16.04.2019 / in Intranet
Datenflut: 8 Maßnahmen gegen Zeit- und Geldverschwendung
Früher einmal war Speicherplatz knapp und kostbar, und Festplatten waren entsprechend schnell voll. Heute kostet Speicherplatz nur mehr einen Bruchteil und ... die Speichermedien sind sogar noch schneller voll. Ganz besonders im Firmen-Intranet. Ist Speicherplatz in der Firmen-Cloud überhaupt noch eine legitime „Geldfrage", oder gibt es andere Gründe, warum man sich überhaupt darüber Gedanken machen sollte?
In den Anfangszeiten der Firmen-Intranets gab es sehr restriktive Einstellungen, wer überhaupt Daten im Intranet ablegen durfte. Einige unserer Kunden hatten den einzelnen Benutzern zum Beispiel gar keine eigene „Home-Collections” zugeordnet, damit sie gar nicht auf die Idee kommen, im Intranet ihre eigenen Daten abzulegen. Das hat sich mittlerweile natürlich grundlegend geändert: Jeder ist es heutzutage gewohnt, seine Daten in der Cloud abzulegen – und das Intranet ist für Mitarbeiter nun mal die „beste” und sicherste Cloud für Firmendaten.
Unterstützt wurde dieser Trend nicht nur durch die Tatsache, dass der Speicherplatz billiger wurde sondern auch durch die neue mobile Arbeitsweise. Informationen sollen immer und überall – am PC, am Tablet, im Homeoffice, beim Kunden usw. – verfügbar sein. Somit braucht man einen Ort, über den alle Informationen verfügbar sind, eben das Intranet. Die Preise für Festplatten sind zwar seit einiger Zeit nicht mehr stark gesunken, aber die Preise für SSDs (die heute üblicherweise in Servern verwendet werden) sinken ständig. Der Preisunterschied zwischen den konventionellen „Hard Disks" und den rein Chip-basierten „Solid State Disks" (SSD) wird bis 2021 fast verschwunden sein.
Die Krux mit dem Runaway-Speicherbedarf
Ist der Intranet-Administrator somit fein raus? Muss er einfach nur mehr den Speicherplatz jährlich entsprechend vergrößern und schon passt alles? Nein – das stimmt so nicht mehr. Hat man früher alles aufgehoben (nach dem Motto wer weiß wann ich es wieder brauche, Speicher kostet ja, wie oben erwähnt, nichts bzw. wenig) kehrt sich heute der Trend beinahe wieder um. Für kurzfristiges Speichern (< 1 Jahr) gilt natürlich immer noch „besser zu viel als zu wenig speichern“, aber alles was älter als ein Jahr ist, sollte schnell gelöscht werden.
Die DSGVO (siehe unseren Blogpost zu diesem Thema) zwingt quasi dazu, genau darüber nachzudenken was man speichern will und was man möglichst schnell löscht. Denn was mit der Menge der Daten ansteigt ist nicht bloß der Speicherbedarf, sondern die Kosten für die Verwaltung!
Die schon erwähnte DSGVO oder andere Aufbewahrungsrichtlinien und die Notwendigkeit, die Daten laufend zu aktualisieren, erhöhen den Personalaufwand erheblich. Der einzelne Benutzer spürt es, wenn er Dokumente sucht: Die Ergebnislisten werden immer länger aber die Treffergenauigkeit sinkt. Vieles, was er findet ist veraltet.
Versucht der Administrator nun, die Daten zu aktualisieren steht er vor folgenden Problemen:
Bei einem großen Intranet mit mehreren zehntausend Dokumenten ist das schlicht so nicht machbar. Jetzt rächt es sich natürlich, wenn man bei der Erstellung dieser ganzen Dokumente nicht an „nachher” gedacht hat.
Kosten = Anzahl der Dokumente * Minuten pro Dokument * Kosten pro Stunde/60
(Wie oft im Jahr muss das gemacht werden?)
(Link 10 Tipps für Beginner, Tipp 3)
Maßnahmen gegen die Datenflut
Beginnen wir mit den Basics. Simple Maßnahmen, jedes mal:
Damit meine ich die vielen Dokumente die einer einzigen Person zugeordnet sind und die übrig bleiben wenn die Person die Abteilung oder die Firma verlässt. Alle Dokumente, die sich nicht im persönlichen Bereich eines Benutzers befinden, sollten immer (zumindest) mit Leserechten für eine Gruppe/Abteilung versehen sein.
Welche Möglichkeiten bietet Hyperwave um diese Problematik zu entschärfen?
Zusammen mit den bereits vorhandenen Agenten (gespeicherten Suchen) hat man so einen praktischen Werkzeugkasten um die Aktualisierung zu automatisieren und somit wird der Intranet-Administrator deutlich entlastet.
Nicht mehr gültige Dokumente, die aber noch aufbewahrt werden müssen, können einfach über das Attribut “Sichtbarkeit” für den normalen Anwender unsichtbar werden und die Suchresultatslisten entscheidend verkleinern.
Dokumente die zu Projekten gehören sollten grundsätzlich immer “im Projekt” gespeichert werden. Unser Team-Workspace bietet eine optimale Möglichkeit, auch innerhalb eines Projekts die Dokumente strukturiert abzulegen. Das ist insbesondere dann sehr hilfreich wenn “schnell” Dokumente abgelegt werden sollen und keiner Metadaten wie Gültigkeit, Dokumentdatum, Sichtbarkeiten usw. ausfüllen möchte. Da das Dokument aber einem Projekt zugeordnet ist, wird es immer mit dem Projekt verwaltet.
Nicht für alle Informationen gelten dieselben Aufbewahrungsrichtlinien. Mit IS/8 haben sie die Möglichkeit, Dokumenttypen mit den für Ihr Unternehmen wichtigen Attributen zu definieren. Bereits beim upload z.B. in bestimmte Bereiche (Collections) können Sie die Festlegung von Dokumenttypen erzwingen und somit die Eingabe von Dokumentgültigkeiten einfordern. Damit passiert es gar nicht, dass Dokumente ohne entsprechende Metadaten eingefügt werden können.
Oft bleiben alte Informationen schon deshalb lange erhalten weil immer wieder danach gesucht wird. Warum wird häufig nach alten Dokumenten gesucht? Einfach weil man sich den alten Produktnamen oder die Abteilungsbezeichnung gemerkt hat. Löschen Sie das veraltete Dokument, findet der Mitarbeiter die Information gar nicht. Keymatches, Schlüsselwörter und Referenzen helfen das zu verhindern. Sie können jedes Dokument mit beliebigen weiteren Schlüsselwörtern versehen und haben auch die Möglichkeit, Produktübersichten und andere beschreibende Informationen als Referenzen mit Dokumenten zu verbinden. Zusätzlich kann ein Thesaurus eine automatische Verbindung von alten Bezeichnungen mit neuen richtigen herstellen.
Wenn alles nicht hilft, hilft ein Blick in die Statistik zum Dokument um zumindest einschätzen zu können, wie oft es in den letzten 12 Monaten aufgerufen wurde.
Alle diese “Aufräumarbeiten” und “Best practices” helfen auch bei zukünftigen Migrationen auf neue Intranet Versionen, verkürzen die Dauer von Backups, reduzieren den Speicherplatz und verringern somit die Kosten.
Und verhindern eine chaotische Flut an Daten, die niemandem mehr nützen ...