21.02.2021 / in Intranet
Die digitale Müllhalde, keine Zielvorstellung, aber ein Zustand den wir häufig vorfinden.
Oft ist das Intranet nicht einmal “allwissend”, sondern am Ende nur ein Dokumentengrab!
Dabei hat alles so schön begonnen.
Man hat sich gefreut, ein neues Intranet wurde eingerichtet. Der Designer hat eine schöne Startseite erstellt und alle wurden per E-Mail auf das neue Intranet aufmerksam gemacht, Stichwort “Bitte verwenden”.
Zusätzlich noch die Vorgabe vom Qualitätsmanagement: Jedes Dokument wird ab sofort ins Intranet gestellt.
Eine einfache Suchfunktion ist auch “on board” ein scheinbar perfektes Intranet.
Unsere Erfahrung zeigt aber bei so einem Ansatz werden Sie spätestens in einem Jahr feststellen, dass die Nutzungszahlen stark sinken!
Warum ist das so?
Weil niemand findet, wonach er sucht!
Es stimmt, viele Dokumente sind im Intranet, aber viele davon veraltet, unvollständig und verwaist. Keiner fühlt sich zuständig. Wer hat das Dokument überhaupt erstellt?
Es gibt keine Volltextsuche und die Suchergebnisse sind sehr bescheiden.
Manche wichtige und aktuelle Dokumente sind an Orten versteckt, die selbst derjenige, der das Dokument eingestellt hat, vergessen hat.
Es vergehen noch ein paar Monate und dann ist der Leidensdruck zu groß und der Ruf nach einem neuen Intranet V2.0 wird lauter.
Label 1 Intranet Neu
(Falls Sie beim Lesen wieder an diese Stelle zurückkommen, rufen Sie uns bitte an [Kontaktieren Sie uns!)
Das neue Design wird erstellt, das alte ist schon in die Jahre gekommen und es soll ja “schick” aussehen. Das neue Intranet soll auch gleich als neues Intranet erkannt werden.
Zwei klassische Abkürzungen, die fast bei jedem “Intranet-Neu” Projekt gemacht werden:
Die meisten Dokumente werden nicht migriert, weil keiner weiß, welche noch sinnvoll sind und übernommen werden sollen.
Man lässt “sicherheitshalber” das alte Intranet weiterlaufen, falls jemand etwas sucht.
Die Startseite ist “ruckzuck” erstellt, das Design ist ansprechend und die ersten “Marketingtexte” sind erstellt. Das Intranet ist herzeigbar → Mission accomplished!
Aber Achtung, jetzt kommen die Anwender!
Nach 2 Tagen fragen die Leute nach dem Menüplan der Kantine, die einzige Funktion, die jeder auch im alten Intranet täglich genutzt hat.
Bei der Erstellung des neuen Intranets war der Menüplan kein Thema, die Leute sollen das Intranet zur Arbeit nutzen!
Aber alles kein Problem, der Web-Designer ist noch im Haus und in 2 Tagen wird der alte Menüplan für das neue Intranet adaptiert.
Noch 2 Tage später wird auch der Koch in der Kantine über das neue Intranet informiert und bekommt erklärt, wie er den Menüplan für das neue(!) Intranet erstellen kann.
Doch das ist nicht das einzige Problem!
Innerhalb der nächsten Tage bekommt der Intranet-Administrator oder Information Manager unzählige Anfragen nach Dokumenten, von denen er nie etwas gehört hat und die angeblich im alten Intranet vorhanden waren.
Der Admin begibt sich auf die Suche und findet einige der Dokumente und kopiert sie ins neue Intranet.
Einige der Dokumentautoren greifen auf ihre Dokumente über Bookmarks zu und die zeigen natürlich noch auf das alte Intranet. Das ist die große Schwachstelle der Idee, das alte Intranet aus “Sicherheitsgründen” weiterlaufen zu lassen.
Jedes Update, das diese Autoren von Ihren Dokumenten erstellen, landet somit am alten System.
Keine 2 Wochen und zahlreiche weitere Anfragen nach Dokumenten vom alten Intranet später, gibt der Admin die selektive Übernahme von Dokumenten auf und kopiert sämtliche Dokumente der letzten 2 Jahre in das neue Intranet, sinnvollerweise in einen Archiv-Ordner.
Im Archiv Ordner kann man nicht suchen, weil sonst würden in den Suchresultaten viel zu viele alte Dokumente aufgelistet werden.
Aber wie finde ich die Dokumente im Archiv-Ordner?
Ein Glück wer noch einen Bookmark zum Angebotsnummern-Dokument oder zu den AGBs im alten Intranet hat, der Link funktioniert noch immer.
Manche Dokumentautoren können sich nicht erklären, warum viele Kollegen noch immer die alten Vorlagen verwenden, obwohl es doch schon zwei neue Varianten gibt. Sie prüfen, ob das Dokument im neuen Intranet falsch ist, nein ist es nicht. Trotzdem, es werden noch immer häufig die alten Vorlagen verwendet.
Parallel dazu werden natürlich neue Dokumente erstellt und in das neue Intranet hochgeladen.
Es vergeht kaum ein Jahr und niemand findet etwas, der Ruf nach einem neuen Intranet V3.0 wird immer lauter.
Anmerkung: Für das Projektteam “Intranet-Neu”: Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt, zumindest das Intranet V1.0 abzuschalten.
Den Ablauf kennen wir schon —> ein neues Intranet muss her!
GOTO Label 1 (siehe oben)
Ein absolut tödlicher Kreislauf!
Neues Intranet —> alles unsortiert ins Intranet stellen —> keiner findet etwas —> neues Intranet
Wenn man dieses Szenario zwei- bis dreimal durchgespielt hat, sucht man freiwillig nicht mehr im Intranet. Da hat jeder Mitarbeiter die für sich relevanten Dokumente auf sein Notebook kopiert und der Austausch von Dokumenten geschieht per E-Mail.
Noch komplizierter wird es, wenn das Produkt, das als Basis für das Intranet dient, ein update bekommen hat, das inkompatibel mit der Vorgängerversion ist.
SharePoint ist hier ein ganz spezieller Kandidat (Versionen 2010, 2013, 2016, 2019) und ab 2021 muss alles in die Cloud!). Wir kennen Anwender, die statt eines Upgrades mehrfach ein neues Intranet auf der aktuellen Version von SharePoint aufgebaut haben, weil es leichter war als die Migration.
GOTO Label 1
Wie kann man das mit einfachen Mitteln verhindern?
Label 2 Best Practice
1. Veraltete Dokumente vermeiden
2. Klassifizieren bzw. Schlüsselwörter vergeben
3. Dokumentenbeschreibung —> Wozu braucht man das Dokument?
4. Kontext —> wohin gehört das Dokument?
5. Einfaches Publizieren ermöglichen, das Intranet lebt vom Fachwissen und nicht von den Marketingtexten
6. Eine Plattform mit Upgrade-Fähigkeit
7. Intranet für Eilige, auch denen muss geholfen werden
1. Veraltete Dokumente vermeiden
Jedes Dokument mit einem Dokumentdatum und einem Dokumentautor versehen. Dieses Datum ist unabhängig von “technischen” Datumsangaben wie Erstell- oder Modifikationsdatum. Ein Dokumentdatum ist meist wichtiger als das Datum, wann das Dokument kopiert oder eingespielt wurde.
Das Dokumentdatum ist häufig der einzige Indikator, ob ein Dokument noch benötigt wird oder nicht. Das Dokumentdatum zusammen mit einer Zugriffsstatistik der letzten 3-6 Monate ergibt wirklich ein gutes Kriterium, anhand dessen man erkennen kann, ob das Dokument noch verwendet wird.
Viele unsere Kunden im Banking- und Finanzdienstleistungsbereich sind bei den Metadaten sehr vorbildlich. Zusätzlich zum Dokumentdatum wird standardmäßig auch noch ein Wiedervorlage- und Löschdatum vergeben.
Automatische Wiedervorlagen unterstützen die Aktualisierung der Dokumente. Der Autor wird benachrichtigt und kann eine Entscheidung treffen.
Hyperwave ermöglicht einfache Benachrichtigungen oder komplexe Workflows für die Wiedervorlage.
2. Klassifizieren
Im Bereich von Social Media nennt man es #Hashtags, im Dokumentmanagement wird es Schlüsselwort genannt.
Die Schlüsselworte helfen bei der Zuordnung des Dokuments und machen die Suche um ein Vielfaches effektiver.
Wenn alle Dokumente im Kundenordner automatisch den Kundennamen als Attribut zugewiesen bekommen, kann das Dokument kopiert, verschoben und modifiziert werden, ohne die Zuordnung zum Kunden zu verlieren. Die Zuordnung bleibt bestehen und man weiß auch nach der 5. Umorganisation der Firma und des Intranets, wo es hingehört.
3. Dokumentbeschreibungen
Beschreibungen sind ein wesentlicher Teil eines Wissensmanagementsystems. Wenn Sie zu jedem beliebigen Dokument eine Beschreibung erstellen können, dann helfen Sie jedem Leser, dem Administrator und sich selbst.
Wie viele Angebotsdokumente und Projektdokumente haben Sie?
Können Sie wirklich immer aus dem Dokumentnamen auf den Inhalt schließen?
Wie oft müssen Sie ein Dokument aufmachen, bis Sie endlich das richtige Dokument gefunden haben?
Eine Zeile wie “Dokument zu Projekt Intranet 2.0” ist deutlich hilfreicher als ein Dokumentnamen “Intranet.docx”.
4. Kontext
Als Ergänzung zu den Schlüsselwörtern hilft der Kontext ein Dokument zuzuordnen.
Wenn ein Dokument zu einem Projekt gehört, soll es nicht in einer Dokumenten Library, einem Dokumenten-Ordner, einem Archiv oder Ähnlichem abgelegt werden, sondern im zugehörigen Projekt!
Eine vernünftige Volltextsuche findet das Dokument an jedem Ort.
Somit ist klar zu welchem Projekt das Dokument “Angebot 1742b_01.docx” gehört.
Hyperwave bietet auch die Möglichkeit, eine Art elektronische Kundenmappe zu erstellen, in der alle projektrelevanten Dokumente, Aufgaben und Termine zusammengefasst werden. So ist sofort aus dem Kontext erkennbar, zu welchem Kunden ein Dokument gehört.
5. Einfaches Publizieren
Ein paar einfache Vorlagen und schon kann jeder schnell Informationen einstellen.
Reine Textdokumente sind schnell erstellt, aber sie sehen nicht sehr ansprechend aus. Ein HTML-Dokument wiederum kann schön gestaltet werden, aber wer hat die Zeit und die HTML-Kenntnisse um es zu erstellen. Es ist auch nicht sinnvoll, wenn jedes Dokument anders aussieht und von mehr oder weniger kreativen Mitarbeitern erstellt wird.
Ein gute gemachte Vorlage und der Mitarbeiter braucht “nur noch” den Text einfügen, das Dokument sieht gut aus und entspricht der Firmen CI.
Ein Zusatzvorteil von Vorlagen, wichtige Elemente wie z. B. die Projektnummer,oder die Besprechungsteilnehmer können vordefiniert sein und werden somit bei der Erstellung nicht vergessen.
6. Plattform
Garantiert ihr Hersteller die Upgradefähigkeit?
Wir haben in den letzten 20 Jahren keinen Kunden verloren, weil er nicht upgraden konnte!
7. Für Eilige
Die Erfassung von Dokumentdatum, Wiedervorlagedatum und Schlüsselwort kostet Zeit, manchmal will ich nur schnell ein Dokument einspielen und fertig.
Ein einfacher Weg um Dokumente schnell einzustellen muss gegeben sein, sonst bleiben die Dokumente auf dem Notebook.
Wie kommt man in solchen Fällen zu einfachen Metadaten?
Ganz einfach, das System weiß, wer das Dokument einspielt und wann es eingespielt wurde.
Manche Metadaten lassen sich auch über eine Vererbung vergeben. Alle Dokumente im Marketingordner und in den zugehörigen Unterordnern bekommen das Schlüsselwort “Marketing”.
Als Ergänzung empfehlen wir folgende zweite Variante:
Eine Eingangsbox (Hyperwave Dropbox) zur Dokumentenablage einrichten.
In diese Box kann jedes Dokument einspielt werden, das geht sehr schnell.
Im Hintergrund wird ein Klassifizierungs-Workflow gestartet. Der Autor (oder ein Infomanager) kann später die Metadaten ergänzen und den Ablageort bestimmen.
Reagiert der Autor nicht, kann ihn der Workflow daran erinnern.
Wenn Sie zu dem Personenkreis gehören, der die Entscheidung für ein neues Intranet trifft, überlegen Sie, wie Sie Ihr Team unterstützen können Standardfehler zu vermeiden -> GOTO Best Practice
Peter Luttenberger