Social Media im Unternehmen: Unser Lösungsansatz

In meinem letzten Beitrag habe ich Social Media, bzw. die Anwendung im Unternehmen kritisch hinterfragt. Heute möchte ich unseren Ansatz zu Social Media vorstellen. Das mache ich auch deshalb, weil unsere nächste Release den Schwerpunkt Social Media hat.

Informationsfluss versus Ablenkungslawine

Wofür steht Hyperwave?

„Wir steuern den Informationsfluss im Unternehmen”

Und dazu gehört auf alle Fälle, daß man weiß was vor sich geht. Was läuft aktuell? Es ist vollkommen klar, dass ich am Laufenden bleiben möchte. Ich möchte aber so informiert werden, daß es mich nicht bei meiner Arbeit stört! Ich will nicht noch weitere hunderte E-Mails bekommen. Dennoch interessiert mich was im Projekt x läuft und was mein Kollege, der sich mit einem auch für mich relevanten Thema beschäftigt, macht.

Eine Lösung, die auch wir bisher verfolgt haben, ist es jeden Tag eine E-Mail mit der Zusammenfassung der Neuigkeiten aus Projekt x zu verschicken. Das ist nicht störend und ich bleibe auf dem Laufenden. Aber diese Variante hat auch zwei Nachteile. Erstens bekomme ich sowieso schon zu viele Mails und wenn ich mit einer vollen E-Mail-Eingangsbox meinen Arbeitstag starte lösche und/oder verschiebe ich alle nicht unmittelbar für mich relevanten Mails sofort, um überhaupt Licht am Ende des Tunnels zu sehen – und dazu gehören natürlich auch diese Zusammenfassungen. Kann ich ja später lesen, denke ich mir – was aber nie geschieht. Zweitens: Neuigkeiten von Gestern sind “alt”, ähnlich wie die Tageszeitung von Gestern.

Direkte Einbindung ins aktuelle Geschehen

Unser neuer Lösungsansatz ist es, für aktuelle Informationen, die nicht zwingend gelesen werden müssen aber dennoch für eine bestimmte Gruppe relevant sind, den Activity Stream zu verwenden. So kann ich einer Person oder einem Projekt oder einer Community folgen und erfahre in Echtzeit, was es Neues gibt. Und zusätzlich habe ich die Möglichkeit, die Aktivität zu bewerten (Like) oder einen Kommentar abzugeben. Es ermöglicht schnelles “feedback”, ist sehr einfach zu bedienen und ich bleibe im Kontext meiner Arbeit und werde nicht gestört.

Wie sieht es mit den Zugriffsrechten aus?

Jeder folgt dem Vorstand – aber darf auch jeder alle Aktivitäten des Vorstands sehen? Natürlich nicht, denn bei Hyperwave greift immer das Rechte-Management: Informationen, die ich nicht sehen darf, bekomme ich nicht präsentiert – egal ob ich danach suche, ob ich der Person, die sie erstellt, folge oder ob ich durch „Zufall” einen Link auf die Information bekomme. Zusätzlich unterscheiden wir prinzipiell zwischen den Statusinformationen, die jemand explizit für „alle” seine Follower veröffentlicht (Stichwort: Microblog) und den Informationen, die er an anderer Stelle erstellt oder bearbeitet.

Was zählt, ist das Projekt

Während z.B. Facebook primär auf dem Folgen von „Personen“ basiert, legen wir in Hyperwave mehr Wert auf Themen und Projekte – d.h. ich folge einem Projekt, egal wer daran teilnimmt. Gerade im Firmenumfeld gibt es bei vielen Themen wechselnde Mitarbeiter, externe Partner und da möchte ich nicht einzelnen Personen folgen sondern genau dem Projekt.

Damit kann ich den Aktivity Stream auf meine Bedürfnisse einschränken.

Somit liegt unsere Lösung zwischen Facebook und Slack (siehe Blogpost vom letzten Jahr).

Wichtig und hilfreich – insbesondere wenn man Informationen sucht – ist es, dass Hyperwave die Activity Stream-Informationen wie jedes andere Element verwaltet, d.h. sie werden Volltext-indiziert, sind suchbar und mit Rechten versehen.

Unsere interne Erfahrung (wir verwenden unsere neue Release schon seit ca. 2 Monaten) ist sehr positiv und zeigt, dass die Zusammenarbeit schneller und spontaner abläuft und die Anzahl der Mails verringert wird.

Hyperwave Team Workspace versus Teams, Slack & Co...