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Erweiterung der einfachen Vertragsverwaltung

21.03.2021 / in Information Management

Willkommen bei Teil 2 der einfachen Vertragsverwaltung

Letzte Woche haben wir begonnen, eine einfache Vertragsverwaltung mit Dokumenttypen zu erstellen.
(Eine einfache Vertragsverwaltung)

Heute wollen wir eine automatische Benachrichtigung für abgelaufene (oder fällige) Verträge einrichten.

Wir haben unseren einfachen Vertragsdokumenttyp mit zwei Attribute, dem Vertragsdatum (contract_date) und dem Ablaufdatum (contract_expiration) erstellt.

Für unsere Benachrichtigung werden wir daher das contract_expiration Datum abfragen. Damit kennzeichnen wir den Tag, an dem die Verträge ungültig werden und wir uns überlegen müssen, wie wir weiter vorgehen. Entweder eine Vertragsverlängerung vereinbaren, das Abo kündigen / verlängern oder einen anderen Service wählen.

Die einfachste Möglichkeit, dies zu erreichen, ist, einfach alle Verträge mit diesem Ablaufdatum zu suchen.

Als Hyperwave Administrator haben Sie die Möglichkeit zu spezifizieren, welche Attribute in der Standardsuche für alle sichtbar sind.

Der normale Suchdialog für die erweiterte Suche sieht standardmäßig folgendermaßen aus:

Standard Suchdialog

Jetzt sollen in diesem Suchdialog auch unsere beiden Vertragsattribute angezeigt werden und für die Datumsangabe soll ein Auswahldialog angeboten werden.

Eine der Stärken von Hyperwave ist die Verwendung von Attributen. Der Server ist darauf vorbereitet, beliebige Attribute anzuzeigen. Die Einrichtung der Indizierung und die Typisierung sind bereits bei der Erstellung des Dokumenttyps automatisch erfolgt.

Welche Attribute zusätzlich zu den Standardattributen im Suchdialog angezeigt werden, steuert man über eine Konfigurationsdatei.
In unserem Fall reicht es aus, in diese Konfigurationsdatei “defaults.user.js” folgende Zeile hinzufügen:
// Das Vertragsdatum und das Ablaufdatum im Suchdialog anzeigen
HW_Settings.SEARCH_CUSTOM_FILTERS = ["contract_date", "contract_expiration"];

Alles Weitere erledigt der Server für Sie.

Damit diese neue Einstellung übernommen wird, müssen Sie den Hyperwave Prozess “waveslave” neu starten.
Das können Sie im laufenden Betrieb machen.

Danach sind die Attribute im Dialog sichtbar:

Erweiterte Suche

Der Server hat automatisch erkannt, dass es sich dabei um Datumsattribute handelt und zeigt bei der Eingabe die Datumsauswahloptionen und eine Bereichsauswahl an.

Jetzt brauchen wir nur noch die heute abgelaufenen Verträge auflisten.
Dazu wählen wir bei contract_expiration “heute” aus.

 

Wenn wir jetzt die Suche starten, werden alle abgelaufenen Verträge bis zum heutigen Datum angezeigt.

Suchresultat

 

Soweit so gut! Wir wollen, aber nicht jeden Tag manuell eine Suche nach den abgelaufenen Verträgen starten, sondern sie auf der Startseite der Finanz-Abteilung anzeigen lassen und zusätzlich soll das Vertragsteam täglich eine Update-Mail bekommen.

Auch diese Anforderung ist sehr einfach umsetzbar, weil sie standardmäßig vorgesehen ist.
In der Übersicht der Suchresultate findet man die Funktion “Agenten erzeugen”


Einfach auf den Button klicken und einen Titel und einen Speicherort für den Such-Agenten eingeben.

Agent speichern


Jetzt noch bei den Benachrichtigungen konfigurieren, wer eine E-Mail erhalten soll und wie oft sie verschickt werden soll und schon ist der Agent fertig eingerichtet.

Zeitsteuerung

Ich möchte nur montags und freitags informiert werden, wir haben nicht so viele Verträge, da reicht dieses Intervall vollkommen aus.

Das war schon alles, nachdem Sie auf OK geklickt haben wird der Agent erzeugt und ab morgen bzw. ab dem eingestellten Datum bekommen Sie eine Mail mit allen abgelaufenen Verträgen!

Die Agenten werden als spezielle Collections in Hyperwave gespeichert d. h. man kann sie jederzeit aufrufen, als Lesezeichen verwenden oder in WCM-Seiten anzeigen.

Die Agenten in der Collection

Ich hoffe, dieses einfache Beispiel zeigt Ihnen, welche Möglichkeiten Sie mit Attributen und Dokumenttypen in Hyperwave haben.

Es gibt unzählige Möglichkeiten für Erweiterungen. Ich verwende beispielsweise Dokumenttypen für Angebote und Bestellungen mit Gültigkeits- bzw. Auftragsdatum.
Zusätzlich sind bei mir noch die Dokumentbeschreibung, Angebotsnummern etc. im Dokumenttyp enthalten, somit erhalte ich auf einen Blick alle relevanten Informationen und muss das Dokument gar nicht erst öffnen bzw. öffne nur das gesuchte Dokument.

Erweiterungsmöglichkeiten für dieses Beispiel gibt es unzählige. Ein Wiedervorlagedatum für Verträge, Warnungen XX-Tage vor dem Vertragsablauf usw. Wenn man einmal gesehen hat, wie man Attribute definiert und in der Suche bzw. in Agenten verwendet, kann man sehr schnell viele kleine Anwendungen in Hyperwave abbilden und wird nie wieder von einem plötzlichen Vertragsende überrascht.

 

Peter Luttenberger

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