20.11.2019 / in Intranet
Im letzten Blogbeitrag habe ich kritisch hinterfragt, ob “Sie” ein passender Kunde für uns sind, heute möchte ich beschreiben, wie aus unserer Sicht ein passender Kunde aussieht.
Dieser Beitrag ist auch die Vorstufe zur Antwort auf den Blogbeitrag “Wozu braucht man Hyperwave?”.
Sie haben eine Sammlung von Dokumenten, die für alle (oder viele) Mitarbeiter wichtig ist. Bisher liegen diese Dokumente auf diversen Laufwerken, auf Ihrem Notebook, auf Fileshares, Servern usw.
Sie haben zusätzlich einige HTML-Webseiten (= ihr bisheriges Intranet) mit allgemeinen Informationen. Einige der Seiten werden häufig upgedatet, die meisten Sachen sind alt.
Einzelne Arbeitsgruppen verwalten ihre eigenen Daten.
Sie möchten Informationen zielgerichtet verteilen.
Es gibt Prozesse (auf Papier) für die Dokumentenlenkung (Freigabe, Veröffentlichung, Archivierung), es gibt Vorschriften für die Aufbewahrung.
Sie haben Projektformulare, Urlaubsantragsformulare, Mitarbeiterprozesse, Umlaufverfahren usw. im Einsatz.
Vieles ist noch nicht digital organisiert, für einen Neueinsteiger oder Aussenstehenden macht es einen chaotischen Eindruck. Klar, jeder, der 10 Jahre dabei ist, kennt die Abläufe, weiß, wer wann gefragt werden muss, wo welche Dokumente abgespeichert werden und wie die Rechte vergeben werden.
Prozesse und Handbücher in Word/PDF-Format sind zwar schon ein richtiger Schritt, aber nicht viel besser als die guten alten Leitz-Ordner.
Mag sein, dass ein Neueinsteiger das Unternehmenshandbuch als PDF einmal durchliest, aber bei der x-ten Änderung wird er es nicht mehr machen. Jeder der das Prozesshandbuch gelesen hat, merkt sich den Prozess, eine Änderung kommt zumeist aber nicht an.
Dokumente sind nur per Namen auffindbar, wehe er ändert sich, Vorgänger und Nachfolger kennt nur der jeweilige Ersteller.
In ihrem Arbeitsalltag haben Sie einige Projekte gleichzeitig am Laufen und Sie müssen sich mit Kollegen, Partnern, externen Zulieferen und Kunden abstimmen.
Eigentlich wollten Sie und Ihre Kollegen schon immer eine Wissensdatenbank aufbauen oder zumindest ein Unternehmenshandbuch erstellen.
-> Hervorragend, für genau diese Anforderungen haben wir eine Lösung, die Sie in 1-2 Tagen implementieren können!
Das geht nicht, meinen Sie?
Ablaufplanung (Intranet in 2 Tagen)
Vorteil: dann wissen Sie in 3 Jahren, wie alt das Dokument wirklich ist!
Heute wissen viele unserer Neukunden nicht wie alt/relevant ein Dokument ist. Das Filedatum ist häufig nicht aussagekräftig.
Die einfachste Möglichkeit für den Import ist es, am Hyperwave Server eine Collection (Sammlung) “Dokumentenbibliothek” anzulegen und die Daten strukturiert in diese Collection abzulegen.
Sinnvoll wird nach Abteilungen, Produkten strukturiert, entsprechende Rechte (für Gruppen) vergeben und fertig
Damit haben Sie noch keine große Ordnung geschaffen aber alle Daten sind sofort(!) über die Volltextsuche auffindbar.
Vorteil: Sie können schon Ihre Anwender mit dem “neuen” Intranet arbeiten lassen.
Das ist die Lösung für “wo finde ich eigentlich”…
Wenn sich Ihre Anwender nach einiger Zeit an diese Startseite, d.h. an die Suche gewöhnt haben, können Sie die Startseite beliebig erweitern. Damit die Anwender die Suche nicht vermissen, können Sie sie darauf hinweisen, dass Sie in Hyperwave jederzeit eine Suche starten können. Im rechten oberen Eck findet man immer die Suche, sie muss nicht explizit auf einer Seite eingebunden sein.
Jetzt reichern wir die Startseite schrittweise an
Vorteil: zumindest die E-Mail-Newsletter, die an alle(Abteilung/Firma) gehen, brauchen sie nicht mehr täglich verschicken -> weniger E-Mails 
Die Informationen können mit Sichtbarkeitsvermerken/Gültigkeiten versehen werden.
Im nächsten Teil beschreibe ich dann, wie ein weiterer “Idealer Kunde” aussieht bzw. wie man das Intranet auf die nächste Stufe hebt.
Und es geht um folgende Dinge:
PS: wie immer freue ich mich über altmodische E-Mails: plutten@hyperwave.com