03.05.2024 / in Information Management
Blogpost oder Newsartikel sind schön und gut, aber was ist, wenn sie unternehmensrelevante Informationen enthalten und von Ihren Mitarbeitern gelesen werden müssen?
Vertrauen Sie darauf, dass alles gelesen wird?
Oder möchten Sie zweifelsfrei nachweisen können, dass ihre Zielgruppe die Information gelesen hat?
Hyperwave ist ein Intranet und Informationsportal für alle Mitarbeiter. Unsere Lösung sorgt für einen guten Start in den Arbeitstag, alle wichtigen Informationen sind auf einen Blick verfügbar.
Eine praktische Funktion, um dieses Ziel zu erreichen, möchte ich Ihnen heute vorstellen.
Für jedes Dokument können Sie eine Lesebestätigung (LB) anfordern (*).
LB können Sie von einzelnen Benutzern oder auch von Gruppen anfordern.
Die einzelnen Gruppenmitglieder werden zum Zeitpunkt der Anforderung der LB persönlich benachrichtigt. Eine LB ist immer personenbezogen. Nur eine Person kann eine LB bestätigen, somit ist die Nachvollziehbarkeit garantiert.
Jeder Mitarbeiter, von dem sie eine LB anfordern, bekommt eine Benachrichtigung im Intranet oder auf Wunsch auch eine E-Mail mit dem Link zum zu lesenden Dokument.
LB unterliegen dem Hyperwave Rechtesystem und nur die LB Auditoren können sehen, ob jemand ein Dokument als gelesen bestätigt hat.
Die Anwendung der LB erfolgt völlig automatisch, es wird bei jedem Dokument für den Benutzer, der es lesen muss, eine Funktion zur Bestätigung der LB angezeigt. Das Einzige, was sie als Anforderer (HR-Mitarbeiter, Vorgesetzter) tun müssen, ist die Kollegen, die es trifft, auszuwählen.
Das Dokument wird dabei nicht verändert und alle anderen Personen sehen es genauso wie immer.
Das ist wichtig, weil viele Informationen im Intranet für alle zur Verfügung stehen sollen und Sie nur bei einigen Mitarbeitern sicherstellen müssen (z.B. Vertriebsmitarbeiter, Pflegepersonal), dass sie die Information auch wirklich zur Kenntnis genommen haben.
Die einfachste Variante ist, wenn bereits auf der Startseite des Intranets die LB individuell für den einzelnen Mitarbeiter angezeigt werden.
Damit das möglich ist, gibt es für unsere WCM-Dokumente/Startseiten ein Snippet zur Anzeige der Lesebestätigung.
Das passt zu unserem Anspruch für einen guten Start in den Arbeitstag, ich sehe sofort alle für mich wichtigen Informationen.
Damit ich als Mitarbeiter immer meine LB finde, falls ich die Benachrichtigung übersehen habe und sie nicht auf der Startseite angezeigt werden, gibt es die Funktion “meine Lesebestätigungen”. Ein Klick und alle zu lesenden Dokumente werden übersichtlich aufgelistet.
Unsere LB unterstützen die Versionsverwaltung. Man kann pro Version eine LB anfordern. Die Historie der LB wird mit der jeweiligen Version gespeichert und ist somit für spätere Audits verfügbar. Es wird sichergestellt, dass es sofort erkennbar ist, welche Version der Mitarbeiter als gelesen bestätigt hat.
LB sind daher ideal, um einfach und schnell neue Regelungen zur Kenntnis zu bringen. Egal ob es neue Zinsinformationen, Behandlungsleitlinien oder Homeoffice-Regelungen sind. Einfach und trotzdem nachvollziehbar.
LB können auch mit einem Datum, bis wann das Dokument gelesen werden muss, versehen werden. Das System erinnert den Mitarbeiter automatisch ein paar Tage vor dem Ablauf.
Im Hyperwave Collection-Listing werden die LB durch ein spezielles Icon hervorgehoben und es ist der Status, ob ich das Dokument bereits gelesen habe oder nicht, erkennbar.
Sobald eine LB angefordert wurde gibt es eine Übersicht oder bei vielen Teilnehmern eine Auswertung als CSV Datei, wer das Dokument schon gelesen hat.
Alle Details zu unseren Lesebestätigungen finden Sie im Hyperwave-Benutzerhandbuch zur IS/8.5 Abschnitt 5.5 Lesebestätigung.
Wenn Sie viele LB anfordern, lohnt es sich, alle Dokumente, von denen Sie eine LB angefordert haben, in eine eigene Collection zu verlinken. Damit finden Sie sofort die entsprechende LB, wenn Sie den Status prüfen wollen.
Für Fragen, Wünsche und Anregungen stehe ich gerne zur Verfügung -> Peter Luttenberger
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(*) Als Autor oder als Mitglied der Lesebestätigungs-Editoren Gruppe. Damit beugen wir einer unüberlegten zu häufigen Verwendung vor.