert.
benennt Weikert die Vorteile des neuen Intranets. "Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit in unserem Unternehmen und intensive Vorbereitungen rund um die Einführung des Intranets war ein zusätzlicher Erfolgsgarant," so Weikert weiter.
Der Blick nach vorn
Eine gute Ergänzung für das Intranet bietet der kommende Projektarbeitsplatz. Diese Anwendung unterstützt Projektarbeit in virtuellen Teams. "Die neue Applikation wird auf der Wissensmanagement-Plattform laufen," sagt Michael Scholl, Technischer Projektleiter bei COLT Telecom. In dieser Form der Zusammenarbeit können spontan Kurzzeitprojekte erarbeitet und alle wichtigen Daten rund um die Kunden abgelegt werden. So lassen sich z.B. projektrelevante Daten und Dokumente einsehen und Vertragswerke archivieren. Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Landesgesellschaften der COLT Telecom wird so unterstützt. Einem zielgerichteten Ausbau des Wissensmanagementsystems bei COLT Telecom steht also nichts mehr im Wege.