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Datenchaos Teil 2: Siegeszug der unstrukturierten Daten

06.06.2019 / in Information Management

Datenchaos Teil 2: Siegeszug der unstrukturierten Daten

Im ersten Teil zum Sieg der unstrukturierten Daten haben wir den Chat, die Diskussionen zu den Dokumenten und die Dokumente zusammengefasst und an einem Ort durchsuchbar gemacht.

Jetzt sehen wir uns die Dokumente genauer an.

Wie finde ich das richtige Dokument auch wenn alle “Projektergebnis”, “Meetingprotokoll” oder “Anforderungsdokument” heißen?

Der Schlüssel sind die Metadaten

Metadaten helfen auch wenn zwar der Name gut gewählt aber die Dokumente am ganzen Server kreativ verteilt gespeichert wurden.

Wie oft wurde Ihre Firma umstrukturiert, wie oft haben Sie trotz hervorragender Struktur die Information nicht gefunden?

Wo habe ich mein Dokument abgelegt?

Wie viel Zeit haben Sie aufgewendet um den richtigen Ablageort für ein Dokument zu finden?

Dabei ist die Chaotische Speicherung die Einfachste.

Wenn man mit einem Tablet arbeitet ist man es heute bereits gewohnt über den Speicherort nicht mehr nachzudenken.

Ich muss mir nur überlegen um was geht es im Dokument geht und für wen ist es gedacht. Das sind alles Dinge die ich sowieso wissen muss und daraus kann ich einfach die Metadaten erstellen um die Dokumente später leichter finden zu können.

 

Wie komme ich nun zu den richtigen Metadaten?

Brauche ich ein Vertragsdatum oder eine Rechnungsnummer oder eine Projekt-ID?

Der Anwender ist damit überfordert im Moment des Speicherns an die richtigen Metadaten zu denken. Er will sich jetzt darüber auch keine Gedanken machen, eigentlich will er ja nur das Dokument speichern.

Da hilft es nichts wenn wir beliebige Metadaten erfassen können, sie werden nicht benutzt.

Zwingt man den Anwender Metadaten einzugeben werden die Dokumente wieder am Notebook gespeichert weil es so einfach geht.

Bisher war in diesem Fall die Empfehlung am Speicherort die Metadaten festzulegen. Aber allzu oft wird nicht am finalen Ort gespeichert sondern im eigenen “Home” oder dort wo man am einfachsten speichern kann und schon hat das Dokument keine vernünftigen Metadaten.

Was kann man da machen?

Die meisten Anwender verwenden Metadaten nicht weil sie es nicht wollen sondern weil sie wie oben erwähnt im Moment des Speicherns nicht darüber nachdenken wollen.

Wie können wir helfen?

Die Anwender wissen immer um welchen Dokumenttyp es sich handelt. Ist es ein Vertrag oder ist es eine Rechnung, ist es ein Besprechungsprotokoll oder doch ein Anforderungsdokument.

Die Antwort auf die eine Frage “was ist das für ein Dokument” reicht aus um nach den richtigen Metadaten zu fragen!

Selbst wenn der Anwender jetzt keine Metadaten eingibt (Faulheit siegt) wissen wir wenigstens um welchen Dokumenttyp es sich handelt!

Und deshalb haben wir Dokumenttypen eingeführt, wir konnten das schon bisher und manche Superuser haben es verwendet aber jetzt haben wir es deutlich vereinfacht. Und selbstverständlich können Sie die Dokumenttypen und deren Attribute selber festlegen, so wie sie es brauchen und auch noch ein “hübsches” Icon vergeben um den Dokumenttyp im Listing hervorzuheben.

Fazit:

Die Hyperwave Release IS/8 erweitert unsere Attributverwaltung um einfach anzuwendende Dokumenttypen.

 

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