10.09.2024 / in Dokumentenmanagment
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind praktisch, nur oft entsprechen vorgegebene Dokument-Definitionen nicht den eigenen Vorstellungen.
Wer muss sich verbiegen: Der Anwender oder das DMS?
Die Antwort ist natürlich klar, das DMS soll angepasst werden können.
Wir sind, mit unserer Möglichkeit beliebige Attribute (z. B. notwendige Attribute RCA) zu unterstützen, sehr großzügig. Das führte zum Teil zu Wildwuchs über die Jahre und insbesondere dazu, dass unterschiedliche Metadaten abhängig vom Publizierort (Collection) eingegeben werden müssen.
Um die Wartung deutlich zu vereinfachen, haben wir deshalb vor einiger Zeit Dokumenttypen mit erweiterter Funktionalität eingeführt, die aber nur von privilegierten Anwendern oder dem Administrator erstellt werden können.
Diese Dokumenttypen fassen auch beliebige Attribute zu einem Typ zusammen.
Damit hat man Flexibilität ohne die Wartbarkeit zu beeinträchtigen. Technisch sind unsere neuen Dokumenttypen auch so in das DMS integriert, dass sie update-sicher sind.
Warum soll man überhaupt eigene Dokumenttypen erstellen?
Nehmen wir z. B. ein Dokument das einen Vertrag repräsentiert. Woher wissen Sie, dass das Dokument überhaupt ein Vertrag ist? Wollen sie immer das Dokument öffnen um die Vertragslaufzeit zu erkennen?
Möchten Sie nicht vielleicht eine Regel erstellen z. B. wenn der Vertrag in einem Monat abläuft dann sende mir eine Erinnerung?
Das geht mit Dokumenttypen.
Welche Metadaten sind bei Ihnen für einen Vertrag notwendig?
Ablaufdatum, Erstelldatum, Vertragsgeber, Status usw…
Natürlich könnte man alle möglichen Attribute vorschlagen aber unsere Erfahrung zeigt je mehr Attribute zur Auswahl stehen um so seltener werden sie ausgefüllt.
Auch für Attribute gilt, manche Dinge kann man automatisch erkennen, aber sehr oft ist es praktisch, wenn man es präzisieren und festlegen kann.
Aus diesem Grund gibt es bei uns Dokumenttypen, die sie als Kunde selber definieren können.
Kann das jeder Anwender?
Im Prinzip ja, aber grundsätzlich gehen wir davon aus (Best-Practice), dass ein SchlüsselanwenderInnen die Dokumenttypen erstellen. Sie sollte das Wissen haben, welche Attribute bei Ihnen wichtig sind.
In meinem Blog-Beitrag von 2017 Hyperwave Blog - Dokumentenmanagement habe ich erklärt, wie man damals schon Dokumenttypen erstellen konnte. Das hat gut funktioniert, aber natürlich haben wir die Funktionalität in den letzten Jahren deutlich verbessert.
Wir empfehlen daher nur mehr die neue Variante zu verwenden, auch wenn die alte Methode weiterhin funktioniert. Die neue Variante ist einfach besser anzupassen und bietet mehr Funktionen.
Hinweis: Das Einzige, was nicht geht, ist am selben Ordner/Collection beide Varianten zugleich zu verwenden. Das haben wir unterbunden, damit immer klar ist, welche Definition des Dokumenttyps gilt und somit die Metadaten einheitlich sind.
Wie erstellt man bei uns einen Dokumenttyp?
Als privilegierte(r) AnwenderIn, d.h. Mitglied der Gruppe die Dokumenttypen erstellen darf, können sie jederzeit einen Dokumenttype anlegen oder verändern.
Hinweis: Der Name der Gruppe ist „hw_objecttypes_administrators“.
Im Hyperwave-Benutzerhandbuch ist im Abschnitt 5.11 “Definieren eines publizierbaren Dokumenttyps” alles Schritt für Schritt ausführlich erklärt.
Der einfache Ablauf zur Erzeugung eines Dokumenttypes ist wie folgt:
Schritt 1
Es gibt eine besondere Collection, in der Dokumenttypen angelegt werden können und in der man auch alle bereits vorhandenen Dokumenttypen findet.
Der Pfad zu dieser Collection: System-Collection->Objekt-Typen
Hinweis: Natürlich gilt auch bei Dokumenttypen das Hyperwave Rechte-Management, d.h. Dokumenttypen können mit Rechten versehen werden.
Einen neuen Dokumenttyp kann man entweder durch Duplizieren eines vorhandenen oder durch das Publizieren eines neuen Dokumenttyps erzeugen.
Als erstes muss man einen eindeutigen Namen für den Dokumenttyp festlegen. Zusätzlich kann man auch eine Beschreibung eingeben. Das hilft den Anwendern später bei der Auswahl des richtigen Dokumenttyps.
Damit sind schon alle wesentlichen Schritte erledigt.
Schritt 2
Jetzt muss man noch die gewünschten Attribute und das Icon, das man als Symbol für den Dokumenttyp verwenden möchte, definieren.
Auch das ist sehr einfach. Man navigiert in die neu entstandene Collection (Ordner), sie hat den Namen des Dokumenttyps.
In diesem Ordner wurde automatisch eine Beispieldefinition, die man nur an die eigenen Wünsche anpassen muss angelegt.
Wie geht man dabei vor?
Zuerst das Dokumenttyp-Icon uploaden.
In meinem Beispiel habe ich “rundschreiben.png” verwendet.
Dann die Definition des Dokumenttyps in der Datei “definitions.js” anpassen.
Meine Beispieldefinition für ein Rundschreiben sieht folgendermaßen aus:
icon: "rundschreiben.png"
Das ist das icon/Symbol das ich verwenden möchte.
template: "rundschreiben_vorlage"
Mein Rundschreiben soll aus einer Vorlage (einem WCM-Dokument) erstellt werden.
“Rundschreiben_vorlage” ist in meinem Beispiel der Name dieser Vorlage und ich habe sie ebenfalls in der Dokumenttypcollection abgelegt.
searchresults_filter: true
Ich möchte selbstverständlich nach diesem Rundschreibendokumenttyp in den Suchresultaten filtern können.
searchresults_listing: ["Rundschreiben_Datum", "Ersteller"]
In den Suchresultaten soll mir das Datum des Rundschreibens und der Ersteller angezeigt werden.
Und für das Rundschreiben habe ich folgende Attribute/Metadaten definiert:
attributes: [
{
name: "Rundschreiben_Datum",
type: "HW_API_Date",
caption: ["en:Date of the circular letter",
"ge:Datum des Rundschreibens"],
Das Datum soll zwingend eingegeben werden:
necessity: "required",
Und nach dem Datum möchte ich auch unbedingt sortieren können:
hints: {
sortable: true,
dateview: "date"
}
},
Der Ersteller soll optional ausgewählt werden können, muss aber nicht eingegeben werden.
{
name: "Ersteller",
type: "string",
caption: ["en:invoice type",
"ge:Ersteller des Rundschreibens"],
values: [{value:"intern",
caption: ["en:Company internal",
"ge:Firmenintern"]},
{value: "Verbandsrundschreiben",
caption: ["en:federal circular",
"ge:Verbandsrundschreiben"]}]
}
]
Schritt 3
Damit ich sicher sein kann, dass alles so funktioniert wie ich möchte, kann ich den neuen Dokumenttyp im Test-Modus ausprobieren.
Einfach den Test-Modus Schalter aktivieren.
Jetzt kann ich z. B. in meiner Homecollection schon ein Dokument vom Typ Rundschreiben erstellen
Schritt 4
Wenn alles passt einfach die Einstellung für alle Anwender aktivieren!
Fertig!
Es sind wenige Schritte und man muss sie nur einmal machen.
Ein paar weitere Beispiele für Dokumenttypen die bei vielen unserer Kunden, aber jeweils individuell, zusätzlich zu Verträgen und Besprechungsnotizen verwendet werden.
Bsp. Rundschreiben
Wird gerne verwendet, um es den Redakteuren so einfach wie möglich zu machen. Die Vorlage und die notwendigen Metadaten sind vordefiniert. Fehlerquellen werden minimiert und alle Rundschreiben haben einen einheitlichen Look.
Das Rundschreiben-Template hat zumeist einen Abschnitt für eine kurze Zusammenfassung um was es im Rundschreiben geht und eine Auswahl der Zielgruppe. Nur diesen Personen wird das Rundschreiben standardmäßig als Neuigkeit vorgestellt. Veröffentlichungsdatum und Gültigkeitsdauer sind ebenfalls wichtig und mit Standardwerten vorbelegt. Zum Schluss gibt es noch ein Feld für den Ansprechpartner, falls man eine Rückfrage zum Rundschreiben hat.
Bei manchen Kunden findet man noch Anhänge, die direkt Bestandteil des Dokumenttyps sein sollen.
Bsp. Fachinformation
Wenn es Neuigkeiten für spezielle Bereich gibt.
Festgelegt werden der Bereich für den die Fachinformation gilt und damit auch implizit die Zielgruppe für die Verteilung (Bsp.: Vertrieb, Backoffice, Kundenberatung, Motorsteuerung, Risikomanagement, Immobilen, Human Resources, Legal,….)
Jetzt folgen Thema und Gültigkeit und sehr häufig ein Wiedervorlagedatum. Fachinformationen sollen immer up-to-date gehalten werden.
Bsp. Dringende Neuigkeit
Für alle im Unternehmen relevant.
Das essentielle Attribut ist die Wichtigkeit: Alarmmeldung, hohe Wichtigkeit, Mittel, zur Information für alle.
Der Inhalt besteht aus Titel und der Beschreibung sowie einem Ansprechpartner für Rückfragen.
Ganz wichtig ist bei dringenden Neuigkeiten. dass die Gültigkeit, möglichst kurz ist. Wie bei Lawinenwarnung gilt, sie werden ignoriert, wenn die Tafel das ganze Jahr am selben Ort steht.
Zur Dokumentenlenkung kann man dann entweder direkt einen Workflow starten oder es automatisch über Abgabeboxen(Droboxen) erledigen lassen. Aber das ist ein Thema für einen weiteren Blogbeitrag.
Für Fragen, Wünsche und Anregungen stehe ich gerne zur Verfügung -> Peter Luttenberger
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