Optimierte Arbeitsabläufe & Informationsverteilung im Gesundheitswesen

Die Problemstellung

Herr Dr. Maier arbeitet in der HNO-Abteilung der Klinik der Franziskaner. Er ist immer wieder von geänderten Behandlungsleitlinien betroffen. Diese häufigen Änderungen überfordern Herrn Dr. Maier teils.

„Wir haben so viele Patient/innen und ich habe jeden Tag so viel zu tun, dass ich froh bin, wenn ich einigermaßen pünktlich aus der Arbeit wegkomme. Ich weiß wirklich nicht, wann ich mir auch noch Zeit nehmen sollte, um zu überprüfen, ob sich an den Behandlungsleitlinien etwas geändert hat. Ich habe immer wieder ein ungutes Gefühl, weil ich nicht weiß, welche Behandlungsleitlinie anzuwenden ist.“
- Dr. Maier

Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Herr Dr. Maier nach veralteten Prozessen handelt, was zu suboptimalen Behandlungsergebnissen führen kann.

Die Lösung

Mit Hyperwave wird nun sichergestellt, dass Herr Dr. Maier und seine Kolleg/innen immer über den aktuellsten Stand der Wissenschaft Bescheid wissen und die aktuellen, relevanten Behandlungsleitlinien ganz einfach abrufen können. Dazu werden ihnen folgende Hilfestellungen angeboten:

• Prozessdarstellung - übersichtliche Darstellung relevanter Prozesse
• Nachvollziehbarkeit von Prozessänderungen - einfache Vergleichbarkeit veralteter und aktueller Prozess-Vorgaben, zur schnellstmöglichen Änderungs-Nachverfolgbarkeit ("Was muss ich konkret an meiner Behandlungsweise verändern?")
• Benachrichtigung bei relevanten Prozessänderungen - keine Neuerungen verpassen

Der Nutzen

Herr Dr. Maier nennt als Vorteile von Hyperwave:

• Zeitersparnis durch einfache Abrufbarkeit relevanter Leitlinien (einfacher Dokumenten-Zugriff)
• Anwendung der richtigen Prozess-Leitlinien durch ICD-10 Verknüpfung bzw. Link aus KIS (gute Kompatibilität) und Verfügbarkeit aktueller Dokumentversionen
• Verbessertes Patientenwohl durch Prozesstreue der Mitarbeiter/innen nach aktuellen Standards
• Rasche Implementierung & geringe Investitionskosten

Die Problemstellung

Frau Müller arbeitet in der Qualitätsmanagement-Abteilung. Sie und ihr Team setzen sich zum Wohl der Patient/innen dafür ein, dass in der Klinik der Franziskaner möglichst fehlerfrei gearbeitet wird. Sie weiß…

„Wo Menschen zusammenarbeiten, da passieren auch Fehler. Im Gesundheitsbereich kann das weitreichende Folgen für die Gesundheit der Patient/innen haben. Daher arbeiten wir sehr hart daran die Fehler so gut wie möglich zu reduzieren. Teils tun wir uns dabei allerdings sehr schwer.“
- Frau Müller

Beim näheren Nachfragen zeigt sich, dass der Umgang mit Fehlern innerhalb der Klinik gut ist. Es fehlt allerdings ein System, dass den strukturierten Abbau von Fehlerquellen unterstützt, zum Beispiel indem sichergestellt wird, dass nicht dieselben Fehler mehrmals gemacht werden.

Die Lösung

Aus diesem Grund trat Frau Müller an Ihre Chefin heran und bat, dass ein CIRS-System inkl. Fehlermanagement eingeführt wird. Eine Vielzahl an Funktionen untersützen die Fehlerkultur gezielt:

• Anonyme Eingabe durch Dritte zur Senkung der Hemmschwelle Meldungen abzugeben
• Nicht anonyme Eingabe, um das Lernen aus Fehlern zu erleichtern
• Fehlermanagement inkl. Statustracking zur schnellstmöglichen Maßnahmen-Ableitung und Fehlerbehebung (inkl. Auswertungen)
• Fehler-Katalog zur Unterstützung des Lernes aus Fehlern

Der Nutzen

Frau Müller und ihre Kolleg/innen nennen folgende Vorteile von Hyperwave:

• Transparenz bzgl. Fehlern durch geeignete Fehler-Eingabe-Möglichkeiten
• Zeitnahe Fehler-Behebung durch gezieltes Fehlermanagement und Statustracking
• Vermeidung von neuerlich auftretenden Fehlern durch Fehlerkatalog und dadurch ermöglichtes Lernen aus Fehlern (Verbesserung Patientensicherheit und Behandlungsqualität
• Auswertung zur Unterstützung der Ableitung von Präventivmaßnahmen der Sicherheitskultur

Die Problemstellung

Frau Primaria Dr. Fischer leitet das ärztliche Team der Klinik der Franziskaner. Eine ihrer Aufgaben dabei ist es Neuerungen bzgl. der Auflagen für das Krankenhauspersonal im Blick zu haben und im Bedarfsfall in Form von Dienstanweisungen an ihre Mitarbeiter/innen weiterzugeben.

Jeden Morgen informiert sich die Primaria, ob neue Auflagen durch das Bundesministerium oder andere Gremien veröffentlicht wurden und informiert die betroffenen Personen so schnell wie möglich. Das bedeutet einen massiven Aufwand, vor allem, da nicht alle Dienstanweisungen für alle Mitarbeiter/innen relevant sind. Sie würde sich eine Vereinfachung für diese Tätigkeit wünschen.

Die Lösung

Glücklicherweise verfügt die Klinik der Franziskaner seit wenigen Monaten über das Hyperwave-Mitarbeiter/innen-Informationssystem, über das z.B. von der Primaria ganz gezielt mit geringem Aufwand Dienstanweisungen und andere relevante Informationen kommuniziert werden können.

Die Primaria gibt die Dienstanweisung in ein Template ein, aktiviert die relevanten vordefinierten Kontakt-Gruppen und drückt auf senden. Die betroffenen Mitarbeiter/innen bekommen die Informationen via App, Intranet oder Extranet übermittelt. Die Mitarbeiter/innen bestätigen, sobald sie die Information zur Kenntnis genommen haben (sofern gewünscht). Dadurch bleibt Frau Primaria Dr. Fischer mehr Zeit für Ihre anderen Aufgaben.

Der Nutzen

Die Primaria nennt folgende Punkte als Vorteile von Hyperwave:

• Zeitersparnis durch die Nutzung von Templates und vordefinierten Adressatenlisten
• Sicher informierte Mitarbeiter/innen durch die "Gelesen Funktion" (Rechtssichere Bestätigungsfunktion) und dadurch erhöhte Patientensicherheit
• Rasche Information definierter Adressaten-Gruppen über vielfältige Informationskanäle (Info-App, Intranet, Extranet) (flexible Anpassbarkeit und breite Einsatzbereitschaft)

Die Problemstellung

In der Klinik der Franziskaner sind 14 Mitarbeiter/innen in der Verwaltung beschäftigt. Einer davon ist Herr Wolf. Er hat davor in einem Industrieunternehmen gearbeitet und ist von der Flut an Papierdokumenten, mit der er jeden Tag in der Klinik konfrontiert ist, erstaunt. Herr Wolf meinte unlängst:

„Es kann doch nicht sein, dass wir trotz all den technischen Möglichkeiten noch immer so Vieles in Papierform bearbeiten! Was das für Ineffizienzen und Fehlerquellen mit sich bringt.“
- Herr Wolf

Immer wieder kommt die Frage auf: Welches ist die aktuellste Dokumenten-Version? Wurde das Dokument bereits bearbeitet? Wer ist dafür zuständig? Etc.