30.07.2024 / in Allgemein
Sie sind für mich so alltäglich, dass ich bisher gar nicht daran gedacht habe, sie extra vorzustellen. Aber wenn ich Kunden beobachte, merke ich, dass diese Funktionen nicht jeder kennt und man sich so das Leben unnötig schwer macht.
Manchmal möchte ich mir etwas zu einem Dokument aufschreiben. Beim Lesen kommt mir ein Gedanke, den ich nicht vergessen möchte, oder ich erstelle eine Zusammenfassung des Dokumentinhalts oder ich will das Dokument mit persönlichen #hashtags versehen, um es leichter zu finden.
Natürlich soll die Notiz automatisch mit dem Dokument verknüpft und mit den passenden Rechten versehen werden. Es soll auch möglich sein, Notizen zu Dokumenten, die man nur lesen darf, zu erstellen.
Das Hyperwave Wissensmanagement-System bietet die Möglichkeit, zu jedem Dokument eine Notiz zu erstellen.
Das ist eine der ältesten Funktionen von Hyperwave, aber trotzdem ist sie für viele unbekannt.
Wie oft wollten Sie schon eine Notiz zu einem Dokument erstellen und haben sie auf Papier niedergeschrieben, weil es “digital” zu schwierig gewesen wäre?
Sie lesen ein Dokument durch und wollen sich gleich Notizen machen.
Natürlich müssen die Notizen automatisch angezeigt werden, wenn man später das Dokument wieder öffnet.
Wie funktioniert das Erstellen von Notizen mit Hyperwave?
Das ist sehr einfach. Im Edit-Mode die Funktion “neue Notiz” im Publizieren-Menü aufrufen.
Die Notiz wird erstellt, mit dem Dokument verknüpft und in einem separaten Fenster geöffnet. So können Sie das Dokument lesen und zugleich Notizen machen.
Über ein Dropdown-Menü entscheiden Sie, ob nur Sie oder auch andere Personen wie z. B. der Dokumentautor die Notiz lesen können.
Selbstverständlich können die Notizen, wie alle anderen Dokumente in Hyperwave, auch mit #hashtags versehen.
Es ist auch sofort zu erkennen, ob es zu einem Dokument eine Notiz gibt. Ein Kennzeichen (Badge) im Dokumentkopf zeigt die Notizen an.
Sie können beliebig viele Notizen, private und öffentliche, erstellen.
Wenn man ein Dokument öffnet, sieht man sofort, wie viele Notizen vorhanden sind.
Eine weitere Möglichkeit, eine Notiz zu einem Dokument zu erstellen oder die vorhandenen Notizen anzuzeigen, ohne das Dokument zu öffnen, ist über das Kontextmenü vom Dokument.
Best-Practice - Anwendungstipp
Ich verwende Notizen gerne, um mir von umfangreichen Dokumenten eine kurze persönliche Zusammenfassung bzw. Inhaltsangabe z.B. alle formalen Informationen zur Ausschreibung, die AGBs des Kunden oder Hinweise “Beim Ausfüllen an die neue Adresse denken” zu erstellen.
Notizen sind einfach praktisch und eine Funktion, die ich sehr vermisse, wenn ich wieder mit einem Dokument, das auf einem Fileserver liegt, arbeiten muss.
Auch die Möglichkeit, persönliche #Hashtags vergeben zu können, nutze ich immer wieder. Jede Notiz ist immer automatisch mit dem Dokument verbunden. Finde ich die Notiz, z. B. über mein #Hashtag, finde ich auch das zugehörige Dokument.
Selbst wenn das Dokument von einem Kollegen oder Administrator verschoben wird, bleibt die Verbindung zwischen Notiz und Dokument aufrecht. Die Verknüpfung wird von Hyperwave automatisch verwaltet.
Wie schnell findet man die Aufgaben zu dem Projekt, das man heute bearbeiten möchte, wenn man morgens ins Büro kommt?
Muss man sich gemerkt haben wo am “Fileserver” die Dokumente liegen? Benötigt man die Suchfunktion oder geht das schneller und mit weniger Ablenkung?
Fünf Wege, wie man seine wichtigen Projekte sofort findet:
Hyperwave verwaltet automatisch eine Liste aller Projekte, an denen ich aktiv beteiligt bin.
Wie kommt man zur automatischen Projektliste?
Über das Einstellen-Menü (Zahnrad) rechts oben und die Funktion ”Meine Workspaces”.
Drei Klicks und ich stehe auf der Projektübersicht und sehe im Activity-Stream alle aktuellen Informationen.
Man kann zu allen Projekten (oder Dokumenten) ein HW-Lesezeichen setzen.
Mit zwei Klicks (1. Lesezeichen und 2. auf den Workspace) bin ich dann auf der Projektübersicht.
Statt als Favorit kann man das Projekt oder das Dokument im Abschnitt Schnellzugriff in der Seitenleiste (standardmäßig die rechte Seitenleiste) ablegen.
Mit einem Klick springt man dann zum Projekt.
Dann kann man mit einem Klick zum Projekt springen und innerhalb des Projekts immer mit einem Klick zwischen Wiki, Dokumenten, Kalender, Aufgaben und E-Mails wechseln.
Die Projektampel in der Seitenleiste zeigt mir auch sofort den Status des Projekts.
Man kann beliebig viele Projekte anpinnen aber optimal sind maximal 5-7 Projekte um schnell zu wechseln und die Übersicht nicht zu verlieren
Wenn man einem Projekt folgt werden die Neuigkeiten auch im eigenen Activity-Stream angezeigt.
Man kommt von der Neuigkeit mit einem Klick zum Projekt bzw. zum Projektdokument.
Ich folge gerne Projekten, an denen ich nicht direkt mitarbeite, aber möchte, dass ich über Änderungen informiert werde.
Eine Best-Practice-Empfehlung, wann man welche Variante verwenden sollte
Ich arbeite an mehreren Projekten zugleich und bekomme im Laufe des Tages immer Informationen zu Aufgaben und Dokumenten zu diesen Projekten. Da ist das Anpinnen in die Seitenleiste extrem hilfreich.
Einzelne Dokumente oder Wiki-Seiten von Projekten, zu denen ich direkt und sofort springen möchte, lege ich im Schnellzugriff ab.
Die Favoriten verwende ich für projektübergreifende Einsprungspunkte. Also ein Sprung zum Einstieg für alle Projekte von einem Kunden oder einer Produktfamilie.
Auch die Activity-Stream Variante verwende ich häufig, weil der Activity-Stream alle für mich relevanten Informationen zusammenfasst und ich mehrmals täglich nachschaue, was sich so tut damit ich im Bedarfsfall direkt eingreifen kann.
Wenn man durch die Neuigkeiten im Activity Stream scrollt, möchte man bei Benachrichtigungen öfters zum zugehörigen Projekt oder zur Collection springen statt direkt zum Dokument oder zur E-Mail!
Wie geht das?
Einfach mit der Maus über die Benachrichtigung fahren und schon wird der komplette Pfad zum Dokument angezeigt. Man kann jetzt jeden Punkt im Pfad auswählen und direkt dorthin springen.
Die Funktion ist auch sehr praktisch, wenn man vorher das Dokument auschecken oder statt zum Lesen zum Editieren öffnen möchte!
Wie man sieht, wird der Pfad auch angezeigt, wenn es eine Vorschau zum Dokument gibt!
Auch bei Informationen im Activity-Stream ist es praktisch, dass man navigieren kann und nicht immer direkt zum Dokument springt!
Manchmal sieht man im Activity Stream, dass ein Kollege das Dokument bearbeitet hat.
Jetzt möchte man vielleicht sehen, welche Dokumente es sonst noch gibt oder prüfen welchen Status das Projekt hat. Dazu springt man zur Collection oder zur Projektübersicht.
Ich hoffe, diese Tipps sind hilfreich.
Für Fragen, Wünsche und Anregungen stehe ich gerne zur Verfügung -> Peter Luttenberger
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