15.01.2021 / in Information Management
Diesmal ein technischer Tipp bzw. eine Hyperwave Intranet Anwendungsbeschreibung.
In meinem letzten Blog-Beitrag habe ich über die Nützlichkeit der Chat-Funktion im Intranet gesprochen und mich dabei auf den Chat zwischen 2 Personen bezogen.
Jetzt stellt sich die Frage, können auch mehrere Personen miteinander chatten/diskutieren?
Wie kann man in einem HW Intranet einen Gruppenchat oder eine Gruppendiskussion in Chat-Form durchführen?
Das geht ganz einfach mit einem Team Workspace als Basis.
Um also einen Gruppenchat zu starten, erstellt man einfach einen Workspace für die gewünschte Gruppe. Als einziges Modul fügt man eine Dokument-Collection zum Workspace.
(*) Tipp: Wenn man den ersten Gruppenchat angelegt hat, sollte man diesen (noch leeren) Teamworkspace als Template speichern, so kann man ab sofort mit 2 Klicks einen weiteren Gruppenchat starten.
Wer darf jetzt in diesem neuen Gruppenchat mitmachen?
Wie funktioniert die Rechteverwaltung?
Das ist ganz einfach, jedes Mitglied der Gruppe “Beobachter” kann mitdiskutieren.
Möchte man den Teilnehmern auch das Recht zur Bearbeitung und zum Einfügen von Dokumenten geben so muss man sie in die Gruppe der Teilnehmer aufnehmen.
Vorteile des HW Gruppenchats:
Jeder der teilnehmen möchte (und das auch darf) kann den Diskussionsverlauf ansehen. Wer ständig über Neuigkeiten aus diesem Gruppenchat informiert werden möchte, folgt einfach dem Teamworkspace.
Funktioniert das auch für eine Community oder nur für eine kleine Gruppe?
Ja natürlich funktioniert das auch für eine Community.
In meinen Augen ist eine Community nichts anderes als eine lose Gruppierung ohne eine hierarchische Aufteilung. Die Verbindung erfolgt über gemeinsame Interessen.
Wenn man der ganzen Firma(=Community) die Teilnahme ermöglichen möchte, reicht es die Gruppe “named_user”, die alle Benutzer erfasst, als Beobachter zu integrieren. Den erstellten Teamworkspace als Community-Template speichern und schon kann man jederzeit neue Community-Diskussionen starten.
Natürlich ist es auch möglich die Teilnahme in einer Community-Diskussion auf spezielle Gruppen oder Personen einzuschränken. Die Rechteverwaltung funktioniert analog wie oben beschrieben.
Eine spätere Änderung z.B. einen Gruppenchat in eine Community zu wandeln oder den Teilnehmerkreis zu vergrößern (verkleinern) ist jederzeit möglich.
Meine Einteilung dieser 3 Funktionen/Begriffe:
Was haben sie gemeinsam?
Im Prinzip ist es immer eine Zusammenarbeit im Team. Entweder in Form eines Chats, einer Diskussion in einer Community oder als Projektarbeit.
Also erzeugt man immer ein Team d.h. ein Teamworkspace ist die Basis!
Für einen Gruppenchat benötigt man nur zusätzlich das Dokumentenmodul. Im Dokumentenmodul kann man Dokumente, Bilder und andere Zusatzinformationen ablegen.
Für eine Community empfehlen wir, zusätzlich zu den Gruppenchat-Funktionen, ein Wiki und einen Kalender.
Damit kann man FAQs und andere sinnvolle Informationen, die länger Bestand haben, im Wiki ablegen und gemeinsame Termine im Kalender erfassen.
Ein Projekt verbindet schließlich alle diese Möglichkeiten und erweitert sie um ein Aufgaben-Modul und häufig noch um spezielle Workflows wie Dokumentenfreigaben oder Workflows zur Informationsverteilung.
Zusammenfassung:
Dauert das Einrichten über einen Teamworkspace nicht sehr lange?
Eigentlich sind es nur 3 Klicks da ich mir üblicherweise für alle Workspaces, die ich häufig benötige, ein Template anlege.
Somit habe ich ein Template für einen Gruppenchat, eines für eine Community und (mindestens) eines für Projekte.
Zusätzliche Gruppen, zusätzliche Teilnehmer eintragen kann man wie bei jedem anderen Teamworkspace jederzeit.
Somit ist man flexibel und benötigt nicht hunderte Templates.
Das alles funktioniert deshalb so gut, weil die Kommunikation eigentlich über den Activity Stream läuft.
Der HW Activity Stream bietet einen großen Vorteil, da er die Diskussion nicht frei im Raum schwebend abbildet, sondern sie immer mit den Dokumenten oder einem Workspace/Gruppe verbindet. Die Diskussion findet also nicht im “leeren Raum” statt!
Ja!
Wird ein Dokument upgeloaded (im Dokumentmodul gespeichert) ist es sofort im Chat sichtbar und kann kommentiert werden. Es stehen aber auch alle klassischen Dokumentmanagementfunktionen wie Suche, Versions- und Rechteverwaltung zur Verfügung. Dokumentänderungen werden automatisch im Chat sichtbar. Noch wichtiger aber ist, dass jeder Link und alle Suchen immer auf die aktuelle(!) Dokumentversion zeigen.
Kommentare werden direkt mit dem Dokument assoziert d.h. man findet den Kommentar auch, wenn man das Dokument direkt aufruft und nicht nur im Gruppenchat.
Vergleich mit Skype, WhatsApp und ähnlichen Diensten:
Bei den üblichen Chat-Programmen ist die Diskussion nur in der jeweiligen App (und am Server des Providers) vorhanden und man weiß nicht auf welches Dokument sich ein Kommentar bezieht.
Wenn man später auf das Dokument im Intranet zugreift, gibt es keine Möglichkeit die zugehörige Dokumentdiskussion zu finden. Veränderte Dokumentversionen die nur via z.B. WhatsApp verteilt wurden sind schwer verwaltbar und für andere nicht auffindbar.
Es werden also viele verschiedene Versionen, die unabhängig voneinander sind, erzeugt. Ein absolutes Chaos, wenn man die Dokumente geordnet verwalten und zielgerichtet verteilen möchte.
Ein weiterer Vorteil unseres Hyperwave Activity Streams:
Ein Gruppenchat lässt sich über die Folgen-Funktion in den eigenen Activity Stream integrieren.
Somit kann ich in meinem persönlichen Activity-Stream allen für mich relevanten Gruppen folgen und muss nicht ständig in die jeweilige Gruppe wechseln.
Natürlich kann ich direkt in meinem Activity Stream antworten und kommentieren. Meine Kommentare werden automatisch den jeweiligen Gruppen/Communities und Projekten (Workspaces) zugeordnet und somit für die jeweils relevanten Teilnehmer sichtbar.
Wie immer am Ende die Empfehlung es auszuprobieren -> Hyperwave Demo-Server