31.01.2021 / in Information Management
Wie verwandle ich ein Marketing Buzzword in etwas was mir in meiner täglichen Arbeit wirklich hilft z. B. weniger unnötige E-Mails, aber mehr relevante Informationen.
1. Schritt die „Folgen“ Funktion
Gute Frage!
Es ist natürlich nicht sinnvoll allen Mitarbeitern im Unternehmen zu folgen, man will ja nicht ständig beim Arbeiten von “irgendwelchen” Benachrichtigungen unterbrochen werden (siehe WOL und Activity Stream). Nicht noch ein weiterer Kanal („Stream“) an Informationen den ich nicht schaffe zu lesen. Nach 3 Tagen 100 ungelesene Neuigkeiten, das brauche ich wirklich nicht.
Die Folgen-Funktion soll mir „qualitativ“ hochwertige Information liefern, Informationen die mir jetzt helfen.
Es ist keine Wissensdatenbank in der ich etwas suche oder nachsehe, sondern ein aktueller, relevanter Nachrichtenkanal.
Das bedeutet daher auch, dass alles was älter als ein Tag ist, nicht mehr angesehen wird!
Es gibt ein paar Ausnahmen, aber auf die gehe ich später ein (-> Projekt nachlese/Übernahme, nach einem Urlaub...)
Meine Empfehlung, basierend auf unseren internen Erfahrungen ~2 Jahre IS/8 Social Media Funktionen im Einsatz, viel “remote work” und den Erfahrungsberichten unserer Kunden.
Empfehlung 1: Ihren unmittelbaren Kollegen!
Jede Information hilft, jede E-Mail die weniger versendet wird, ist ein Gewinn.
Meldungen im Activity Stream haben einen “flüchtigen” Charakter oder anders formuliert sie haben ein automatisches Ablaufdatum, ähnlich wie eine Zeitung. Was interessiert mich das Wetter von gestern?
Viele E-Mails, die man bekommt, sind aktuelle Statusinformationen und nur bedingt wichtige Neuigkeiten.
Beispiele: “ich bin heute bei Kunden X”, “…im Homeoffice”, “komme später”, “…brauche die aktuellen Sales-Powerpoint…”, “Projektmeeting heute um 9h”
Solche Informationen bekomme ich, wenn ich einer Person, einem Projekt oder einer Community folge nicht mehr als E-Mail, sie sind aber im Activity Stream verfügbar, wenn ich sie wirklich benötige. Ich bekomme sie, nur wenn ich sie benötige, das bedeutet ich als Empfänger habe die Hoheit, ich entscheide, was ich lesen will und was nicht. Und ganz wichtig, sie bleiben nicht im E-Mail Posteingang d. h. es ist keine Aufräumarbeit notwendig.
Damit können Sie 40 % der Mails mit einem Empfängerkreis von mehr als 3 Personen ersetzen!
Schauen Sie in Ihren Posteingang, wie viele Mails sind es heute?
Empfehlung 2: Allen(*) Projekten folgen, an denen Ich beteiligt sind
Damit bekomme ich jede Änderung mit, egal ob Aufgabe, Termin oder Dokumentänderung. Ich muss nicht einzelnen Teammitgliedern oder Dokumenten folgen. Ich bekomme auch nur Benachrichtigungen über die Aktivitäten der Kollegen in diesem Projekt und nicht alles was sie sonst noch machen.
Das spart Abstimmungs-Mails wie z.B. “Hallo Team, ich habe das Anforderungsdokument upgedatet” oder “Terminverschiebung” und zahlreihe mehr.
Das bekomme ich automatisch mit, wenn ich dem Projekt folge!
Pro Projekt fallen so bis zu 30 % der E-Mails weg.
(*)Empfehlung 3: Ich empfehlen nicht, dass man allen Projekten (Team Workspaces) folgt, nur weil man dafür verantwortlich ist.
Zumeist benötigen Sie diese Statusinformationen nicht, Sie sind aber im Verteiler, weil Sie der Projektsponsor oder der Vorgesetzte des Projektleiters sind. Wen Sie aber dann doch einmal den aktuellen Stand selbst überprüfen wollen können Sie jederzeit in den Activity Stream des Projektes wechseln.
Generell gilt, für Personen, die für mehrere Projekte verantwortlich sind, aber nicht unmittelbar daran mitarbeiten genügt die Projekt-Status-Ampel. Dann sieht man auf einen Blick bei welchen Projekten Handlungsbedarf herrscht und bekommt nicht für jede der vielen Aktivitäten in den einzelnen Projekt eine Benachrichtigung.
Empfehlung 4: Wichtigen zentralen Dokumenten?
Auftragslisten, Konditionstabellen, Arbeitseinteilungen, Angebotsaufstellungen usw.
Wichtige Regel:
Ein wesentlicher Grundsatz beim Activity-Stream im Unternehmen ist, er soll Sie nicht unterhalten und möglichst lange Ihre Aufmerksamkeit binden (so wie es das Ziel bei Facebook oder ähnlichen Streams ist), sondern wesentliche Informationen, in personalisierter Form, liefern.
Sie können Ihren Activity Stream frei gestalten, in dem Sie die Anzahl der Informationsquellen bestimmen.
Best-Practice unserer Kunden:
10-15 Personen folgen, 3-4 Projekten, 5 Dokumenten und 1-2 Communities
Und wie ist das mit den Communities?
Ich empfehle für die Kommunikation in “Communties” jeweils einen eigenen Workspace anzulegen. Damit können Sie Termine, Aktivitäten und Dokumente für die Community bündeln. Mehr dazu finden Sie in meinem Blogpost Vom Gruppenchat zur Community of Practice.
Soll man dann sofort auch dem Activity Stream der Community folgen?
Bei großen Communities raten wir definitiv davon ab, schauen Sie in die Community, wenn es zeitlich passt. Sie verpassen nichts, alle Informationen sind im Stream der Community.
Hyperwave verfolgt bei den Activity Streams einen Ansatz, der primär für die Arbeit in Unternehmen gedacht ist.
Unsere Activity Streams sind mit der Community, dem Projekt und dem Dokument verbunden und nicht nur mit Ihrem Activity Stream!
Was bedeutet das?
Normale Activity Streams zeigen nur die Informationen von Personen und Projekten, denen Sie unmittelbar folgen, d. h. folgen Sie ihnen nicht sehen sie die Information nie!
Bei uns sind die Informationen/Beiträge immer mit einem Projekt oder Dokument verbunden d. h. selbst wenn ich dem Projekt nicht folge, weil ich zurzeit nicht zu jeder Aktivität eine Benachrichtigung bekommen möchte, kann ich explizit in das Projekt wechseln und mir den zugehörigen Activity Stream ansehen (sofern ich die entsprechenden Rechte habe).
Das bringt mich auch zu einem weiteren Best Practice Punkt:
Empfehlung 5: Wo soll ich die Information veröffentlichen, in meinem Activity Stream, oder in einem Projekt, oder in einem Blog?
Das ist ganz einfach, ist es eine projektrelevante Information dann im Projekt, gehört sie unmittelbar zu einem Dokument, dann beim Dokument.
Das klingt logisch, ist es aber bei normalen Activity Streams nicht. Da dort die Information immer im Stream gespeichert wird.
Bei uns ist Ihr persönlicher Activity Stream aber eine Aggregation der Streams denen Sie folgen.
Somit bleibt die Information immer im zugehörigen Kontext.
Das ist der Vorteil eines Wissensmanagementsystemes, weil durch die Speicherung im Kontext die Information als “Erfahrungsinformation” erhalten bleibt und z. B. einem neuen Projektleiter ermöglicht Entscheidungen und Diskussionen nachzuvollziehen.
Empfehlung 6: Benachrichtigungen anpassen
Wie wollen Sie benachrichtigt werden?
Mit Ton oder nur via Textbenachrichtigung?
Oder wollen Sie auf unterschiedliche Informationstypen unterschiedliche Nachrichten bekommen?
Für jeden Kommentar möchte ich eine Benachrichtigung, bei einem “gefällt mir” brauche ich es nicht.
Jeder kann den Umfang der Benachrichtigungen selbst einstellen.
Einfach ausprobiere: Hyperwave Demo-Server
Falls Sie Fragen oder Anmerkungen haben -> peter.luttenberger@hyperwave.com