Smart Imaging Extension
Die Kofax Ascent Capture Komponenten Scan, Barcode und OCR sind in das Hyperwave Lösungs-Portfolio nahtlos integriert. Damit steht eine umfangreiche Imaging-Bibliothek für die Anwender der durch SAP zertifizierten eKnowledge Infrastructure Architektur zur Verfügung.
Die meisten produktionsorientierten Erfassungssysteme sind entweder für die Dokumentenerfassung oder für die Datenerfassung eingerichtet, wobei die Unterschiede im folgenden verdeutlicht werden.
Dokumentenerfassung
Dokumentenerfassung ist die Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Images und Metadaten. Images werden im allgemeinen als TIFF-Dateien im Hyperwave ECM Repository abgelegt. Es verbleibt nach dem Erfassungsprozess entweder im Hyperwave DMS, CMS und wird dem Hyperwave Workflow zur weiteren Verarbeitung übergeben.
Optional erfolgt die Weitergabe an das Hyperwave Smart Archive zur revisionssicheren elektronischen Ablage. Durch das Bereitstellen der Metainformationen werden Benutzer in die Lage versetzt, das gespeicherte Image über den Smart Navigator oder die Hyperwave Mehrwertapplikationen abzurufen.
Datenerfassung
Datenerfassung ist das automatische Extrahiereren von Daten aus Formularen mittels OCR. Die so erfassten Informationen können nun in operativen Datenbanken hinterlegt werden, oder zur Verschlagwortung der gescannten Images als Metadaten im Hyperwave ECM Repository verwendet werden.
Belegerfassung
Um die Papierflut zu reduzieren werden Dokumente parallel zur Erfassung der Belegdaten im operativen System digitalisiert und im revisionssicheren Archiv abgelegt. Dieser Prozess kann elektronisch auf unterschiedlichste Weise umgesetzt werden. Beim "frühen Erfassen" werden Dokumente möglichst am Beginn der Prozessbearbeitungskette gescannt um so möglichst vollständig systemunterstützt bearbeitet werden zu können.
Beim "späten Erfassen" erfolgt die Bearbeitung in traditioneller Weise. Die Dokumente werden erst am Ende des Arbeitsprozesses gescannt und im Archivsystem abgelegt. Um hier eine automatisierte Verknüpfung zwischen Dokument und operativen Daten zu gewährleisten, kann optional eine Barcodeerkennung eingesetzt werden.
Durch die erfolgreiche Kombination der Hyperwave Navigator Lösung mit den Kofax Ascent Capture Produkten, sind alle Arten der elektronischen Belegerfassung möglich. Insbesondere das Hyperwave Smart Archive als Teil des Hyperwave ECM Repository erlaubt dadurch eine revisionssichere Belegarchivierung.
