17.05.2021 / in Knowledge Management
Im 1. Teil zum Thema Wissensmanagement habe ich beschrieben wie wichtig die Verknüpfung (Verlinkung) von Dokumenten ist, da wir primär durch die Verbindung von neuen Informationen mit dem, was wir bereits wissen (Assoziation)lernen.
Das gilt natürlich auch wenn wir Informationen suchen.
Wenn wir etwas suchen, haben wir eine bestimmte Vorstellung von dem, was wir als Ergebnis erhalten wollen. Wenn wir aber nicht alles, was dabei berücksichtigt werden muss kennen, suchen wir auch nicht danach. Daher ist es wichtig, wenn die Suchresultate mit weiteren, zu diesem Thema passenden Informationen verknüpft sind.
Ein Beispiel dazu:
Wenn man das Projektangebot von einem älteren Projekt sucht, weil man es als Vorlage für ein neues Angebot verwenden möchte, wäre es optimal, wenn das “Lessons Learned” Dokument mit dem alten Angebot verknüpft ist.
In dem Moment, wenn ich das alte Angebot suche, denke ich nicht an das “Lessons Learned” Dokument bzw. weiß gar nicht, dass es existiert, ich möchte ja nur so schnell als möglich ein neues Angebot erstellen.
Beim Erstellen des neuen Angebotes ist es natürlich wichtig, die Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten, die möglicherweise ein anderer Projektleiter gemacht hat, zu berücksichtigen.
Im “alten” Projektangebot waren die Erfahrungen natürlich noch nicht erhalten. Im “Lessons Learned” Dokument aber schon.
Somit ist es wichtig, beide Dokumente zu finden.
Damit wird die Wahrscheinlichkeit, wenn man ein neues Projektangebot erstellt, dass nicht einfach nur das Angebot kopiert, sondern auch die Erfahrung aus dem vorangegangenen Projekt berücksichtigt wird deutlich größer.
Dokumente - jeden Tag mehr…
Je mehr Dokumente in einem Server oder im Intranet gespeichert sind, desto wichtiger ist es, nicht nur eine verlässliche Ablage mit Rechteverwaltung und Versionskontrolle zu verwenden, sondern auch die Möglichkeit, diese Sammlung von unzusammenhängenden Dokumenten in ein “Wissensnetz” zu verwandeln.
Anmerkung: Unter einem Wissensnetz verstehen wir von Hyperwave schlichtweg die richtige Verknüpfung der Dokumente miteinander (Netz).
Fileserver sind dafür nur schlecht geeignet. Das Verknüpfen von Dokumenten und das Erstellen von Notizen oder Kommentaren zu Dokumenten wird zumeist nicht unterstützt.
Kommt es später zu Umstrukturierungen, werden auch die losen Verbindungen, die sich nur aus der Ablagestruktur, d. h. dem Ordner, in dem das Dokument gespeichert ist, ergeben, vollständig zerstört.
Die gut gemeinte Idee eines Kollegen, alle Anforderungsdokumente und alle Projektangebote in jeweils einem Ordner zusammenfassen, zerreißt die Verbindung zwischen den beiden Dokumenten.
Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen an dem dieses Problem Fehler verursacht und Suchzeiten unnötig vergrößert.
Fazit:
Wenn die Zusammenhänge, d. h. die Gründe wofür die einzelnen Dokumente gebraucht werden, nicht mehr zu erkennen sind, wird es Zeit, sich nach einem Wissensmanagementsystem umzusehen.
Da die Investition in ein neues System immer mit Kosten verbunden ist, wird häufig ein scheinbar logischer und kostengünstiger Ersatzansatz ausprobiert.
Damit meine ich die Datenreduktion. Alles Löschen was nicht gebraucht wird.
Eine gute Idee, aber schwierig in der Umsetzung!
Das Löschen ist immer mit einer Vorstufe, nämlich der Datenanalyse verbunden. Es wird versucht, über eine Statistik - z. B. wie oft ein Dokument im Zeitraum x aufgerufen wurde - festzustellen, ob es zukünftig noch benötigt wird oder nicht.
Eine simple Entscheidung lautet oft: „Wurde das Dokument innerhalb von x Monaten nicht verwendet, kann es gelöscht werden!“
Diese Herangehensweise greift in den meisten Fällen zu kurz, reine zeitliche Einschränkungen können nur sinnvoll verwendet werden, wenn sie bei der Erstellung oder Freigabe des Dokuments festgelegt werden.
Auch sind gesetzliche Bestimmungen, wie bspw. Aufbewahrungsfristen, zu berücksichtigen.
Manches Dokument gehört zu Produkten, die sehr lange im Einsatz sind. Selbst wenn Dokumente aktuell nicht verwendet werden, können sie in Zukunft relevant werden.
Aus genau diesen Gründen und der Tatsache, dass die Kosten für den Speicherbedarf der Dokumente (eigentlich) gering sind, scheitert das Ersatzprojekt “Datenredukution” stets in kurzer Zeit.
Je mehr Daten, umso höher jedoch die Kosten für die Verwaltung und desto wichtiger ist die einfache und effiziente Erfassung und Ablage in einem Wissensnetz mit entsprechenden Regeln für die Wiedervorlage (Update) und Löschung von nicht mehr benötigten Informationen.
Die Zuordnung von Metadaten und die Einordnung der Dokumente muss sinnvollerweise sofort bei der Erfassung/ Ablage gemacht werden. Eine spätere Verschlagwortung, Beschreibung oder Verlinkung ist nicht nur ungemein aufwendig und fehleranfällig, sondern wird erfahrungsgemäß auch nie gemacht.
Wenn ich ein Dokument ablege, kann ich folgende Fragen sofort, ohne lange zu überlegen, beantworten:
Das ist jedoch nicht möglich, in dem Dokumente einfach in Ordnern erfasst werden. Ab 5-10 Dokumenten in einem Ordner wird die Situation unübersichtlich, man kann ja nicht jedes Mal alle Dokumente durchsehen.
Daher muss ich zusammenhängende Dokumente über Referenzen verbinden (Stichwort: Vorgänger/ Nachfolger).
Genauso wichtig ist es, Notizen mit Dokumenten zu verbinden, egal ob es sich um kurze Gedanken oder längere Diskussionen handelt.
Ein solche Vorgangsweise hilft später bei der Suche nach Lösungen und erleichtern das Verstehen von Zusammenhängen.
Unsere Lösung ist auf den Aufbau von Wissensnetzen im Intranet spezialisiert.
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Peter Luttenberger
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