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10 Tipps für Beginner!

27.07.2018 / in Allgemein

Haben Sie einen Tipp, worauf ich achten sollte, wenn ich mit Hyperwave zu arbeiten beginne?
Eine Frage, die ich so oder ähnlich öfters von neuen Administratoren gestellt bekomme.

Ich habe hier einmal 10 Antworten zusammengestellt.

1. System-Benutzer

Sie sollten grundsätzlich nicht als Mitglied der Systemgruppe arbeiten. Fehler passieren und die Fehler von einem Systemuser können fatal sein.
Hyperwave ist so ausgelegt, dass sie alles was sie bei der normalen Anwendung benötigen als normaler Benutzer machen können.
Daher mein Tipp1: mit ihrem persönlichen Benutzer (der nicht in der Systemgruppe) ist arbeiten.

2. Gruppen einrichten

Dafür gibt es zumindest zwei gute Gründe.

Erstens, als Ergänzung zu Tipp1 statt einen Systemuser(Gruppe) zu verwenden eine Gruppe für die Workflow-Administration, eine Gruppe für die Freigabe von Dokumenten, etc. einrichten. So lassen sich später Aufgaben leichter delegieren.

Zweitens, vermeiden Sie Spam… Wir bekommen schon genug davon.
Was für einen Anwender interessant ist, ist für viele andere oft uninteressant. Daher empfehlen wir Gruppen einzuführen: Entwicklung, Marketing, Vertrieb, Abteilung X.

Wählen Sie bei Veröffentlichungen die Gruppen die aktiv(!) benachrichtigt werden sollen mit Bedacht.
Ein einfacher Workflow zum Veröffentlichen hilft geordnet Informationen zu verteilen.

3. Gültigkeiten

Versehen Sie jede Information mit einem Gültigkeitsdatum oder zumindest mit einem Dokumentdatum. Nur so können sie später veraltete Informationen heraus-filtern.

Verlassen Sie sich nicht auf die System-Attribute wie Modifikations- oder Erstelldatum. Die sind zwar garantiert richtig aber haben oft nichts mit der Gültigkeit einer Information zu tun.

Niemand denkt, wenn er mit dem Intranet startet, an das Aufräumen. Am Anfang ist man froh, wenn überhaupt (sinnvolle) Informationen erstellt werden.

In 3 Jahren werden Sie aber dankbar sein, wenn ein Gültigkeitsdatum (Lebensdauer) bei allen Informationen standardmäßig angegeben werden muss.

Später aus dem Konglomerat der Informationen die veralteten und ungültigen herauszufinden, ist sehr schwer. Fast unmöglich ist es, die Dokumente zu finden, die ein Update benötigen.

4. Erstellen Sie eine Startseite

Wenn Sie mit dem Intranet neu starten, erstellen Sie bitte eine Startseite. Selbst wenn Sie Hyperwave am Anfang nur als besseres Filesystem verwenden, ist dieser minimale Mehraufwand sinnvoll.

Damit wissen alle “wo” es losgeht. Und sie haben einen “Ort” definiert, der zum Start der Informationsverteilung (Stichwort Neuigkeiten) genutzt werden kann.

Zu den minimalsten Informationen gehört ein Hinweis, an wen man sich bei Fragen wenden kann, sowie eine Empfehlung, wie die Daten abgelegt werden sollen, eventuell auch noch ein Link zu den Handbüchern oder zu diesem Blog-Eintrag.

Sie wollen, dass ihre Anwender das Intranet aktiv verwenden. Dazu müssen Sie von Anfang an Informationen bereitstellen, die relevant und täglich neu sind.

5. Suche

Sie können immer suchen. Rechts oben finden sie das Suchsymbol.

Diesen Hinweis sollten sie auch auf die Startseite (siehe Tipp 4) platzieren. Viele Anwender, die von einem Abteilungsserver(Fileserver) auf Hyperwave umsteigen, denken nicht an die einfache Suchmöglichkeit.
Nur wenn sie kein Ergebnis finden, erweitern sie den Suchbereich auf den ganzen Server.
Anmerkung: Sie können für sich persönlich einstellen, ob immer am ganzen Server gesucht werden soll oder nur ab dem aktuellen Bereich.

Suche nach Personen — eigentlich schon fast ein eigener Tipp.

Sie können immer nach Benutzern (Telefonnummer, E-Mail) suchen. Einfach den Namen ins Suchfeld eintippen. Die wichtigsten Daten kommen schon bevor sie die Suche starten.
Das erspart ihnen die mühselige Verwaltung von Telefonlisten.

6. Windows

Vermutlich sitzen sie vor einem Windows-Arbeitsplatz. Da gibt es von uns eine super Erweiterung, um direkt aus dem Windows-FileExplorer oder aus einer beliebigen Anwendung (WinWord, PowerPoint etc..) auf ihre Dokumente im Hyperwave Server zugreifen zu können.

Wir bieten mit dem Hyperwave-Explorer eine direkte Integration in den Microsoft FileExplorer. So können sie mit dem Hyperwave-Server wie mit ihrem lokalen Filesystem arbeiten (inkl. Drag&Drop und Speichern unter).

Der Hyperwave Explorer bietet ihnen auch die Möglichkeit Dokumente mitzunehmen, falls sie einmal keine Verbindung zu ihrem Server haben.

7. Lesezeichen

Für alle wichtigen oder häufig benötigten Informationen sollten sie sich ein Lesezeichen anlegen. Als Admin sollten sie zumindest die Startseite als globales Lesezeichen definieren.
So finden sie die für sie wichtigsten Dokumente und Ordner sehr rasch.

Hinweis: der Blog-Beitrag: Der kürzeste Weg in die jüngste Vergangenheit ist möglicherweise auch hilfreich.

8. Zusammenarbeiten

Wo war doch gleich mein Projekt?
Im Zahnrad-Menü (rechts oben) finden Sie die Funktion „Meine Workspaces„. Damit können Sie ganz schnell ihre Team Workspaces finden.
Weitere Shortcuts sind in den folgenden Blog-Posts beschrieben:

9. Mein „Home“

Jeder Benutzer sollte einen eigenen Bereich haben.

Üblicherweise ist er über das „Haus„-Symbol in der obersten Zeile erreichbar.
Dort können sie ihre Dokumente ablegen.
Auf den Home-Bereich sollten nur sie Zugriff haben. Der ideale Ort, um etwas auszuprobieren oder neue Dokumente zu erstellen.

Als Hyperwave-Administrator sollten sie für jeden Anwender einen Home Bereich anlegen.

10.Dokumentation

Hyperwave hat tausende Seiten Dokumentation.
Einmal das Benutzerhandbuch is7benutzer.pdf durchzublättern vermittelt ein Gefühl, was möglich ist und wo sie nachschauen können.

Ich hoffe diese 10 Tipps helfen ihnen beim Start mit Hyperwave.
Falls sie mehr wissen wollen, bieten wir auch Schulungen an: Hyperwave Dienstleistungen

Zum Abschluss eine Frage an die erfahrenen Benutzer. Habe ich Tipps vergessen? Worauf weisen sie ihre Benutzer speziell hin?

Danke für’s Lesen und ich hoffe der Artikel war hilfreich.

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