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100.000 Mails – Back to Work 2.0

05.09.2019 / in Allgemein

Urlaub vorbei — 100.000 Mails herbei!

 

Der erste Tag nach dem Urlaub ist meist verloren.

Urlaubsinsel

 

Abgesehen davon, dass man beim Kaffeetrinken mit den Kollegen erzählt, was man im Urlaub alles erlebt hat (Stichwort: 24h Familie - ein Horrortrip) und man jedes Meeting mit dem Stehsatz “ich war auf Urlaub, ich weiß von nix” beginnt, muss man doch wieder ASAP in den normalen Arbeitsrhythmus kommen.

 

 

Was war in den letzten Wochen los?

Going to the office

 

 

 

 

Und was davon ist jetzt noch aktuell?

You've got mailIn meiner Inbox sind nach dem Urlaub gefühlte 100.000 Mails, auch wenn es effektiv nur 8000 waren, und man verbringt eine Ewigkeit damit, sie zu lesen (was man nie macht).drowning in e-mails

Galt bis jetzt die Methode, Neueste zuerst lesen als Vorgangsweise der Wahl, gibt es jetzt, zumindest für IS/8 Anwender, eine bessere Möglichkeit, sich über den aktuellen Stand der Projekte zu informieren.

 

Und zwar den Activity Stream!

activity stream   Zusammen mit der Statusampel des Teamworkspaces hat man in 5 Minuten erfasst, welche Projekte dringend Aufmerksamkeit bedürfen.

 

 

 

 

Ist der Projektstatus rot, bedeutet das, ein Milestone wurde nicht zeitgerecht abgeschlossen und ich sollte besser im Activity Stream vom Projekt nachsehen, was los ist. Sind die Kollegen aktiv an der Problemlösung dran, reicht das vorerst und ich kann zum nächsten kritischen Projekt weitergehen.

 

Auf diese Art habe ich mir sehr schnell einen Überblick über alle kritischen Projekte verschafft.

 

Am Nachmittag habe ich einen Kundentermin; wie kann ich schnell erfassen was in letzter Zeit bei dem Kunden geschehen ist?

Zum Glück ist das Projekt im grünen Bereich aber es hilft mir trotzdem, alle Informationen - was läuft gerade, welche Mails wurden ausgetauscht, welche Meeting Protokolle gibt es - an einem Ort, im Kunden Team Workspace zu finden.

Auf diese Art lese ich auch Emails zu diesem Kunden, die am “unteren” Ende meiner Inbox sind. Diese Mails und vermutlich 300 ähnliche ungelesene Urlaubsmails wären sicher bis Weihnachten in diesem Status verblieben.

 

Bei der firmeninternen Kommunikation hilft der Activity Stream auch gewaltig. Chit-Chat Mails, Mittagessenbestellungen, Abwesenheitsmails usw. werden gefiltert oder sind in Community Streams ausgelagert und nicht mehr in meiner Inbox.

 

Fazit: zwei Wochen nach meinem Urlaub, ich kann mich kaum noch daran erinnern, ist meine Inbox leer (Team Inbox zero).

 

[Realitätsmodus ON]

Fast 0 Mails, annähernd 0, weniger als 100 ungelesene Mails…

… die meisten liegen schon seit einem Jahr dort —> da hatten wir noch keinen Activity Stream.

 

In diesem Sinn — der Herbst wird schön!

Probieren Sie den Activity Stream aus -> gehen Sie auf Urlaub! Urlaubsinsel smiley

 

 

 

PS: wie war es früher: Back to work 1.0

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