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Wissensmanagement einfach eingeführt Teil 3

09.09.2021 / in Knowledge Management

In den Teilen 1 und 2 habe ich gezeigt, welche Vorteile ein Wissensmanagement-System (WMS) bietet.

In diesem Teil möchte ich eine Vorgangsweise für den Aufbau eines WMS vorschlagen.

Einfache und bekannte Methoden helfen beim Start

Wenn man eine neue Vorgangsweise im Unternehmen etablieren möchte, die von vielen Kollegen genutzt werden soll, ist es am besten, wenn man auf Bekanntes aufbaut und die Funktionsweise so einfach wie möglich gestaltet ist.

Welches Wissensmanagementsystem kennt jeder?

ZettelkastenDer Vorläufer oder Vorgänger von Wissensmanagementsystemen ist der Zettelkasten.

Der Soziologe Niklas Luhmann hat ihn perfektioniert. Ich beziehe mich in diesem Beitrag nicht auf Luhmanns Veröffentlichungen zur “Theorie der Gesellschaft”, sondern auf die Methode, die er für die Erstellung seiner unzähligen Bücher verwendet hat, nämlich seinen berühmten “Zettelkasten”.

Dieser “Luhmann-Zettelkasten” erlebt in den letzten Monaten ein richtiges Revival. Egal ob elektronisch oder altmodisch auf Papier. Auf YouTube findet man zahlreiche Videos und viele neue Bücher behandeln den Zettelkasten.

Ich möchte hier nur 2 Beispiele auflisten:

Worum gehts im Zettelkasten. Die kürzestmögliche Erklärung:

  1. Wann immer man etwas liest, soll man eine Notiz (wichtig!) in eigenen Worten erstellen. Das ist eine sogenannte flüchtige Notiz
  2. Später bearbeitet man diese Notizen und generiert aus jeder einzelnen Idee eine eigene kurze Notiz. Diese neuen Notizen, die sogenannten permanenten Notizen, sollen so verfasst sein, dass man ohne andere Informationen versteht, um was es geht (Vollständigkeit)
  3. Jetzt werden die Ideen (permanente Notizen) in den Zettelkasten eingeordnet, und zwar dort wo sie thematisch dazugehören. Man verlinkt die Notiz mit anderen passenden Notizen und nimmt dazu die Struktur oder einen Index als Ausgangsbasis um die thematisch zugehörigen Notizen zu finden.

Verlinkungen

Bei einer Suche im Zettelkasten findet man so alle zusammenhängenden Informationen und Ideen.

Beruflich denke ich häufig in Projekten, wenn ich also eine Idee mit einem Projekt verbinde (kann auch nur eine Projektidee sein), ist die Chance viel größer sie wiederzufinden bzw. im entscheidenden Moment daran zu denken, als wenn ich die Idee alleine ablege.

Ein einfaches Beispiel: Wenn ich die FAQ für Projekte automatisch bei jedem Projekt, das neu angelegt wird, mitverlinke ist sie einfach verfügbar und die Wahrscheinlichkeit um ein Vielfaches höher, dass jemand bevor er die “Hotline” anruft, dort nachsieht.

Suchen und Finden

Zumeist ist es nicht das Problem, dass es keine Informationen zu einem Thema gibt, sondern die gesuchte Information dann zu finden, wenn man sie braucht.
Es gibt unglaublich viel Erfahrungswissen (und entsprechende Dokumentationen) im Unternehmen, aber wer weiß schon wo?

Unsere tägliche Arbeit besteht zu einem Gutteil aus “Suchen” nach Informationen.

Zurück zum Zettelkasten

Selbst wenn man von den Vorteilen überzeugt ist, ist das Problem, wie binde ich die wesentlichen Grundprinzipien ohne großen Mehraufwand in meine tägliche Arbeit ein?

Wie wird aus einem Schuhkarton, in dem man Zettel ablegt, ein Wissensmanagement System?

Oder anders formuliert, wie wird aus einer Dokumentensammlung ein Intranet(=Wissensmanagement)?

  • Schritt 1, alle Dokumente, Besprechungsnotizen, E-Mails und sonstige Informationen geordnet ablegen. Das erinnert ein wenig an Luhmanns flüchtige Notizen nur sind sie nicht flüchtig im Luhmannschen Sinn. Sie bleiben erhalten weil Sie zum Projekt gehören, aber werden nicht als permanente Notizen in der Wissensdatenbank abgelegt.

  • Schritt 2, Kontext erfassen, d. h. die Verlinkung mit bestehenden Informationen auch bei flüchtigen Informationen.
    Direkt beim Speichern oder Anlegen der Information werden die Metadaten vergeben. Zu welchem Projekt gehört sie, um was geht es usw.
    Beispiele: Zu welchem Gerichtsurteil gehört meine Anmerkung? Auf welche Anfrage bezieht sich mein Angebot usw.

Parallel zu dieser Ablagestruktur (Projektordner) sollte es eine Wissensdatenbank (Zettelkasten) geben.

Über einen kleinen geordneten Prozess (Schritt 3) ordnet man dann wesentliche Ergebnisse (Ideen, Zusammenfassungen etc.), als eine Form der permanenten Notizen (Luhmann), zu den Themengebieten.

Über diesen Prozess kann man auch zusätzliche Verknüpfungen anlegen (z. B. weitere Themengebiete) die nicht offensichtlich sind. Wenn man sich gerade mit einer speziellen Thematik befasst hat, weiß man natürlich viel mehr als jemand, der später diese Information sucht.

Somit könnte z. B. bei den Vorlagen zu einem Mietvertrag gleich eine Anmerkung auf eine Änderung im neuen Mietrecht verlinkt sein. Also nicht nur das Mietrecht als solches, sondern bereits eine Interpretation eines Kollegen.

Oder bei neuen Produkten eine Erklärung eines Kollegen für einen Anwendungsfall bei einem seiner Kunden.

Welche Vorteile bietet diese Methode?

  1. Man kann zielgerichtet (Themengebiet) Mitarbeiter über Neuigkeiten informieren
  2. Die Suche in der Wissensdatenbank ist auf die wesentlichen Informationen reduziert und zeigt nicht alle, eigentlich nur “flüchtigen”, Informationen (nur 10 statt 1000 Ergebnisse). Aber selbst die flüchtigen Informationen sind über die Verlinkung im Bedarfsfall dennoch leicht zu finden
  3. Einfach in den Arbeitsprozess integrierbar. Ich kann wie gewohnt arbeiten und beliebig Dokumente ablegen. Nur finale oder besonders wichtige Informationen (*) werden in der Wissensdatenbank abgelegt.

(*) Natürlich ist die Information wichtig, dass es heute zwischen 10 und 11h zu Ausfällen der Internetanbindung kommen kann, aber das ist dennoch keine Information für die Wissensdatenbank. Suche ich in der Wissensdatenbank nach Internetanbindung will ich eine Anleitung für den Zugang finden und nicht alle Störungs-, Update- etc. Meldungen der letzten Jahre.

Die “digitale” Version des Zettelkastens bietet unzählige Vorteile:

  1. Eine Neuordnung der Dokumente, ohne dass die Verlinkungen verloren gehen, ist jederzeit möglich
  2. Volltextsuche, egal auf welchem Zettel es steht. Ich muss nicht ausschließlich über die Struktur/Index suchen. Anmerkung: wenn bei einem klassischen Zettelkasten ein Zettel falsch eingeordnet ist, ist er praktisch für immer verloren, d. h. wird niemals mehr gefunden
  3. Zusätzliche Verlinkungen oder Änderungen sind jederzeit möglich
  4. Erweiterungen der Texte sind immer möglich
  5. Automatische Erinnerungen z. B. Wiedervorlagen (ist die Information noch gültig?) sind einfach möglich
  6. Zugriff von mehreren Personen zugleich und von jedem beliebigen Ort aus
  7. Einfaches Backup
  8. Kostengünstig in der Verwaltung
  9. Wissenssicherung
  10. Anregung zur Mitarbeit. Die Wissensträger können einfach ihr Wissen teilen
  11. Bewertungen / Qualitätssicherung

Wenn man in seinem Intranet eine derartige Wissensdatenbank anlegt, empfehlen wir eine einfache Grundstruktur vorzugeben.
Da man die Struktur im Nachhinein ändern kann, ist der erste Entwurf nicht so wichtig. Eine einfache Struktur hat den Vorteil, dass sie sofort verstanden wird. Im Laufe der Zeit wird sie sich selbständig erweitern, wenn mehr Informationen abgelegt werden.

Vorschläge für die Grundstruktur:

  • Rechtsgebiete (Anwaltskanzlei)
  • Produkte
  • Dienstleistungen
  • Services
  • Modellreihen
  • Projekttypen
  • Kunden
  • Gebäudetypen (Hausverwaltung / Architekturbüro)

Das Ablegen in der Wissensdatenbank sollte möglichst einfach sein. Ein einfacher Workflow der den Anwender bei der Eingabe der Metadaten und beim Ablegen im richtigen Kontext unterstützt ist dabei sehr hilfreich.

Beispiel: Ein Dokument markieren und den Wissensmanagement Workflow starten. Im Workflow werden die Metadaten wie Ansprechpartner, Gültigkeitsdatum und vielleicht eine kurze Beschreibung, um was es im Dokument geht, sofern nicht aus dem Titel sofort ersichtlich, erfasst. Zum Abschluss noch den Kontext d.h. die Zugehörigkeit des Dokuments zu einem oder mehreren Wissensgebieten definieren.


Wenn Sie sich für ein einfaches Beispiel eines derartigen Wissensmanagement interessieren, kontaktieren Sie uns.


Peter Luttenberger

 

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