16.08.2017 / in Dokumentenmanagment
Falls Sie – so wie der Autor dieses Blogs – auch gerade ein paar schöne Urlaubswochen verbracht haben und sich bei der Rückkehr an Ihren Arbeitsplatz fragen: „Was habe ich versäumt?”, können wir Sie gleich einmal beruhigen: Zumindest keinen Hyperwave Blogbeitrag! Bestimmt möchten Sie aber bei dieser Gelegenheit eventuell wissen, was sich „gerade so tut”. Nicht nur bei Hyperwave, sondern vor allen Dingen in Ihrem Unternehmen.
Diese Frage stellt sich nicht bloß nach einem Urlaub, sondern praktisch tagtäglich: Gut, dass Sie fragen, denn das ist quasi ein Kernthema im Fach „Wissensmanagement” und Hyperwave hat da selbstverständlich ein paar coole Features parat, die Ihren Wissensdurst auch während der größten Hitze des Gefechts stillen …
3 Tipps, wie Sie in Hyperwave informationstechnisch am Ball bleiben
Sie wollen wissen, was sich in Ihrem Unternehmen wirklich tut? Ganz unabhängig von der Startseite, die eventuell von Ihrer Marketing-Abteilung zusammengestellt wird und ihre spezifischen Interessen nur teilweise abdeckt? Sie interessieren sich für ganz bestimmte Dinge und möchten auf einen Klick wissen, was sich gerade tut oder getan hat? Hier sind drei simple Möglichkeiten, sich einen individuellen Informationsflow in Hyperwave einzurichten:
Welche Strategie sie nehmen, ergibt sich aus der Quadratwurzel von Intensität und Häufigkeit, mit der Sie etwas bestimmtes wissen wollen … – und wenn Sie die Sache wirklich ernst nehmen, dann nutzen Sie am besten alle drei gleichzeitig. Denn jede Variante hat Ihre eigenen Stärken: Punkt a) ist zum Beispiel absolut unschlagbar, wenn Sie sich hin und wieder ganz spontan einfach mal etwas umsehen oder gar die Zeit gewinnbringend vertreiben wollen. Die Hyperwave-Suche ist einfach zu bedienen und einfach „allumfassend”! In das “What’s new” liegt dermaßen „auf der Hand”, dass wir gleich zum etwas komplexeren Punkt b) kommen …
Ihr persönlicher Agent findet, wonach Sie häufig suchen
Wenn Ihnen auffällt, dass Sie mit gewisser Häufigkeit nach den selben Dingen (bzw. Kriterien) suchen, schaffen Sie sich doch einfach einen Agenten an. Der ist im Handumdrehen engagiert, benötigt kaum Pflege und Aufmerksamkeit und kostet nur ein paar Kilobyte an Speicherplatz. Jede Suche kann nämlich ganz einfach als „Agent” eingerichtet bzw. abgespeichert werden. Wie das geht?
Schritt 1: Rechts oben im „User-Block” auf das Suchsymbol klicken und die erweiterte Suche starten.
Schritt 2: In der erweiterten Suche die gewünschten Suchkriterien festlegen. Sprich Suchbegriffe, ev. zeitliche Einschränkungen oder einfach nur alle Änderungen die heute (gestern, …) passiert sind anzeigen lassen.
Schritt 3: Wenn das Suchresultat Ihren Erwartungen entspricht, erzeugen Sie aus der Suche einen Agenten: Dazu müssen Sie nur im Suchresultat-Dialog den Agenten-Wizard starten. Ein Agent wird wie ein Dokument im Server abgelegt und Sie können jederzeit auf den Agenten klicken und er wird Ihnen die aktuellen Informationen anzeigen. Es ist aber ebenso möglich den Agenten so zu konfigurieren, dass er Ihnen täglich eine Mail mit den Neuigkeiten schickt.
Falls das für Sie interessant klingt und Sie im Detail wissen möchten, was ein Agent so alles kann – im IS7benutzer.pdf Handbuch im Abschnitt 2.2.3 „Agenten” ist das ganze Thema ausführlich beschrieben.
Wenn Ihr hochspezifisches und laufend aktuelles Informationsbedürfnis mit regelmäßigen und automatisierten Such-Agenten nicht mehr zu befriedigen ist, dann sollten Sie eventuell darüber nachdenken, sich gleich ein „Abonnement” verschreiben zu lassen …
Abonnieren Sie, wovon Sie auf keinen Fall lassen können
Ein Abo ist die einfachste Variante, bei der Ihnen informationstechnisch absolut nichts entgeht: Sie wollen zum Beispiel eine bestimmte Projektbeschreibung laufend mitverfolgen oder ganz einfach wissen, wann die „Mutter aller Firmen-Dokumente” – sprich der Speiseplan (:-) – einem Update unterzogen wurde? Abonnieren Sie einfach das Dokument und Sie werden sofort benachrichtigt, sobald sich etwas getan hat! Um diese Benachrichtigung zu aktivieren, gehen Sie einfach zum gewünschten Dokument, öffnen das Kontextmenü und aktivieren die Abo-Funktion.
Hinweis: Die Funktion „Abonnieren eines Dokuments” ist im IS7user.pdf im Abschnitt 2.1.3 beschrieben.
Wenn sie über alle Veränderungen in einem Projekt einmal täglich eine Informationsmail erhalten wollen ist die Abo-Funktion, die jeder Team Workspace bietet, genau das Richtige für Sie. Sie müssen nicht einzelne Dokumente auswählen sondern erhalten eine Mail mit allen Veränderungen von E-Mails über Dokumenten und Aufgaben bis zu Terminen. Wie wird dieses Abo aktiviert? Ganz einfach: Gehen Sie auf die Startseite eines Hyperwave Team Workspace und rechts oben finden Sie die Abo-Funktion. Hinweis: Sie können die Abo-Funktion als Administrator, als Teilnehmer oder als Beobachter dieses HTWs aktivieren. Selbstverständlich bekommen die Abonnenten – wie immer bei Hyperwave – ausschließlich jene Informationen zu sehen, für die sie auch berechtigt sind.
So viel also vorerst mal zum Thema “What’s up” … wir hoffen, wir haben Ihnen damit ein paar nützliche Tipps gegeben, mit denen Sie in der Hitze des Informationsgefechts mit Hyperwave die Oberhand behalten. Und darüber hinaus hoffen wir natürlich, dass Sie den Sommer zumindest ein paar Tage lang auch ebensogut ohne Firma, Informationsbedürfnis und Neuigkeiten genießen konnten!
