24.07.2019 / in Dokumentenmanagment
Hyperwave IS/8 Release 2019Mit der IS/8.1 bekommt die IS/8 ihr erstes Update nach etwas mehr als einem halben Jahr am Markt.
Der Activity-Stream wurde erweitert. Wir haben am Anfang absichtlich nicht alle Elemente in den Activity-Stream aufgenommen, da oft zu viele Informationen ein K.O. Kriterium für die Verwendung sind. Es soll ja überschaubar bleiben - bitte nur das Wichtigste!
Aus dem Feedback der ersten Anwender haben wir aber gemerkt, dass erstens der Activity Stream gut ankommt und zweitens mehr Informationen gewünscht sind.
Die Idee des Activity-Streams ist ja schnell zu sehen, “was gerade läuft”. Dabei gibt es kein zu viel an Informationen da, man nur den Personen/Projekte folgt, die einen wirklich interessieren.
Dieser Anforderung nach Erweiterung des Activity-Streams sind wir gefolgt — wir waren sogar froh, da wir intern diese zusätzlichen Einträge immer vorgesehen hatten und sie, wie oben erwähnt, nur für die erste Version ausgelassen haben.
Ab sofort erzeugen auch neu angelegte oder erledigte Aufgaben Einträge im Activity-Stream. Man bekommt also bei Projekten noch mehr mit, was andere Kollegen machen. Ähnliches gilt für Kalendereinträge sowie neue und veränderte Wiki-Seiten.
Ein heikler Punkt: Das Löschen von Activity Stream Benutzerkommentaren.
Soll ich etwas, was sofort verteilt wurde nachträglich löschen können? Was mache ich mit den Antworten auf einen Beitrag? Auch löschen? Kann ich Beiträge (nicht als Administrator) von anderen Benutzern löschen?
Als eine der ersten Wünsche wurde an uns die Möglichkeit für das Löschen von Kommentaren herangetragen. Mit einem unserer Kunden (Leoni, mit einem Intranet mit vielen Benutzern) haben wird dann eine Beispielimplementierung durchgeführt. Die Möglichkeit, eigene Beiträge zu löschen, hat sich als passend erwiesen und somit haben wir sie nun in das Produkt übernommen.
Man kann Beiträge löschen aber es bleibt ein sichtbarer Eintrag “Beitrag wurde gelöscht” vorhanden; damit gibt es auch für alle Antworten einen Bezugspunkt. Das ist auch sehr sinnvoll, da natürlich ein Benutzer nur seinen Beitrag löschen kann und nicht die Beiträge/Antworten von anderen Benutzern.
(Hinweis: Ein Hyperwave Administrator kann auch Beiträge von anderen Benutzern löschen)
Die IS/8.1 bringt noch ein weiteres häufig gewünschtes Feature! WCM Seiten als Template speichern.
Eigentlich dachten wir, im Firmenumfeld werden die WCM-Templates einfach vordefiniert, damit sie der CI usw. entsprechen, aber in der Praxis sieht es häufig doch anders aus.
Es gibt “Power-User”, die schöne Dokumente erstellen; normale Anwender würden gerne deren Dokumente als Vorlage verwenden.
Damit man nicht immer die erstellten Dokumente der “Power-User” suchen muss, um sie zu duplizieren, gibt es jetzt eine Funktion, die es erlaubt ein WCM-Dokument als Vorlage(Template) zu speichern. Die Anwender können dann dieses Vorlage einfach, wie alle bisherigen, beim Publizieren auswählen.
Das ist äußerst praktisch! Jemand erstellt ein Vertragsdokument mit der WCM und kann es als Vorlage speichern. Dabei wird nicht nur das Format, sondern auch der Inhalt in die Vorlage übernommen.
Man könnte so einen Vertrag mit mehreren Varianten als Vorlage entwerfen, der Anwender löscht einfach die nicht relevanten Abschnitte und fertig ist der neue Vertrag.
Im Prinzip funktioniert das wie bei unserem Team Workspaces die ja auch diese Funktion “als Template speichern” besitzen.
Auf eine Neuerung möchte ich noch speziell hinweisen, da wir hier das Verhalten des Rechtemanagement geändert haben.
Rechteänderungen sind immer eine heikle Angelegenheit, da es sich um eine Grundfunktion handelt auf die sich viele Anwender und Anwendungen verlassen. Entsprechend lange haben wir es diskutiert!
Bisher wurde an einem duplizierten Dokument keine Änderungen vorgenommen.
Jetzt adaptieren wir die Rechte abhängig von der Zielcollection.
Was bedeutet das?
Wenn Sie ein Dokument mit Schreibrechten für die Benutzergruppe “intern” haben, und sie duplizieren das Dokument in eine Collection mit Schreibrechten für “extern” bekommt das Dokument die Rechte der Zielcollection (hier “extern”).
Warum führen wir diese Änderung ein?
Weil es für den Administrator/Infomanager einfacher wird. Er vergibt auf der Collection-Ebene Rechte und die Dokumente erben diese Rechte und das nicht nur beim Einfügen sondern auch beim Duplizieren!
“Duplizieren” wurde somit “publizieren” gleichgesetzt. Beim Publizieren (Neuanlegen) wurden schon bisher die Rechte von der übergeordneten Collection geerbt. Dupliziern macht es jetzt ebenso.
Hinweis: beim Verschieben haben wir keine Änderungen vorgenommen. Verschiebt man ein Dokument, so ändert es sich nicht. Es behält auch seine Rechte gleich — für uns logisch, da es ja noch immer das selbe Dokument ist, nur an einem anderen Ort.
Die IS/8.1 ist ab sofort für unsere Kunden auf unserem Download-Server verfügbar.