22.05.2019 / in Information Management
Datenchaos Teil 1: Siegeszug der unstrukturierten Daten
Wie beherrsche ich das Datenchaos? Woher kommt es, und wohin geht es überhaupt?
Die ganze Krux mit Daten und Informationen basiert auf einer folgenreichen Asymmetrie: Wenn wir nach Daten suchen, hätten wir sie gerne perfekt strukturiert. Wenn wir hingegen Daten generieren, dann am liebsten Kraut und Rüben, verstreut über möglichst viele Baustellen.
Künstliche Intelligenz und automatisierte Daten sind da etwas verlässlicher bei der Strukturierung von Daten – aber spätestens seit der Erfindung von Smartphones und Tablets hat Homo Sapiens wieder klar die Führung im Datenchaos übernommen: Die mobilen Helfer unterstützen uns so perfekt in unserer chaotischen Datenproduktion, dass wir gar nicht mehr wissen, wohin wir alles „speichern“. Beziehungsweise ist das Speichern nicht einmal mehr ein bewusster Akt – wir gehen vielmehr davon aus, dass es ganz einfach geschieht!
Entropie in Aktion
WhatsApp, Facebook und sonstige Anwendungen, die seit 2010 (oder kurz davor) entstanden sind, haben eine Generation von Anwendern hervorgebracht, die über die Speicherung von Daten nicht mehr nachdenkt. Wie schön war die Zeit, als wir alle Informationen noch ausschließlich in E-Mails hatten. Es gab bei den Anwendern zwei Fraktionen, die “alles bleibt in der InBox” Fraktion und die Anderen, die ordnungsliebenden, die alle E-Mails in Ordner abgelegt haben und am Ende des Tages stolz “0” Mails in der InBox verkündet haben.
Ich war (und bin) in beiden Fraktionen vertreten :-) d.h. ich habe Ordner und Mails in der InBox. Abgesehen davon gehe ich natürlich auch „mit der Zeit“ – sprich ich habe WhatsApp Nachrichten, Skype-Chats und was weiß ich sonst noch alles … und dann gibt es natürlich noch Slack, Backpack (mit der externen Firma) und alle andere Tools, die gerade erst geboren werden.
Das große Suchspiel
Aber zurück zur Firma: Wenn ich ein Dokument suche, ist die aktuelle Version jetzt im DMS, am Laufwerk X, in einer E-Mail oder doch im WhatsApp Stream? Ja, … die Tragik an der ganzen Sache: Die Problemstellung ist für uns (sprich Hyperwave) ja eigentlich perfekt – und wir hatten es auch schon ganz gut gelöst. Früher haben wir versucht, den Vorteil eines Intranet-DMS damit zu erklären, dass nicht Dokumente auf Ihrem Notebook, dem Abteilungsserver und in der E-Mail liegen sollten sondern an einer Stelle.
Das haben wir fast erreicht – bis all die anderen Dienste entstanden …
Was jetzt?
Es ist ja praktisch wenn man sich im Chat schnell über ein Dokument unterhalten kann – „ahhhh …, welche Version meinst Du?“ – „Ich kopiere es schnell in den Chat oder in WhatsApp.“
3 Wochen später will mein Chef etwas über den Projektverlauf wissen und das Dokument sehen. OMG … wo fange ich an zu suchen? Mein Skype-Chat ist so voll mit all den Chats, die ich in den letzten 3 Wochen geführt habe - mit wem habe ich darüber gesprochen?
Kurz: “Information Management from hell”, oder so ähnlich.
Merke: Egal wie cool ein neues Tool ist, Projektdaten und wichtige Dokumente müssen an einem Platz bleiben! Wenn wir uns darüber unterhalten, dann soll die Diskussion idealerweise sogar mit dem Dokument verbunden sein – egal, wer wann mitdiskutiert hat.
Und nicht ich muss mich an Kollegen x erinnern (vielleicht weiß ich gar nicht, dass sich Kollege x mit Kollegen y dazu unterhalten hat und dann in deren Chat die aktuelle Version liegt).
BTW, ich habe mich mit dem Kollegen X im Chat auch noch über den letzten Urlaub unterhalten und über sein neues Auto — das macht die Suche nicht leichter. Geschickterweise habe ich das Dokument “neues Dokument.docx” genannt, den echten Namen wollte ich erst am Ende vergeben, weil ich nicht wusste ob es Finanzbericht.docx heißen soll oder aus politischen Gründen doch lieber Vorschaufinanz.docx.
Wie kann man das lösen?
Chat verbieten?
Das glaube ich geht nicht, aber chitchat einfach von echten Diskussionen trennen.
Einfache Variante, Anweisung: Im Chat nur über dienstliche Probleme sprechen (Ausrufungszeichen)! Das geht sicher nicht einmal als Scherz durch weil “gehen wir heute zusammen Mittagessen? Kannst Du mich am Abend mit zur Bahn nehmen?“ usw. wären dann schon im Graubereich.
Wir haben uns in IS/8 eine Lösung ausgedacht
Diese Probleme kommen nicht nur Ihnen bekannt vor, sondern auch uns. Und das ist gut für Sie! Denn aus diesem Grund haben wir die Dokument-Aktivitäten eingeführt: Sie funktioniert wie ein Chat (somit ist klar wie es funktioniert), bleibt beim Dokument und ist damit immer nachvollziehbar. Das Dokument bleibt an einem Ort und es gibt nur eine aktuelle Version.
Dokument-Aktivitäten sind eine Schlüsselfunktion der Social Media Release IS/8.
Einen normalen Chat bringt die IS/8 natürlich auch mit, und auch dessen Daten werden wie normale Dokumente gespeichert und sind somit mit Rechten versehen und durchsuchbar. Für den Anwender bedeutet das, dass er im Intranet alle Informationen findet – egal ob sie in Dokumenten, in Chats, Diskussionen, Aufgaben oder Terminen abgelegt sind. Und einen speziellen Client muss man dafür auch nicht installieren und später updaten – der Chat und die Dokument-Aktivitäten sind ja Teil der Hyperwave IS/8 Release und somit über den Browser verfügbar.