11.03.2020 / in Intranet
In meinem letzten Blogbeitrag hatte ich im Screenshot “Dokumente” einen Agenten “chronologisch” abgebildet.
Dazu gab es einige Fragen:
Punkte 1 und 2 sind schnell erklärt!
Es ist einfach Dokumente in Collections/Ordnern/Bibliotheken zu organisieren, aber oft hätte ich gerne eine zeitliche Auflistung aller Dokumente in einem Bereich.
Wenn man sich an etwas erinnert, ein Dokument sucht, denkt man zumeist “zeitlich”. War es gestern, letzte Woche oder letztes Jahr — diese Einordnung fällt uns leicht.
Der Agent liefert also die Antworten auf folgende zwei einfache Fragen:
Viele Informationen bekommt man natürlich auch über den Activity-Stream, aber manchmal ist man doch schneller, insbesondere wenn man ein unspezifisches Dokument sucht, wenn man die Liste mit den neuesten Dokumenten der letzten 30 Tage bekommt.
Diese Funktion ist in Hyperwave mit Agenten sehr einfach umsetzbar.
Man startet eine Suche durch einen Klick auf das Lupen-Symbol rechts oben und erhält den Dialog mit den erweiterten Sucheinstellungen.
Jetzt wählt man beim Attribut “erstellt oder geändert” den gewünschten Zeitraum, z.B. 30 Tage, und ist praktisch fertig.
Drei Hinweise, damit es optimal funktioniert:
Hat man diese Einstellungen vorgenommen, einfach auf den “Suche”-Button klicken und schon erhält man das gewünschte Ergebnis.
Und da wir diese Einstellungen nicht immer vornehmen wollen, erzeugen wir einen Agenten.
Ein Agent ist nichts anderes als eine gespeicherte Suchanfrage, die auf “Klick” oder zu bestimmten Zeiten ausgeführt wird.
Der Agent wird einfach erzeugt, indem man im Suchresultat auf den Button “Agent erzeugen” klickt.
Jetzt gibt man dem Agenten noch einen Namen, z.B. “chronologisch”, und fügt eventuell noch eine ausführlichere Beschreibung, z.B. “die geänderten Dokumente der letzten 30 Tage”, ein und klickt auf <ok>.
Der Agent liefert ab sofort immer eine virtuelle Collection mit den geänderten Dokumenten der letzten 30 Tage.
Gespeichert wird der Agent im Dokumentenbereich Ihres Teamworkspaces bzw. in der aktuellen Collection. Die aktuelle Collection, ist die Collection auf der wir die Suche (erweiterte Suche) aufgerufen haben.
Obwohl der gesamte Vorgang des Erstellens des Agenten nicht kompliziert ist, ist es sehr nützlich, dass auch andere Benutzer, sofern sie Leserechte auf den Agenten bekommen, ihn ausführen können.
Hinweis: Selbstverständlich ist garantiert, dass jeder Benutzer nur die Dokumente zu sehen bekommt, auf die er auch Leserechte (Schreibrechte) hat. Der Agent wird immer im Kontext des Benutzers, der ihn aufruft, ausgeführt!
Bei umfangreichen Projekten mit vielen Dokumenten ist dieser Agent sehr hilfreich und deshalb habe ich ihn in meinem Projekttemplate, aufgenommen d.h. er wird automatisch beim Anlegen eines neuen Projekts erzeugt!
Profi-Tipp
Der Agent kann auch einmal am Tag (oder wöchentlich) eine E-Mail mit der Liste aller geänderten Dokumente verschicken.
Damit das funktioniert, müssen Sie nur am Agenten die Benachrichtigungsfunktion aktivieren.
Das geht entweder gleich beim Anlegen oder nachträglich, wenn Sie den Agenten bearbeiten (Edit-Mode).
Profi-Tipp Erweiterung
Wenn der Agent zeit-gesteuert läuft, z.B. wie oben erwähnt einmal am Tag, dann können andere Anwender diesen Agenten abonnieren (ähnlich wie einen Newsletter).
Zu finden sind die möglichen Abos in der “Meine Abonnements” Einstellung.
Ich hoffe, dieser Beitrag hilft Ihnen weiter.
Über Feedback via E-Mail freue ich mich immer!