14.03.2019 / in Information Management
Activity Streams oder der Kampf mit der Informationsflut!
Sogenannte „Activity Streams“ bringen noch mehr Kommunikation, Information und „Action” auf Ihren Arbeitsplatz. Sind sie nun Fluch oder Segen? Eine E-Mail Ablöse oder zusätzliche Berieselung?
Wenn Sie ohnehin schon zu viele E-Mails bekommen und dann auch noch Activity Streams (sprich Abos und Benachrichtigungen) aktivieren, dann ist Ihnen möglicherweise nicht zu helfen. So, als wenn Sie einem Ertrinkenden noch ein Glas Wasser reichen.
Aber ganz so einfach (und tragisch) ist es nun auch wieder nicht. Denn Technologie, das wissen wir spätestens seit Neil Postman (1), ist nicht per se nützlich oder schädlich. Es kommt, wie bei so vielen Dingen im Leben, darauf an, was Sie damit machen. Und was Sie überhaupt wollen …
Mal ganz ehrlich …
Um die Menge an Informationen sinnvoll zu verwenden müssen Sie sich zuerst einige Fragen stellen:
Und ganz wichtig sind die kritischen Fragen:
In der Praxis schaut das dann in etwa so aus:
Was will ich eigentlich wissen: Ich gehe einmal davon aus, dass Sie nicht einfach nur nach beliebigen Informationen/Neuigkeiten suchen um ihre Bürozeit abzusitzen sondern sie haben eher so etwas wie „The 4-Hour Workweek” (2) im Sinn, d.h. Sie wollen in möglichst kurzer Zeit die wesentlichen Dinge erledigen. Wenn ich an einer Aufgabe (in einem Projekt) arbeite, interessieren mich zum Beispiel Informationen rund um das Projekt – aber alle anderen Dinge nur in ganz, ganz wenigen Ausnahmefällen.
Also ist der Activity-Stream, und zwar eingeschränkt auf das Projekt, in diesem Fall die optimale Wahl. Das E-Mail Programm bleibt geschlossen!
Sie haben jedenfalls die Wahl
Wenn ein Kollege dringend etwas von mir wissen will (oder so wie es bei mir eher ist, ich umgekehrt von einem Kollegen etwas wissen möchte) dann ist ein direkter Chat die beste Wahl und ich möchte auch über die Kontaktaufnahme nur dezent, aber doch informiert werden. Die Informationen aus einem Gruppen-Chat möchte ich vielleicht nachlesen, oder nur dann wenn ich aktiv dabei bin live bekommen. Wenn ich etwas verpasst habe, wäre eine einmalige tägliche Benachrichtigung sinnvoll. Und nein, ganz bestimmt will ich nicht bei jeder Änderung eines Dokuments (wie oft speichern sie Dokumente während der Erstellung?) - eine Mail bekommen. Wenn aber ein Dokument freigegeben wird, ist ein sofortiger Hinweis möglicherweise aber schon sinnvoll.
Man sieht schon in diesem kurzen Beispiel, wie viele Möglichkeiten zur Eindämmung aber auch zur explosionsartigen Vermehrung der Informationsflut in den Activity Streams stecken.
Warum beschäftigen wir uns intensiv mit diesem Thema?
Weil wir mit unserer aktuellen Release IS/8 mit Schwerpunkt Social Media Activity Streams und Chat im Produkt integriert haben. Und damit wir Sie nicht einfach in Informationen ertränken, erarbeiten wir stattdessen Vorschläge für die sinnvolle Anwendung der neuen Funktionen und versuchen unser Produkt so zu gestalten, dass die optimale Anwendung offensichtlich ist.
Für uns intern hat es sich definitiv bewährt, den allgemeinen „chitchat” in einen Community Activity Stream auszulagern. Damit fallen E-Mails weg und man kann dennoch, wenn man es möchte, rasch nachlesen was gerade die “angesagten” Themen im Haus sind.
Genauso bewährt hat sich der Activity Stream zu Projekten. So bleiben die Informationen an einem Ort.
Was geht bewusst nicht? Man kann nicht eine Meldung zu gleich in x verschiedene Activity Streams veröffentlichen. Wir wollen, dass man eine Zuordnung macht. Der Leser kann ja in seinem persönlichen Activity Stream die Informationen von allen seinen Projekten zusammenfassen und auch diverse Community Streams inkludieren – aber jede Antwort, jede neue Nachricht wird nur einem Stream zugeordnet.
Wie siehts bei Ihnen im Unternehmen aus?
Was hat sich da bewährt?
Geben Sie uns Ihre Sicht der Dinge. Wir können noch einiges an Info verkraften!
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(1) nur ein Beispiel — Neil Postman “Die zweite Aufklärung”
(2) Timothy Ferris: http://fourhourworkweek.com/