07.03.2021 / in Information Management
Den digitalen Wandel im Unternehmen - das wollen wir!
Bei jedem Changemanagement gibt es immer zwei Aspekte, einmal die technische Umsetzung und als Zweites die Anwendung der Neuerung.
Technisch ist der digitale Wandel wie ein Projekt planbar und umsetzbar.
Die Anwendung jedoch, der psychologische Aspekt, ob der Wandel auch gelebt wird, ist nicht so leicht vorhersehbar.
Zumeist liegt das Augenmerk auch nur auf den technischen Herausforderungen der Umstellung.
Man denkt, ist alles einmal installiert und umgestellt werden es die Mitarbeiter schon verwenden.
Leider entspricht diese Annahme nicht der Praxis!
Wie man Mitarbeiter anregt, die neuen Möglichkeiten zu nutzen, nicht nur zu akzeptieren oder noch schlimmer, sie einfach abzulehnen, wird kaum in Changemanagement Projekten berücksichtigt.
Wir als Hersteller, der den technischen digitalen Wandel bei Ihnen unterstützt, sind dann häufig mit den negativen Auswirkungen der Tatsache konfrontiert, dass auf das “Mitnehmen” der Mitarbeiter vergessen wurde, beispielsweise bei Social Media Funktionen.
Was ist also ein häufiges Problem bei der Anwendung von Social Media Funktionen im Intranet?
Facebook und Google sind als Datenkraken bekannt. Skandale wie der rund um Cambridge Analytica
haben viele wachgerüttelt.
Privat ist zwar jeder gerne bereit, alle Informationen über sich selbst freiwillig preiszugeben. Von der ersten Ultraschallaufnahme bis zum Sterbefoto der Oma ist alles im Netz verfügbar. Jede Minute wird getrackt und wir zücken das Handy, wenn Mark Zuckerberg uns mit einem sanften Rüttler oder einem netten Pieps daran erinnert, wieder einmal nachzusehen, was es Neues gibt.
Im Berufsleben aber meinen wir restriktiv sein zu müssen. Klar, da habe ich die Zügel in der Hand, da will ich nicht getrackt werden.
Eine nachvollziehbare Einstellung. Leider ist sie in einigen Punkten falsch. Alle diese “privaten” Tätigkeiten fließen natürlich in ihr soziales Profil ein. Whatsapp und Facebook erlauben zwar “private” Gruppen, aber auch jede Information, die sie dort “privat” veröffentlichen darf Facebook nutzen, d. h. auswerten, Sie haben dem zugestimmt sobald Sie diese Plattformen nutzen. Jedes Like (Facebook-Icon), auch auf anderen Webseiten, wird von Facebook ausgewertet
Nun, es geht darum, den Wissensstand der Mitarbeiter mit den Möglichkeiten der Werkzeuge in Einklang zu bringen.
Wenn Sie heute ein Bild Ihrer dreijährigen Tochter in einer privaten Gruppe an Oma und Opa versenden, ist das Bild Facebook bekannt und Facebook kann Ihre Tochter mit hoher Wahrscheinlichkeit für immer identifizieren.
Wann immer jemand ein Bild mit Ihrer Tochter auf Facebook stellt, wird Facebook Ihre Tochter erkennen und somit Daten sammeln und eine Zuordnung machen. Ganz egal, ob das Foto beruflich oder privat gemacht wurde.
Wenn das Intranet on-premise, d. h. von Ihnen betrieben wird, gibt es keinen Datenaustausch mit Facebook, Google, Microsoft und Co!
Das Intranet muss strengeren Auflagen genügen und dessen Betrieb wird nicht durch Werbung und Verkauf von Nutzerdaten finanziert. Dennoch sind viele Mitarbeiter nicht bereit, Basisinformationen für alle zur Verfügung zu stellen.
Eine verkehrte Welt, finden Sie nicht auch?
Wir diskutieren bei der Einführung jeder neuen Social Media Funktion immer mit vielen unserer Kunden, ob man sie ausschalten soll oder nicht.
Das hat bei den Dokumentbewertungen - und das, obwohl das Feedback die wichtigste Währung für Informationen ist - begonnen und geht jetzt aktuell über in die Diskussion um den “online” Status von Personen.
Ein Chat ist für mich seit meiner Studienzeit vor über 30 Jahren eigentlich ein übliches Tool, aber noch heute sind einige der damit verbundenen Funktionen für manche Anwender erklärungsbedürftig.
Ein Beispiel — der Chat ist für mich eine schnelle Form der Kommunikation. Im Vergleich dazu ist ein Blogbeitrag eine langsame Form der Kommunikation. Man liest den Beitrag und kann antworten, wann immer man will. Es ist interessant, wann der Blogbeitrag veröffentlicht wurde, man will ja keine allzu alten Beiträge lesen, aber mehr als das Datum ist nicht notwendig.
Bei einem Chat ist das anders, da will ich mich sofort mit jemanden unterhalten, d. h. ich muss wissen, ob mein Gegenüber online ist und überhaupt die Chance hat, sofort zu antworten!
Natürlich braucht jeder die Möglichkeit einstellen zu können, jetzt beschäftigt zu sein und nicht gestört werden zu wollen. Aber wenn ein Kollege verfügbar ist, möchte ich das erkennen. Ich starte keinen Chat, wenn ich schon weiß, der Mitarbeiter wird nicht (zeitnah) antworten.
Folglich muss ich wissen, ob jemand online ist oder nicht. Bekomme ich diese Information nicht angezeigt, ergibt der Chat nur sehr wenig Sinn.
Da kann die Geschäftsführung so viel von digitaler Transformation sprechen, wie sie will — es wird von den Leuten nicht angenommen werden. Nach den ersten x Versuchen, die ins Leere gehen, weil mein Gegenüber nicht antwortet, weil er gar nicht erreichbar ist, interessiert die Funktion die Mitarbeiter bereits nicht mehr.
Das Ganze soll nur als Beispiel dafür dienen aufzuzeigen, dass ein Werkzeug nur dann nützlich sein kann, wenn sich auch die Unternehmenskultur der neuen Welt anpasst, ähnlich wie bei der Automatisierung von Prozessen.
Dokumentenmanagement, Wissensmanagement und Intranet-Lösungen sollen Ihnen beim Digitalisieren, Vernetzen und beim intelligenten Informationsmanagement helfen. Das kann nur sinnvoll funktionieren, wenn Anforderungen, Möglichkeiten und Prozesse im Einklang sind.
Meine Erklärung, um Ängste bezüglich Überwachung beim Online-Status auszuräumen, ist einfach: Der Online-Status eines Mitarbeiters ist eine aktuelle Momentaufnahme und wird nicht gespeichert und auch nicht ausgewertet
Eine ähnliche Geschichte gibt es übrigens auch zu den Activity Streams aber dazu mehr in einem anderen Blogbeitrag.
Peter Luttenberger