13.02.2020 / in Intranet
Im letzten Beitrag habe ich erklärt warum es sinnvoll ist alle Projektinformationen an einem Ort zu sammeln. Heute will ichzeigen wie man es macht.
Ich befasse mich schon seit zwei Jahrzehnten mit Projekten und die Beantwortung dieser Frage wird bei Kundengesprächen oft mit der Begründung “da gibt es keine pauschale Antwort, es hängt vom Projekt ab” beiseitegeschoben.
Klar, ob ich ein Haus baue, eine Marsmission plane oder einen Vertrag erstelle, es werden immer unterschiedliche Informationen benötigt.
Trotzdem sollte es nicht als Ausrede dienen, um nicht wenigstens die Basisinformationen zu erfassen, da diese vom Projekttyp unabhängig sind!
Jetzt haben wir die Grundinformationen erfasst und können uns mit dem Projektablauf befassen.
Ihr Ziel ist der wesentlichste Meilenstein!
Beispiele:
Ein Milestone hat immer ein Datum. Wenn Sie nicht wissen wann, etwas erreicht werden soll, ist es ein Research Projekt, d.h. es müssen erst die Schritte/Meilensteine erledigt werden, die notwendig sind, um ihr Wunschprojekt zu planen.
Beispiel:
Wenn Sie aber, wie zumeist, schon einen konkreten Zieltermin haben, starten Sie mit diesem!
Beispiele: MS Vortrag Kundenforum oder MS Eröffnung Filiale
Der Hyperwave Teamworkspace ist kein vollständiges Projektmanagementtool, den Anspruch erheben wir nicht. Warum sollten Sie ihn dennoch verwenden?
Die Mehrzahl der Projekte mit denen wir uns beschäftigen, haben weniger als 50 Aufgaben, weniger als 10 Beteiligte und sollen innerhalb von längstens 6 Monaten erledigt sein.
Da liegt die Priorität auf der einfachen Bedienung und schnellen Verwendung und nicht auf möglichst umfangreiche Funktionalitäten.
Ich verwende den Teamworkspace auch für deutlich größere Projekte, da ich ihn zumeist als “Meta-Projektplaner” verwende. Als Multiprojektmanager brauche ich primär den Überblick auf die Projekte als Ganzes.
Vieles wird heute auch “agil”, d.h. in kurzen Zeiträumen, bearbeitet und da hat man eine überschaubare Anzahl von Projektschritten und Aufgaben.
Wenn wir uns den groben Ablauf in Form von Meilensteinen überlegt haben sind wir bereit, das Projekt den zukünftigen Projektmitarbeitern oder einem Projektleiter vorzustellen. Die Detailplanung, d.h. die Aufteilung in einzelne Aufgaben, obliegt dem Projektleiter.
Eine Entscheidung, die der Projektleiter selbständig, ohne Unterstützung der IT, durchführen können muss.
Einfach die Personen auswählen und entscheiden, ob sie lesen (=beobachten) oder mitarbeiten (lesen und schreiben) sollen.
Fertig.
Meist hat man schon vor dem Projektstart verschiedenste Dokumente gesammelt. Jetzt ist der optimale Zeitpunkt, alle diese Unterlagen an einem Ort abzulegen. Damit die Dokumente nicht willkürlich abgelegt werden, empfiehlt es sich, eine einfache Struktur vorzugeben.
Beispiel für eine solch einfache Projektdokumentstruktur:
Wozu eine Collection “unsortierte Informationen”? Ganz einfach, besser Dokumente in diesem Bereich ablegen lassen, als dass sie gar nicht im Projekt abgelegt werden, weil der Mitarbeiter nicht weiß, wohin sie gehören. Verlassen Sie sich auf die Hyperwave-Suche, auch wenn die Dokumente nicht 100%ig passend zugeordnet sind, werden sie gefunden.
Jetzt wird es Zeit ein Projekt-”Kickoff”, d.h. ein Startmeeting zu organisieren.
Einfach einen Termin im Teamworkspace anlegen und an die Projektmitglieder verteilen.
Die E-Mail-Adressen der Teilnehmer findet das System automatisch, da für jeden Mitarbeiter eine virtuelle Businesskarte mit den wesentlichen Kontaktinformationen verwaltet wird.
Für das Meeting eine Agenda definieren und das Anforderungsdokument als Referenz beilegen, fertig ist die Einladung.
Projektschritt 1 haben wir damit erreicht und für das Projekt gibt es auch schon eine Überblicks/Startseite.
Die weitere Projektarbeit behandle ich im nächsten Blogbeitrag.
Pro-Tipp
Der Hyperwave Teamworkspace erlaubt die Verwendung von Templates. Wenn Sie häufig ähnliche Projekte haben, können Sie die Dokumentenstruktur, Milestones usw. vorgeben. Ein Klick reicht dann zum Erstellen des Projekts.