Als Computerbenutzer und Software-Anwender sind Sie laufend auf der Suche nach dem ultimativen Killer-Feature, oder? Wer „killt“ nicht gerne gleich mehrere Vögel mit einem einzigen Stein …
Sind Sie an Board für das Killer-Feature des Monats, dann starten Sie bitte gleich Ihre Maschine, während wir diesmal zur sprichwörtlichen „Veranschaulichung“ den Illustrator starten.
Dann zählen Sie bitte kurz 1… 2… 3, und schon haben Sie auf Ihrem Desktop einen Standard Routine-Ordner erstellt. Zum Beispiel einen brandneuen Kundenordner!
Der Ordnung halber im richtigen Ordner
Und nun beginnt üblicherweise schon das Drama, mit der Grundsatzfrage des digitalen Zeitalters: „Wohin damit?“ Wenn Sie mit durchschnittlichem Organisationstalent ans Werk gehen, bewegen Sie den neuen Ordner z.B. in „Meine Dokumente“. Und wenn Sie darüberhinaus auch noch praktisch veranlagt sind, dann legen Sie sich auf Ihrem Schreibtisch einen sogenannten „Shortcut“ ab, damit Sie in Zukunft aus jeder Anwendung heraus superschnell auf den neuen Ordner zugreifen können!
Soweit so gut. Nun füllen Sie das neue Behältnis ein paar Tage lang bis an den Rand voll, und dann stellen Sie sich vor, das Wochenende steht vor der Tür. Was machen Sie? Sie räumen noch ein bisschen auf, bevor Sie das Feld räumen … sprich Sie kopieren Ihren neuen Kundenordner in die zentrale digitale Rundablage, d.h. auf den Firmen-Server!
Und schon ist das Malheur geschehen …
Mit Hyperwave wäre das alles nicht passiert!
Montag morgen, Sie bereiten den ersten Kaffee zu und plötzlich funktioniert Ihr Shortcut nicht mehr. Was ist passiert? Der Link zeigt auf einen Ordner, der nicht mehr ist, wo er einmal war. Wenn Sie jetzt Ihren Beispielordner mit der Anzahl an Kunden und Projekten multiplizieren, davon die Shortcuts abziehen und das ganze durch die Anzahl der Arbeitskollegen dividieren, dann wird Ihnen sofort klar, dass das in einer mittelgroßen Firma sofort zu einem riesigen Problem werden kann!
Nicht so mit Hyperwave: Bei unserer Software gehen keine Verknüpfungen „verloren“, da Links im HW-Server nämlich „gemanaged“ sind. Das bedeutet: Hyperwave hält aktiv alle Verknüpfungen aufrecht und Sie können Ihre Ordner frei nach Belieben verschieben, archivieren, in Kundenverzeichnisse kopieren, oder in Jahresübersichten ablegen oder was immer Ihnen sonst noch einfällt …
Und das beste ist: Mit diesen Shortcuts können Sie an allen 27 verschiedenen Orten, an denen jemand ein bestimmtes Dokument (oder eine ganze Sammlung von Dokumenten) brauchen bzw. suchen könnte, eine Verknüpfung ablegen, die alle auf ein einziges physisches Dokument zeigen! Ist das nicht perfekt?
Die Devise lautet: Verknüpfen statt kopieren!
Das Verknüpfungs- („Shortcut“) Feature in Hyperwave kennen leider noch nicht alle unsere Kunden. Ich merke das immer dann wenn ich gefragt werde ob man nicht ein Dokument an verschiedenen Orten ablegen kann oder wenn ich bei einem Kundenbesuch Dokumente mit Beschreibungen (Kommentaren) wie „Anmerkung: Das Original liegt in der Kundenakte!” sehe und nachfrage warum es eigentlich eine „Kopie” gibt, wo nur eine Verknüpfung erforderlich wäre!
Sie können mit HW natürlich auch von kompletten Collection-Strukturen Verknüpfungen erstellen, z.B. einen Kundenordner in Ihren Arbeitsbereich verknüpfen.
Selbstverständlich können Sie beliebig viele Verknüpfungen von einem Dokument (Collections) erstellen. So können Sie viele verschiedene „Sichten“ auf ihre Daten anlegen und trotzdem gibt es immer nur ein Dokument das sie bearbeiten, egal von welcher Sicht aus sie auf das Dokument zugreifen.
Weitere Anwendungen dieser Funktion:
- Produktentwicklung -> Übergabe an die Support-Abteilung
- Projekt -> Archiv -> Wartung
- Firmenumorganisation -> Umstrukturierung
- Projektnamenänderungen
- Wechsel von Zuständigkeiten/Mitarbeitern
- Persönliche Organisation der Dokumente
Kurz und gut: Mit Verknüfungen verknüpfen wir Möglichkeiten ohne Ende!