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Neue Hyperwave IS/8.5 Funktionen Teil 2

09.02.2024 / in Information Management

 Wikis sind ein zentraler Bestandteil vom Wissensmanagement.

Man kann sehr schnell Informationen im Team erfassen und eine Knowledge-Base zu einem Thema erstellen.

Es gibt zwei Arten von Wikis:

  1. Klassische Wikis für übergeordnete Themen.
    Diese Wikis werden ständig weiterbearbeitet. Beispiele: Ein Firmenwiki mit allgemeinen Informationen über die Firma oder generelle Informationen zu aushangpflichtigen Gesetzen.
  2. Wikis die einzelnen Projekten zugeordnet sind.
    Alle Informationen zu einem Projekt werden in diesen Wikis erfasst.
    Das ist sehr praktisch. Erstens weil man wirklich nur die für dieses Projekt wichtigen Informationen erfasst und so schnell die wesentlichen Informationen findet und zweitens beim Projektabschluss auch alle zugehörigen Projektinformationen archiviert werden.
    Wenn man später zum Projekt zurückkehrt, findet man alle damals relevanten Informationen auf einen Blick.

Wir verwenden bei Hyperwave immer ein Wiki bei unseren Projekten.

Wiki im Workspace

Für jede Produkt-Release gib es ein eigenes Wiki, um alle zugehörigen Informationen an einem Ort zu sammeln. Dieser Kontext (Release xy) erleichtert sehr die Suche, da viele Informationen einen gleichen/ähnlichen Suchbegriff haben und so schnell eine Eingrenzung vorgenommen werden kann.

Welche Informationen stehen im Wiki?

  • Beschreibung der Grundidee des Projekts und des Projektziels.
  • Termine - im Teamworkspace-Kalender sind die Termine, die fixiert sind, eingetragen. Oft gibt es aber auch “Wunschtermine”, Abhängigkeiten, aus denen sich später Termine ergeben. Diese noch nicht fixierten Termine halten wir im Wiki fest.
  • Die Liste der Ansprechpartner/Kontaktpersonen - insbesondere wenn sie nicht direkt im Projekt mitarbeiten
  • Anforderungen
    • Oft sind Anforderungen sehr wage, eigentlich beschreiben sie nur ein Thema z.B: den “Workflow Start beschleunigen”
    • Das Wiki ist da sehr hilfreich,  um die dazugehörigen Ideen und Lösungsvorschläge zu sammeln
  • Weitere Erklärungen zur Anwendung von neuen Funktionen
    • Eine Vorabversion der Dokumentation
  • Informationen, die man zusätzlich wissen sollte
    • z.B: Informationen, die für die Migration von einer Release zur nächsten wichtig sind
  • Hinweise und Ideen für nächste Projekte

Aus diesem Anwendungsscenario, das wir auch häufig bei unseren Kunden vorfinden, hat sich folgende Anforderung ergeben, die wir in dieser Release umgesetzt haben.

Wenn man ein neues Release-Projekt startet, wäre es oft nützlich, wenn man Seiten vom Wiki der Vorgänger-Release übernehmen könnte. Bisher ging das nur durch die Übernahme des Textes per Copy/Paste.

Ab sofort unterstützen wir auch das komplette Kopieren oder Verschieben von einzelnen Wiki-Seiten. Damit lassen sich Ideen von einem Projekt in ein anderes übertragen.

Unser Wiki besteht aus Verbunddokumenten, das sind zusammengesetzte Dokumente (Compound documents). Das bedeutet, einzelne Wiki-Seiten können auch Anhänge (z. B. Bilder, PDF-Dokumente) analog zu den WCM-Dokumenten enthalten.

Wenn jetzt Wiki-Seiten kopiert oder verschoben werden, werden alle eingebundenen Dateien (Bilder) mitübertragen. Links auf andere Dokumente im Hyperwave Intranet bleiben erhalten (Hyperwave Linkmanagement) und die Rechte der kopierten Wiki-Seite werden an die Rechte im Ziel-Wiki angepasst!

Das Kopieren ist besonders praktisch, da wir bereits bei der Entwicklung der aktuellen Release immer Ideen für die nächste Release haben und so diese Ideen im Wiki der aktuellen Release sammeln können. Wird dann ein neues Release-Projekt gestartet, können die Ideen, die wir in diesem Projekt umsetzen wollen, einfach kopiert oder verschoben werden. Andere Ideen bleiben im Kontext des Projekts, in dem sie entstanden sind.

Mit dieser neuen Kopier- und Verschiebe-Funktionalität hat sich nicht nur unsere Wiki-Nutzung erhöht, sondern auch die aktive Lebenszeit der einzelnen Wiki-Seiten.

Am Ende noch ein Hinweis auf zwei andere nützliche Funktionalitäten unseres Wikis:

  • Placeholder Links: man kann Links zu Seiten erstellen, die es noch nicht gibt.
    Einfach den Begriff mit einem Wiki-Link hinterlegen und weiterschreiben. Das ist sehr praktisch, weil man so den Schreibfluss nicht unterbrechen muss bzw. später nicht zu dieser Seite zurückkommen muss, um den Link einzufügen, wenn die verlinkte Seite erstellt wurde.
  • #hashtags: sind jetzt serverweit gültig und nicht mehr nur im Wiki.
    So kann man Informationen aus allen Bereichen über einen Begriff zusammenfassen bzw. suchen.

Für Fragen, Wünsche und Anregungen stehe ich gerne zur Verfügung -> Peter Luttenberger

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