Tiroler Landeskrankenanstalten
Aktenordner sind bei den Tiroler Landeskrankenanstalten
passé. Ein elektronisches Büro-Informationssystem ersetzt
die papierbasierte Ablage und optimiert Arbeitsprozesse in der Verwaltung
und im Qualitätsmanagement.
Dokumenten- und Qualitätsmanagement
Über hunderttausend Patienten werden jährlich stationär in den Krankenhäusern der Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH (TILAK) behandelt. Zum ‚Gesundheitsunternehmen’ TILAK gehören das Innsbrucker Universitätsklinikum und Landeskrankenhäuser in Natters, Hochzirl und Hall. Damit ist die TILAK nicht nur führend in der medizinischen Versorgung, sondern gehört zu den größten Arbeitgebern in Westösterreich.
Eine kostengünstige, effiziente Verwaltung unterstützt die optimale Patientenbetreuung, denn besonders der Gesundheitsbereich unterliegt strengen Budgetierungen. Ein elektronisches Büro-Informationssystem vereinfacht die Ablageorganisation und bietet den Verwaltungsabteilungen verbesserte Möglichkeiten für Dokumentenlenkung und Versionskontrolle. Basis hierfür ist eine Content- und Dokumenten Management Plattform.
Qualitätsmanagement auf Basis der Hyperwave-Lösung
Neben zwingender Kosteneffizienz ist die Qualität der Leistungen für die moderne Gesundheitsversorgung entscheidend. Qualitätsmanagement (QM) ist deshalb bei der TILAK ‚Chefsache’ und liegt mit im Verantwortungsbereich des TILAK-Vorstandes.
Wesentliches Instrument und zunehmender Maßstab für die überprüfbare Leistungsfähigkeit der medizinischen Betreuung in Krankenhäusern ist die ISO-Zertifizierung klinischer und diagnostischer Abteilungen, wie Zentrallabor, Apotheke, Blutbank oder Radiologie. Die Qualitätssicherung sowohl im Bereich der ISO Normen als auch bei den Arbeitsstandards für Herstellung und Labor, GMP und GLP, endet jedoch nicht mit der einmaligen Zertifizierung der Fach- und Verwaltungsabteilungen. Definierte Workflows und Prozesse ermöglichen den Fachabteilungen, die hohen Standards dauerhaft zu sichern.
Hierzu hat Hyperwave gemeinsam mit den TILAK Abteilungen für Qualitätsmanagement sowie Informationsmanagement ein spezifisches QM-System entwickelt, das nahtlos in die Content Management Plattform integriert ist. Das Kernstück wird durch ein Fehler-Management-System für die ISO zertifizierten Fachabteilungen gebildet, das den Mitarbeitern mit Hilfe eines definierten Workflows auf Basis vorgegebener Formulare erlaubt, Fehler strukturiert zu dokumentieren.
Die Qualitätsmanager und Prozessverantwortlichen werden automatisch benachrichtigt, und können dann aufgrund der Fehlermeldungen entsprechende Maßnahmen ergreifen und überwachen. Diese Standardfunktionen können für die QM-Prozesse jeder Abteilung individuell adaptiert und die bestehenden Workflowformulare für ihr eigenes Fehlermanagement angepasst werden.
In einer ersten Pilotphase testeten die 35 Mitarbeiter der Zentral-Apotheke die neue QM-Lösung. Ihr Feedback wurde ausgewertet und Änderungsvorschläge direkt umgesetzt. Damit kann das Fehler-Management-System in weiteren Fachabteilungen eingeführt werden. Obwohl das System zunächst nur für die TILAK entwickelt wurde, interessieren sich bereits andere österreichische Krankenhäuser für diese Lösung.
Aktenschränke ausräumen und digitalisieren
In der Verwaltung der TILAK wurde bisher überwiegend auf Papier gesetzt. Viele Unterlagen lagerten in den Aktenschränken und Archiven der verschiedenen Standorte und mussten bei Bedarf gesucht werden. Wertvolle Arbeitszeit ging mit der Aktenbeschaffung verloren und auch elektronische Dokumente waren nicht durchgängig verfügbar. Wer wirklich sichergehen wollte, dass alle Mitarbeiter eines Teams auf dem gleichen Stand waren, musste Dateien als Email-Anhänge verschicken und nach einem derartigen Rundlauf dafür sorgen, dass die jeweils aktuellen Versionen wieder auf Fileservern abgelegt wurden.
Um die Zusammenarbeit zwischen Sekretariaten und räumlich getrennten Projektteams wesentlich zu erleichtern, beschloss die TILAK die Einführung eines umfassenden elektronischen Dokumenten Management Systems. Aktenbestände aus über zwanzig verschiedenen Abteilungen sollten unter Beibehaltung der bestehenden Ablageorganisation digitalisiert und die Daten zukünftig einheitlich elektronisch verwaltet und archiviert werden können.
Vom Prototyp zum produktiven eOffice
Nach einer Vorauswahl unter 15 Produkten gab die TILAK sieben Anbietern die Gelegenheit, anhand eines detaillierten Anforderungsprofils in kürzester Zeit einen Prototyp der neuen Office Management und Informations-Plattform zu entwickeln. Die Hyperwave-Lösung überzeugte durch ihre anwenderfreundliche, intuitive Benutzeroberfläche, leistungsfähige Funktionen für Dokumentensuche und -zugriff sowie gute Integration in die bestehenden Office-Anwendungen.
Technisch zeichnet sich die Content und Dokumenten Management Plattform durch hohe Skalierbarkeit und eine breite Palette verfügbarer Lösungen wie beispielsweise Workflow- und Arbeitsgruppen-Funktionalitäten aus. Außerdem lassen die Programmierung in Standards wie JavaScript oder XML und Schnittstellen wie LDAP Raum für spätere Erweiterungen mit eigenen Lösungen, ohne dass proprietäre Technologien verwendet werden müssen.
Der rasche Zugriff auf Auswertungen, Berichte und alle Arten von gemeinsam verwalteten Dokumenten ist mit der Hyperwave-Lösung jederzeit möglich.
Durch die integrierte, leistungsfähige Suchmaschine von Verity sind alle Informationen schnell auffindbar und mit dem integrierten Viewer sofort einsehbar. Das Verteilen von Dokumentkopien als Attachments im klassischen ‚Email-Rundlauf‘ kann in weiten Bereichen entfallen. Wir werden Arbeitszeit einsparen und dynamischer zusammenarbeiten. Dr. Dietmar Reiter, Leiter für IT-Spezialsysteme und Projektleiter des DMS Projektes der TILAK
Aufgrund des überzeugenden Prototyps entschloss sich die TILAK für den Einsatz der Hyperwave Plattform und der Hyperwave eKnowlegde Suite. Als erste Anwender nutzen die Mitarbeiter der IT-Abteilung das neue Büro-Informationssystem für ihre Projektverwaltung. Softwarespezifikationen, Richtlinien, Referenzdaten und andere Unterlagen können jetzt zuverlässig mit einer durchgängigen Versionskontrolle verwaltet werden.
Workflow Option und andere Erweiterungen
Ein Ziel war es, Verwaltungsabläufe weitestgehend papierlos zu gestalten und durch ein elektronisches Informations-System zu vereinfachen. Mit dem neuen Office-System erreichen die Tiroler Landeskrankenanstalten jetzt auch, dass viele Kommunikations- und Dokumentationsaufgaben definiert und innerhalb eines zentralen Systems erfolgen können. Die Workflow Option von Hyperwave bildet die Aktenläufe ab. Über einzelne Organisationseinheiten hinaus realisiert das Modul die übergreifende Modellierung wichtiger, formaler Verwaltungsaktivitäten in Prozesse.
Der schnelle und einfache Zugriff auf die in der Enterprise Content Management Plattform hinterlegten Dokumente wird durch den Hyperwave Explorer gewährleistet. Unabhängig von der verwendeten Applikation kann der Nutzer dadurch direkt aus seinen Office-Anwendungen die Inhalte der Plattform über den gewohnten Windows Explorer einsehen.
Für das Benutzer- und Gruppenmanagement verwendet die TILAK ein Hyperwave Zusatzmodul für den LDAP-Zugriff (Lightweight Directory Access Protokoll) auf das zentrale TILAK-Metadirectory. Über das LDAP-Gateway werden die SAP-Stammdaten der Anwender mit der Hyperwave Benutzerverwaltung synchronisiert, und damit ein rollenbasierter und sicherer Zugriff auf das Unternehmenswissen gewährleistet. Die aufwändige manuelle Pflege der Benutzerdaten entfällt.
Eine strenge Authentifizierung der Benutzer und die durchgehende Einteilung der Dokumente in definierte Klassen regelt die Zugriffsrechte und schützt sensible Daten. Alt-Aktenbestände können über das integrierte Scanning- und Posteingangssystem digitalisiert und eingepflegt werden. Für die Zukunft kann sich Dr. Reiter den Aufbau eines übergreifenden Wissensmanagement- Systems für die gesamte TILAK vorstellen.
Wenn wir unsere Hausaufgaben gemacht haben, die wesentlichen Altakten erfasst und unsere 400 ersten Anwender mit der neuen Plattform vertraut sind, werden wir den Ausbau der Lösung überprüfen. Heute bedienen wir die klassischen Verwaltungsbereiche und die ISO zertifizierten Abteilungen. Da die TILAK an mehreren Standorten in ganz Tirol Kliniken betreibt, kann ich mir auch eine Erweiterung um eConferencing sehr gut vorstellen.
Über die TILAK
Das Hauptaugenmerk der TILAK Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH liegt auf der optimalen medizinischen Versorgung der Tiroler Bevölkerung. Die TILAK ist die Rechtsträgerin der Landeskrankenhäuser: LKH Innsbruck Universitätskliniken, LKH Hochzirl, Öffentliches LKH Natters, Psychiatrisches Krankenhaus Hall, und der Landespflegeklinik Tirol. Die TILAK optimiert ständig das Leistungsspektrum der Häuser im Sinne sich ändernder Patientenbedürfnisse. Weitere Informationen zur TILAK finden Sie unter www.tilak.at