24.06.2024 / in Information Management
Nach längerem gibt es eine Fortsetzung der Serie über kleine nützliche Funktionen, an die man nicht denkt oder die man vielleicht gar nicht kennt, die aber sehr hilfreich sind.
Was sind Arbeitskopien?
Wenn ein Dokument versioniert ist, kann man eine Arbeitskopie erstellen. Die Arbeitskopie ist hilfreich, weil man in Ruhe an dem Dokument arbeiten kann und andere Personen, die nach dem Dokument suchen, die letzte freigegebene Version sehen und nicht die Arbeitskopie.
Nichts ist unangenehmer, als wenn andere schon etwas sehen können, was noch in Arbeit ist bzw. noch nicht freigegeben.
Man kennt folgendes Szenario aus dem Arbeitsalltag nur zu gut. Man wechselt von einer Tätigkeit zur nächsten und vergisst dabei, dass man ein Dokument ausgecheckt (eine Arbeitskopie erstellt) hat. Es bleibt für immer in diesem Zustand und wird nicht mehr freigegeben.
Da es nicht freigegeben ist, sehe nur ich was geändert wurde, andere Personen können es nicht sehen und das Dokument auch nicht bearbeiten.
Das passiert bei uns immer dann, wenn verschiedene Personen ein Dokument aktuell halten müssen. Auftragslisten, Serverlisten und so weiter. Eigentlich ist der Update nur eine sehr kurze Tätigkeit, aber ein Telefonanruf, eine E-Mail oder ein Chat lenken mich ab und schon vergesse ich auf die Freigabe.
Deshalb ist es sinnvoll von Zeit zu Zeit zu prüfen welche Dokumente man noch ausgecheckt hat.
Dazu gibt es im Versionsmenü die Funktion “Arbeitskopien anzeigen” .
Einfach in den Bearbeiten-Modus wechseln und das Versionsmenü öffnen.
Jetzt können Sie wählen, ob Sie Ihre eigenen Dokumente oder die ausgecheckten Dokumente eines Kollegen, der z.B: im Urlaub ist, sehen möchten.
Die Funktion “Arbeitskopien anzeigen” listet alle meine Dokumente, die ich ausgecheckt habe auf.
Da findet man viele Dokumente auf die man schon längst vergessen hat, z. B. ein Review-Dokument aus 1999 usw…
Praktisch ist, dass man die Dokumente sofort freigeben kann.
Man klickt auf die einzelnen Dokumente um sie anzuzeigen und über die Checkbox hat man die Möglichkeit die Dokumente freizugeben oder den zuständigen Kollegen per E-Mail zu benachrichtigen.
Das zweite Feature habe ich schon einmal vorgestellt, aber es scheint so versteckt zu sein, dass es selten genutzt wird, und deshalb möchte ich noch einmal darauf hinweisen!
Unsere Intranet-Lösung bietet auch eine Zwischenablage (Clipboard). Damit können Dokumente einfach kopiert, verschoben oder verlinkt werden. Damit die Zwischenablage keinen Platz auf dem Bildschirm wegnimmt erscheint sie nur, wenn man sie benutzt (zu 99% der Zeit ist sie leer). Da die Zwischenablage aber nicht immer angezeigt wird, kommt man nicht auf die Idee, dass sie existiert und benutzt sie auch nicht
Wie funktioniert die Zwischenablage?
Wenn man im Edit-Modus ein Dokument auswählt und beginnt es mit der Maus zu verschieben, erscheint links unten die Zwischenablage!
Man zieht das Dokument einfach in das Clipboard.
Jetzt kann man zum Ziel-Ordner/Collection navigieren und das Dokument kopieren, verschieben oder einen Link zum Dokument erstellen.
Die Icons stehen für kopieren/duplizieren, verschieben und Link erstellen.
Pro-Tipp: man kann mehrere Dokumente zugleich im Clipboard ablegen.
Wie oft suchen Sie nach der Telefonnummer eines Kollegen?
Namen kann ich mir leichter merken, Telefonnummern gar nicht - oder nicht mehr. Bevor es Smartphones gab konnte (musste) ich mir auch Telefonnummern merken.
Was machen Sie, wenn Sie die Telefonnummer eines Kollegen suchen?
Man schaut auf einen Zettel an der Pin-Wand oder öffnet ein Telefonbuch.
Aber mit einem Intranet ist es viel einfacher. Das Intranet kennt Ihre Kollegen bzw. alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und bei allen unseren Kunden mit Active Directory / Kerberos-Anbindung werden auch die Telefonnummern mit dem Intranet synchronisiert. Das geschieht automatisch und ist im Vergleich zum Zettel immer aktuell.
Wie finde ich nun die Telefonnummer meines Kollegen Bernhard?
Geben Sie in das Hyperwave-Suchfeld (oben rechts) einen Personennamen (es kann sowohl nach Vornamen als auch nach Nachnamen gesucht werden) ein und Sie erhalten sofort eine Trefferliste mit den Personen.
Zu jeder gefundenen Person erscheint automatisch die Visitenkarte mit der Telefonnummer.
Anmerkung: Falls die Personensuche bei Ihnen nicht funktioniert, prüfen sie bitte ihre persönlichen Einstellungen!
Ich hoffe, diese Tipps erleichtern ihren Arbeitsalltag.
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