12.06.2025 / in ICM
Die 2025er Release von ICM für die Sparkassen wurde gerade verteilt.
Ein guter Zeitpunkt, um über neue Features und andere Veränderungen zu sprechen.
Hyperwave hat den Anspruch, dass man zum Betrieb von ICM keinen oder nur sehr selten einen Administrator benötigt.
Die Anwenderinnen und Anwender sollen entsprechend der genannten Hyperwave-Philosophie, die wir seit 20+ Jahren verfolgen, in der Lage sein, alle notwendigen Aufgaben selber zu erledigen.
Somit stelle ich heute einige Features vor, bei denen man nichts machen muss und die trotzdem hilfreich sind.
In jedem Intranet gibt es viele verschiedene Prozesse. Vom Urlaubsantrag über Dokumentenfreigabe bis zu Beschaffungsanträgen und Innovationsvorschlägen.
Wenn Hunderte oder Tausende dieser Prozesse im Laufe eines Jahres gestartet werden, bleiben einfach einige über. Gründe gibt es dafür unzählige. Vom versehentlichen Start bis zu Aufgaben, die während der Bearbeitung überflüssig wurden oder Aufgaben, auf die einfach vergessen wurde, weil deren Wichtigkeit immer zu gering ist (eine gute Idee, aber keine Zeit für die Umsetzung) usw…
Das summiert sich über die Jahre zu einer sehr unansehnlichen Liste von laufenden Prozessen, die nie abgeschlossen wurden und es vermutlich auch nie mehr werden.
Für den Administrator ist es keine dringende Aufgabe “aufzuräumen” und daher wird er es auch nie machen.
Unsere Intranet-Lösung sendet uns zwar Erinnerungen, aber da die Aufgaben nicht wichtig sind, wird die Bearbeitung immer auf “später”, auf “viel später” geschoben. Dieser “Später-” Zeitpunkt, an dem man Zeit hat, alte, unbenötigte Aufgaben aufzuräumen, kommt natürlich nie.
Das Intranet sendet, wie schon erwähnt, einen bestimmten Zeitraum lang Erinnerungen auf allen möglichen Kanälen (E-Mail, Browser-Notifications), aber es hilft nicht immer.
Die Anwenderinnen und Anwender sind gut im Ignorieren :-)
Da nehme ich mich nicht aus - auch ich habe “einige” ungelesene Mails und besonders “System”-Benachrichtigungen ignoriere ich gerne.
Damit ist aber klar, dass diese Aufgaben mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit wirklich nicht wichtig sind.
Da sie andererseits den Server auch nicht stark belasten, haben wir sie bis jetzt einfach in dem Zustand belassen und darauf gewartet, dass sich ein Administrator doch einmal damit beschäftigt, d. h. die Aufgaben kontrolliert, ob sie noch relevant sind und den Rest löscht oder archiviert.
Da aber ein Administrator die Aufgaben zumeist nicht kennt und so keine wirkliche Einschätzung geben kann, hat er sie, wie schon erwähnt, einfach liegen gelassen.
Die Lösung ist sehr einfach und folgt der Regel: Wenn etwas x Tage (länger als der übliche Urlaub mal 3) nicht benötigt wurde, ist die Wahrscheinlichkeit, dass es noch relevant ist, sehr gering.
Also archivieren oder löschen wir derartige alte Prozesse/Aufgaben nun einfach automatisch.
Es wird immer eine Aufzeichnung gemacht, dass der Prozess automatisch abgebrochen wurde und wenn man es möchte, werden sämtliche zugehörigen Daten wie üblich archiviert.
Der Admin wird entlastet (nicht benötigt) und die Liste der laufenden Prozesse deutlich reduziert.
Bis jetzt haben wir noch keine einzige Rückmeldung bekommen, dass ein Prozess, der noch benötigt wurde, archiviert wurde, aber schon mehrere Admins waren über das automatisch Aufräumen erfreut.
Im Notfall kann man dieses Feature ja immer noch deaktivieren.
Die Zeitsteuerung ist einfach, gut nachvollziehbar(!) und funktioniert zuverlässig — ganz ohne KI.
Damit gelangen wir zum nächsten neuen Feature bzw. zu einer Empfehlung („Best Practice“).
Wer ist eigentlich für Informationen, die im Intranet veröffentlicht wurden, der jeweilige Ansprechpartner?
Ist das der Intranet-Administrator, der Ersteller einer Nachricht, derjenige der die Information freigegeben hat, eine zuständige Abteilung, der Help-Desk usw ?
Es ist wirklich eine sehr empfehlenswerte “Best-Practice” bei allen relevanten Informationen einen Ansprechpartner zu definieren.
Praktisch alle unsere Sparkassenkunden nutzen einen Ansprechpartner direkt im Template, das zur Erstellung der Information verwendet wird.
Damit ist sichergestellt, dass es immer einen Ansprechpartner gibt und die Richtigkeit/Zuständigkeit im Freigabeprozess geprüft wird.
Wer soll bei Wiedervorlagen verständigt werden, wer möchte über Anmerkungen, Likes oder Kommentare zum Dokument informiert werden?
Auch hier ist die Lösung einfach. Man kann ab sofort einen Hauptansprechpartner und beliebig viele weitere Ansprechpartner definieren.
Unser Benachrichtigungsdienst ist sehr flexibel und es gibt eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten, wer informiert werden soll.
Unabhängig von den Benachrichtigungen kann der Ansprechpartner oder können alle Ansprechpartner dem Dokument folgen und über Kommentare/Diskussionen informiert werden.
Die “Folgen”-Funktion kann ab sofort auch bei der Veröffentlichung automatisch aktiviert werden, gemäß dem Grundsatz, bei allen Dokumenten, die ich veröffentliche, möchte ich auch über Kommentare informiert werden.
Anmerkung: Das manuelle Folgen von Informationen bzw. das Ausschalten ist weiterhin möglich.
Das „Look & Feel“ spielt bei einer Anwendung eine wichtige Rolle – was uns optisch anspricht, nutzen wir auch lieber. Gleichzeitig gibt es oft den Wunsch, alles so zu belassen, wie man es kennt. Doch mit der Zeit ändern sich auch Gewohnheiten und Erwartungen – und dann braucht es eine Anpassung.
Deshalb haben wir diesmal einige Snippets – also die Bausteine, aus denen Informationen zusammengesetzt werden – überarbeitet und modernisiert.
Wichtig: Alle Änderungen basieren auf dem Feedback unserer Anwenderinnen.
Auch für die iPad App gibt es ein Update, damit die neuen Möglichkeiten auch am iPad verwendet werden können.
Der Rollout der App erfolgt wie immer automatisch über den eigenen Sparkassen-AppStore.
Auch ein Feature bei dem Sie als AnwenderIn nichts machen müssen.
Fazit: 3+1 Features die automatisch wirken -> kein Administrator notwendig
Für Fragen, Wünsche und Anregungen stehe ich gerne zur Verfügung -> Peter Luttenberger
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