01.03.2021 / in Intranet
In meinem letzten Beitrag habe ich über die Standardprobleme bei der Einführung eines Intranets gesprochen und auf die Wichtigkeit von Metadaten hingewiesen.
Heute möchte ich einen Schritt weitergehen und Ihnen einen Überblick über den typischen Dokumentlebenszyklus im Intranet zeigen.
Warum will ich überhaupt eine Kontrolle über den Dokumentlebenszyklus?
Kann man es nicht einfach dem Autor überlassen was mit dem Dokument geschehen soll?
Nein, Autoren denken zumeist nur an das aktuelle Dokument. Was später einmal damit passieren soll liegt meiner Erfahrung nach nicht in ihrem Fokus.
Der Autor will nur “schnell” ein Besprechungsprotokoll oder ein Zusatzdokument zu den Anforderungen ablegen. Selbst bei Rundschreiben und Arbeitsanweisungen wird häufig nur daran gedacht, diese Information so schnell als möglich zu verteilen, aber was später einmal damit geschehen soll wird nicht bedacht.
Auch wenn es einen organisatorischen Verantwortlichen für das Intranet gibt, ist es für ihn schwer zu entscheiden, was später mit den einzelnen veröffentlichten Dokumenten passieren soll.
Die einzige Möglichkeit, Ordnung in das entstehende Chaos zu bringen, ist darauf zu achten, dass die entsprechenden Informationen schon bei deren Erstellung erfasst werden.
Bei vielen Informationen wie z. B. Arbeitsanweisungen ist die Nachweisbarkeit ein wichtiges Kriterium und Dokumente aus dem Intranet sind sehr oft die Grundlage von Entscheidungen.
Diese Fragen müssen immer klar beantwortet werden können: Was will der Kunde? Was kann, darf ich zu welchem Preis bis zu welchem Liefertermin anbieten?
Wenn ich nicht das Dokument mit den aktuellen Gebühren/Terminen finde, dann treffe ich möglicherweise im Projekt oder bei der Angebotslegung eine falsche Entscheidung.
Kommt es zu Streitigkeiten, muss man die originalen Anforderungen finden. Wenn Sie geändert wurden, muss man nachweisen können, wer sie verändert hat und wie der Prozess dazu ausgesehen hat.
Wenn man bei Dokument also von Kontrolle spricht, ist damit nicht primär der Inhalt gemeint, denn dieser obliegt der Fachabteilung, sondern der Lebenszyklus des Dokuments.
Bei den meisten Firmen ist es schon seit Jahren üblich im Bereich des Dokumentmanagements bzw. Vertragsmanagement einen kompletten Lebenszyklus abzubilden.
Im Intranet ist dies aber noch nicht üblich.
Und das, obwohl immer mehr der klassischen Dokumentmanagement-Funktionen in das Intranet wandern. Es gibt nur mehr ein System/Portal um auf alle Informationen zuzugreifen.
Aus meiner Sicht gibt es dafür folgende Ursachen:
Diese laissez faire Regelung, gar keinen Lebenszyklus vorzusehen, ist aber absolut nicht mehr zeitgemmäß. Schnell entsteht so über kurz oder lang das gefürchtete Datengrab.
Ein ganz schlechter Ansatz wäre es, nur mehr über geordnete Prozesse Dokumente ins Intranet zu stellen.
Was wir auf keinen Fall verlieren wollen, ist es, dass “jeder mitmachen kann” und es auch macht, weil der Aufwand gering ist und der Mehrwert hoch.
Wenn wir jetzt zusätzlich an die Social Media Funktionen wie Activity Streams, Kommentare, Chats und Bewertungen denken, ist eine Veröffentlichung über Prozesse sowieso unmöglich.
Welchen Prozess will ich hier vorsehen, der nicht eine Behinderung darstellt. Jede Chat-Nachricht über einen Workflow mit Metadaten versehen?
Hier kommen wieder die schon im letzten Beitrag erwähnten Metadaten ins Spiel.
Informationen und Dokumente gehören klassifiziert!
Eine persönliche Notiz, meine eigenen Dokumente, Arbeitsdokumente, Chat-Nachrichten können und sollen anderen Regeln unterliegen als ein Vertrag oder eine gesetzlich geforderte Veröffentlichung.
Wenn man dem Anwender gleich bei der Erstellung entweder über Vorlagen (*weich) oder über Dokumenttypen (*hart) eine Entscheidungsmöglichkeit bietet, lässt sich das Arbeiten wie gewohnt einfach gestalten und dennoch behält man die Kontrolle.
(*weich) Vorlagen sind geduldig, man kann sie ausfüllen oder auch nicht. Wordvorlagen lassen sich zumeist auch ändern. Zuerst wird alles raus-gelöscht was man glaubt nicht zu brauchen.
(*hart) Ein Dokumenttyp besteht aus Metadaten, deren Verwendung er überprüft. Eventuell gibt es dazu noch eine Vorlage. Aber an den Metadaten kommt man nicht vorbei = hart.
Beispiel: Dokumenttypen können bei Verträgen die Eingabe von Metadaten wie Vertragspartner und Vertragsdatum/Ablauf erzwingen aber bei internen Besprechungsprotokollen nur eine Vorlage anbieten.
Vorlagen helfen, weil sie den Anwender an Informationen erinnern können.
Ein Besprechungsprotokoll mit einem Datumsvordruck oder mit dem autom. Erstell- / Modifikationsdatum hilft einfach. Man kann nicht darauf vergessen. Wenn in der Vorlage auch ein Feld für die Besprechungsteilnehmer vorhanden ist, wird es häufiger ausgefüllt, als wenn man mit einem leeren Dokument startet.
Will ich eine verbindliche Veröffentlichung machen, dann brauchen ich einen Prozess, der auch den Ablauf regelt. Dafür sind die Workflow-Systeme optimal. Sie erinnern an Metadaten, an das Erledigen der Aufgabe und im Falle eines Audits lässt sich der gesamte Entstehungsprozess nachvollziehen.
Das System von Hyperwave stellt z. B. automatisch sicher, dass jedes Dokument, das durch einen Workflow veröffentlicht wurde, einen Verweis auf den Workflow bekommt. Ein Auditor, der wissen will woher das Dokument kommt, wann es entstanden ist und wer daran beteiligt ist, braucht nur auf einen Link klicken. Ebenso einfach ist zu erkennen, wer das Dokument überhaupt lesen oder verändern darf.
Gibt man einen Prozess vor bzw. ist ein Prozess in verschiedenen Bereichen die einzige Möglichkeit zur Veröffentlichung von Dokumenten, dann wird er auch eingehalten.
Ein großer Vorteil dabei ist, dass man den Prozess verändern kann und die Anwender folgen den Änderungen. Kein Prozess bleibt für immer gleich. Manchmal bekommt man eine Veränderung mit, aber in der Hektik vergisst man sie gleich bzw. denkt nicht daran, wenn man ein Dokument veröffentlicht. Wie gut, wenn das Workflow-System die neuen Regelungen kennt und auf die Einhaltung achtet.
Selbst für ganz strikte Intranets, in denen jede Information als eine Art Veröffentlichung gesehen wird und geprüft wird, kann man die einfache Erstellung von Informationen mit der Kontrolle verbinden.
Eine Ablagemöglichkeit für alle neuen Dokumente mit einem dahinter gelagerten Qualitätsprozess ist genauso schnell für den Dokumentersteller wie das Speichern auf einem Server-Laufwerk.
Trotzdem wird automatisch jemand eingebunden der die grundsätzlichen Vorgaben z.B. CI, Dokumentdatum usw. prüft.
Eine geordnete Verwaltung des Dokumentlebenszyklus ist somit auch im Intranet einfach umsetzbar und sorgt für eine hohe Informationsqualität.
Bei der Erstellung oder Neueinrichtung des Intranets einmal an den Lebenszyklus gedacht und es läuft ab da an alles rund.
Nur die Information “hier ist das Intranet”, “bitte legen Sie ab sofort Ihre Dokument im jeweiligen Kundenordner ab” ist definitiv zu wenig.
Der kleine Aufwand, sich zu überlegen, welche Prozesse und welche Vorlagen minimal benötigt werden, wird vielfach über die Vorteile wieder hereingeholt.
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Peter Luttenberger