24.01.2020 / in Intranet
Heute sehen wir wieder unserem idealen Kunden zu, wie er seinen Arbeitsalltag meistert und in Projekten arbeitet.
Hr. Meier, unser idealer Kunde, kommt um 8 Uhr in der Früh in sein Büro und möchte sich schnell einen Überblick über seine laufenden Projekte verschaffen!
Nicht immer gibt es eine Abteilungs-, Firmen- oder Linienbesprechung, in der Projektzuständigkeiten persönlich besprochen werden bzw. man über andere laufende und zukünftige Projekte informiert wird (insbesondere wenn es mehrere Firmenstandorte gibt).
Zumeist bekommt man nur eine E-Mail in der Art:
Ihre kurze Antwort (E-Mail).
“Ja, danke mache ich sofort!
PS: wo finde ich die Informationen was bisher gemacht wurde, wo sind z.B. die Anforderungen, gab es schon ähnliche Projekte?”
Nach x Telefonaten, E-Mails und einigen Skype-Sessions ist Hr. Meier dann klüger -> Aufwand min. 1h
Dabei hat Hr. Meier bisher noch gar nicht an einem der Projekte gearbeitet.
Ganz einfach, sobald jemand auf die Idee kommt, das könnte ein Projekt werden, oder das ist etwas, was ich nicht alleine erledigen kann, wird ein Hyperwave Teamworkspace angelegt.
Das geht im besten Fall in 2-3 Klicks.
Danach muss ich mir keine Gedanken mehr machen “wo lege ich zugehörige Informationen, Aufgaben, Termine und E-Mails ab”. Welcher Server ist für was zuständig? Wie ist das mit den Zugriffsrechten, wer kann wo lesen oder schreiben?
Um das alles braucht man sich nicht mehr wirklich kümmern, man definiert nur die Teilnehmer und den Rest macht Hyperwave.
Verschieben, umbenennen usw., alles kann man jederzeit nach Belieben durchführen.
Nun verschiebt man alle Informationen, die man bisher gesammelt hat, in den Teamworkspace.
Sehr hilfreich ist es auch, dem Teamworkspace eine kurze Beschreibung zu geben und die Zuständigkeit zu definieren und schon ist auch anderen klar um was es geht.
Die E-Mail “Lieber Kollege…” enthält den Link auf den Teamworkspace und für Hr. Meier ist es viel einfacher mit dem Projekt zu starten oder es später einmal an einen Nachfolger oder an die Urlaubsvertretung zu übergeben.
Hr. Meier spart sich dann gleich die eingangs erwähnte Suche und diverse Rückfragen (E-Mails) nach den vorhandenen Unterlagen.
Alle bekannten/vorgegebenen Termine werden auch noch in den Teamworkspace, zusammen mit den Aufgaben, eingetragen.
Wenn es häufig ähnliche Projekte gibt, kann man Aufgabenlisten vordefinieren, sowie Hilfsdokumente und Vorlagen in das Projekt-Template einfügen. Alles steht dann schon am Start zur Verfügung.
Selbst wenn es bisher die Regel gab, alle Projektdokumente auf dem Laufwerk Z: zu speichern, fehlen ja sämtliche Aufgaben und Termine. Die werden wieder anderswo verwaltet.
Und wie sieht es mit der Suche aus?
Kann ich nach allen Dokumenten, Terminen und Aufgaben, die ich lesen darf, suchen?
Oje, Hr. Meier hat sich den Fuß gebrochen oder die Grippewelle hat ihn erwischt und jetzt fällt er für 2 Wochen aus…
E-Mail: “Hr. Müller, bitte übernehmen Sie das Projekt bzw. die Projekte von Hr. Meier…”
Jetzt muss Hr. Müller alle Schritte, die Hr. Meier gemacht hat, wiederholen —> super effizient, ganz besonders unangenehm, wenn man etwas übernehmen muss und sowieso schon mit seinen eigenen Aufgaben ausgelastet wäre.
Zum Glück ist diese wiederholte Recherche nicht notwendig! Hr. Meier hat den Hyperwave Teamworkspace verwendet und so findet Hr. Müller alle Informationen, inklusive des aktuellen Projektstatus mit der Aufgabenliste, über eine einfache Suche.
Aufwand: 10 Sekunden, gegenüber einer 30-Minuten-Recherche, die sonst pro Projekt notwendig wäre und die vielleicht nicht einmal alle Informationen liefert.
Annahme: Sie haben 100 Projekte im Jahr und eine Stunde Arbeitszeit kostet € 100.-
Somit haben wir bei der Projektübernahme durch Hr. Müller € 50.- gespart (pro Projekt).
Nicht viel, aber bei 100 Projekten im Jahr wären es schon 50 x 100 == € 5000.-
Wie viele Mitarbeiter beschäftigen sich in Ihrem Unternehmen mit Projekten?
Bitte vervollständigen Sie die Kostenrechnung…
Und das haben Sie gespart bevor(!) Sie überhaupt mit der Projektarbeit begonnen haben.
Was wir während der Projektarbeit für Hr. Meier tun können, ist eine Geschichte für den nächsten Blogbeitrag…