29.04.2021 / in Information Management
Teil1
In diesem Blogpost möchte ich der Frage nachgehen, wie ein “Programm” Wissen managen kann!
Es gibt einige Ansätze im Bereich der KI und dann sehr viel “Marketing” Material hierzu. Wie üblich übertreibt hier die Mehrzahl der Hersteller und man braucht einen “Disclaimer”: “Über Nebenwirkungen informiert Sie ihr IT-Administrator oder ihr HR-Büro”.
Ich möchte mich auf die Dinge beschränken, die im Arbeitsablauf helfen und sich bewährt haben. Einfache, logische und nachvollziehbare Funktionen.
In der Alltagssprache wird selten zwischen Wissen und Information unterschieden.
Informationen, die verwaltet werden können, sind nur der Rohstoff, aus dem “Wissen” aufgebaut wird.
Personen nutzen diese Informationen nach persönlichen Vorstellungen in einem bestimmten Kontext, und so entsteht daraus Wissen.
Folglich können alle Computersysteme nur Informationen verwalten und nicht Wissen.
Wie kann jetzt ein “Programm” wie ein Dokumentmanagement-System (Content Service) Wissen erzeugen oder zumindest die Entstehung von Wissen beim Menschen unterstützen?
Der Mensch verbindet immer Informationen miteinander. Wenn man an einen bekannten Ort zurückkehrt, fallen einem alte Geschichten ein. Wenn man frühere Kollegen trifft, erinnert man sich an das gemeinsame Projekt.
Wir merken uns Informationen leicht(er), wenn wir sie mit bekanntem Wissen verbinden.
Wissen baut auf Bekanntem auf. Ein Kontext erleichtert die Einordnung. Gehört der Steuerungscomputer zum Bremssystem oder zum Navigationssystem?
Und genau dabei kann Ihnen eine Intranet-Lösung helfen. Alle Informationen, d. h. Dokumente, Aufgaben, Termine und zugleich auch alle relevanten zugehörigen Informationen werden in einem Kontext präsentiert.
Man erhält so Informationen mit einer Zuordnung, die einem beim Erinnern hilft und gleichzeitig findet man auch die Dokumente, von deren Existenz man nichts wusste oder sie nicht mit der gesuchten Sache in Zusammenhang gebracht hätte.
Selbst wenn man mit dem Thema bisher nicht vertraut war, hilft der Kontext, d. h. der Zusammenhang, neue Informationen schneller zu verstehen. Ein Projektstatusbericht ist viel leichter zu verstehen und man bekommt viel rascher einen guten Projektüberblick, wenn er zusammen mit der aktuellen Aufgabenliste, den Terminen, der Liste der Teammitglieder sowie den wesentlichen Anforderungsdokumenten präsentiert wird.
Das ist der “intelligente” algorithmische Vorgang, den ein Programm beisteuern kann. Statt mühsam ermitteln zu müssen, was zusammengehört, kann das System über Schlüsselwörter (#hashtags), Verlinkungen / Referenzen diese Informationen automatisch präsentieren.
Prozedurales Wissen eignet sich ganz besonders gut für diese Form des “Lernens” bzw. für die Verwaltung durch ein Dokumentmanagementsystem.
Unsere Lösung ermöglicht durch Referenzen, die automatisch oder manuell angelegt werden, eine derartige Unterstützung der Wissensgenerierung.
Manuell? Das klingt nicht sehr “unterstützend” werden Sie sagen. Ja stimmt, aber oft kennt ein Spezialist sehr gut die Zusammenhänge, nur hat er z. B. bei einer Ablage im Dateisystem nicht die Chance, sein Wissen so aufzubereiten, dass ein anderer Mitarbeiter daraus etwas lernen kann.
Was hilft es, wenn Sie ein WinWord Dokument finden, aber das dazugehörige Anforderungsdokument und die Kalkulationen nicht? Klar, man kann alles in einen Ordner geben, aber nach 3 Wochen gibt es zig Versionen und die ganzen Notizen und E-Mails sind dann erst wieder irgendwo anders gespeichert. Wie kann man Meinungen und Interpretationen mit einem Dokument verbinden?
Sie sehen, die Grenzen einer reinen Dokumentablage, wie sie ein ”Fileserver” bietet, sind sehr schnell erreicht.
Unser Zugang ist anders wir versuchen stets alle Informationen, die in unserem Server gespeichert sind, miteinander zu verknüpfen.
Diese Verknüpfung kann auf 2 Arten erfolgen:
Erstens über Referenzen- Sie können zu jedem Dokument bzw. eigentlich zu jedem Element, d. h. auch zu Dokumentordnern, eine Referenz erstellen.
Zweitens über Beziehungen -
Ein Dokument liegt in einem bestimmten Ordner, ein Bild gehört zu einem Dokument, ein Workflow hat eine bestimmte Definition.
Bei Referenzen, also Verweisen auf andere Dokumente, unterstützen wir 4 verschiedene Typen:
Wir haben eine Referenz vom Formular(A) zur Ausfüllanleitung(B).
Bei einer reinen Referenz ist nur beim Formular (A) die Referenz aufgeführt. Somit finde ich leicht vom Formular zur Anleitung. Wenn man die Anleitung betrachtet, ist es nicht notwendig zu erkennen, von welchen Formularen auf sie verwiesen wird.
Bei mancher technischen Beschreibung ist es aber gut zu wissen, ob andere Dokumente auf die Beschreibung verweisen. Wer verwendet das Dokument?
Diese Art von Referenzen ist ähnlich dem Literaturverzeichnis am Ende von Dokumenten.
Welche Kunden verwenden Produkt A? Da möchte ich von jedem Kunden zum Produkt und vom Produkt zu jedem Kunden eine Referenz.
Wir unterstützen selbstverständlich diese bidirektionale Verlinkung.
Automatische Referenzen
Bei uns vergibt der Workflow automatisch eine Referenz. Wenn ein Dokument durch einen Freigabe-Workflow veröffentlicht wurde, ist immer am Dokument eine Referenz auf die Workflow-Instanz durch die freigegeben wurde. Das ermöglicht einem Prüfer sofort zu erkennen, durch welchen Workflow und von welchen Personen dieses Dokument freigegeben wurde. Der Verweis zeigt dabei nicht nur auf den Typ des Workflows, sondern genau auf die Instanz im Workflow-Archiv, somit ist jeder Schritt des Workflows nachvollziehbar.
Hyperwave bietet konfigurierbare Seitenleisten an und die wichtigsten Referenzen werden in der Seitenleiste (standardmäßig die rechte Seitenleiste) angezeigt.
Für jedes Dokument gibt es aber auch eine Übersicht mit allen Referenzen. Diese Übersicht wird bei uns „Linkkarte“ genannt.
In der Linkkarte sind alle Verbindungen / Referenzen angeführt.
Zu den Verbindungen, die zusätzlich in der Linkkarte angeführt sind, gehören u.a. die Verlinkungen, d.h. wenn das Dokument an mehreren Stellen verfügbar ist. Diese Funktion wird gerne verwendet, wenn man eine andere Sicht auf Dokumente haben möchte oder eine spezielle Sammlung erstellen will.
Zwei Beispiele, wann Verlinkungen sehr praktisch sind:
Wenn Sie z.B. ein Gerichtsdokument in zwei verschiedenen Rechtsgebieten ablegen möchten, oder eine Verfahrensanweisung, die für mehrere Rechtsgebiete passt.
Die Produktbeschreibung im Projektordner der Produkterstellung und bei einer Auslieferung des Produkts an den Kunden im Kundenordner.
Für Verlinkungen gilt:
Technisch existiert immer nur ein Dokument, das erleichtert Updates.
Selbstverständlich können alle Dokumente versionskontrolliert sein und z.B. eine Produktauslieferung genau mit einer Version verbunden werden.
Wichtig ist aber, Sie müssen nicht alle Orte kennen, an denen das Dokument verwendet wird, diese “Wissen” bzw. diese Information liefert unser System automatisch.
Für uns von Hyperwave ist wichtig, dass es für Sie klar ist, was wir unter Wissensmanagement verstehen - die intelligente Verbindung vorhandener Informationen zusammen mit zielgerichteter Vermittlung dieser Verbindung für Sie.
Keine Magie aber im Alltag ungemein hilfreich.
Peter Luttenberger