04.02.2022 / in Intranet
Dieser Blogbeitrag ist eine Fortsetzung meiner Beiträge zum Thema Projektmanagement (Hyperwave Blog - Hyperwave, Projektmanagement).
In den vorherigen Beiträgen habe ich gezeigt, wie man Projekte mit Hyperwave anlegt und im Alltag damit effektiv arbeitet.
Was ich bisher nicht ausführlich gezeigt habe, ist wie man mehrere Projekte organisiert.
Bevor ich damit starte, will ich noch einmal kurz erklären, was wir unter einem Projekt verstehen.
Üblicherweise wird der Begriff Projekt einfach für eine Sammlung von zusammenhängenden Aufgaben verwendet. Das ist aber unvollständig, zumindest der Umsetzungszeitraum und die Verantwortlichkeit für die Durchführung (Projektleiter, Auftraggeber) gehören unbedingt dazu.
Große Projekte werden zumeist in kleinere Teilprojekte aufgeteilt, damit es übersichtlicher wird.
Als Gesamtverantwortlicher dürfen Sie aber nicht den Überblick verlieren - und schon sind wir bei einer Form des Multiprojektmanagements.
Analoges gilt, wenn mehrere Kunden- oder Entwicklungsprojekte betrachtet werden, die zwar voneinander unabhängig sind, aber zugleich durchgeführt werden. Auch in diesem Fall handelt es sich um Multiprojektmanagement.
Laut Definition (DIN 69909) ist Multiprojektmanagement nichts anderes als der organisatorische und prozedurale Rahmen, in dem die einzelnen Projekte bearbeitet werden.
Im Arbeitsalltag sind wir es gewohnt, mehrere Projekte zugleich zu “jonglieren”.
Multiprojektmanagement ist überhaupt der Standard in unserem Leben, da wir ja auch noch unsere privaten Aufgaben erledigen müssen.
Projekte bestehen aber nicht nur aus Aufgabenlisten und Terminen, sondern da gehört mehr dazu. Verschiedenste Dokumente müssen im Rahmen eines Projekts sinnvoll verwaltet werden, von der Anforderungsbeschreibung über Verträge und Besprechungsprotokollen bis zu Abnahmetests.
Das Ergebnis eines Projekts ist nie nur eine abgearbeitete Aufgabenliste, sondern immer ein Produkt oder zumindest ein Dokument.
Dadurch ist klar, dass man Projekte nicht nur als Aufgabenlisten und Sub-Aufgabenlisten verwalten kann.
Ebenso klar ist es, dass Projekte nicht immer einer fixen Struktur folgen oder in einer starren Struktur abgelegt werden können.
Hyperwave erlaubt es Ihnen, Projekte an beliebiger Stelle zu erstellen und die interne Projektstruktur an die Anforderungen anzupassen.
Somit kann ein Projekt in der Kunden-Collection oder in einem Auftragsbereich angelegt werden.
Damit sie nicht den Überblick verlieren, wo sich welches Projekt befindet, oder ständig nach einem Projekt suchen müssen, bietet Hyperwave die Möglichkeit ganze Projekte zu verlinken. Dadurch können Sie mehrere unterschiedliche Zugänge oder Sichten auf dasselbe Projekt erstellen.
Das Projekt wird einfach in die jeweils relevanten Bereiche verlinkt, z. B. in die Kunden-Collection.
Zusätzlich könnten Sie das Projekt in eine Projektstruktur verlinken, in der alle Projekte abgelegt werden.
Diese zentrale Struktur für alle Projekte wird z.B. bei “ISO” Audits benötigt, wenn die Durchführungsform und nicht der Projektinhalt bewertet wird.
Wie schon erwähnt, kann man in Hyperwave die Projektstruktur frei anlegen und es gibt keinen vorgeschriebenen oder ungeeigneten Ort.
Oft ist am Beginn auch gar nicht eindeutig klar, welchem Bereich das Projekt zugeordnen werden soll.
Ist das Projekt Teil der nächsten Release oder doch nur eine Anpassung für einen Kunden?
Aus diesem Grund sagen wir unseren Kunden, es spielt keine Rolle, wo das Projekt angelegt wird. Wenn Sie gar keine Idee haben, erstellen Sie das Projekt in Ihrer Home-Collection.
Verschieben, zuordnen usw. können Sie es später immer noch.
Selbst größere Strukturen, die mehrere Projekte beinhalten, lassen sich ganz einfach verschieben.
Wenn Sie ein großes Projekt starten, von dem Sie wissen, dass es aus Teilprojekten bestehen wird, legen Sie einfach eine Collection an und geben ihr den übergeordneten Projektnamen.
In meinem Beispiel habe ich eine Collection Multiprojektverwaltung angelegt und verschiedene größere Projekte darin angelegt.
So ein Baum wird schnell komplex und unübersichtlich. Wenn man sich dann noch vorstellt, dass im Laufe der Zeit viele Versionen eines Produkts entstehen können, entweder als Weiterentwicklungen oder weil es mehrere realisierte Projekte für unterschiedliche Kunden gibt, wünscht man sich schnell eine einfachere Struktur.
Es muss also einen Unterschied geben zwischen einer Ablage/Archiv-Struktur und der Struktur, die man zur täglichen Arbeit benötigt.
Hyperwave bringt dazu einige nützliche Funktionen mit:
Anmerkung: Da die Links, d. h. die Favoriten-Einträge, vom System verwaltet werden, können die Projekte auch verschoben oder umbenannt werden, ohne dass die Links ungültig werden, wie es im Web oder am Fileserver passiert.
Anmerkung: Im Gegensatz zu Slack und Teams bringen wir auch ein komplettes Dokumentmanagement-System mit. Von der Versionsverwaltung über die Suche bis zum Rechtemanagement ist alles integriert.
Fazit: Der Aufbau einer komplexen Projektstruktur ist sehr einfach.
Sie können pro Collection beliebig viele Projekte anlegen.
Wenn Sie die Projekte hierarchisch verschachteln wollen, dann erstellen Sie einfach die gewünschte Collection-Struktur und erzeugen die entsprechenden Unter-Projekte in der jeweiligen Ebene.
Was ich Ihnen sehr empfehle ist, dass Sie pro Collection-Ebene eine Beschreibung des Inhalts erstellen.
Es genügt, wenn sie kurz zusammenfassen welche Informationen hier eingeordnet sind, wie lange sie gültig sind und wer dafür zuständig ist.
Beispiel:
In diesem Bereich sind alle Projekte der Motorenentwicklung zusammengefasst.
Die Zuständigkeit für den Fachbereich liegt bei Fr. Meier (E-Mail).
Für organisatorische Fragen wenden Sie sich bitte an Hr. Müller
Technische Unterstützung erhalten Sie von Hrn. DI. Hofer.
Zum Anlegen von neuen Projekten (inkl. Genehmigung) verwenden Sie bitte folgenden Workflow: Projektfreigabe_WF
Wenn Sie Hyperwave einmal ausprobieren wollen, dann schauen Sie zu unserem Demo-Server oder zur Hyperwave Cloud.
Für Fragen stehe ich, wie immer, gerne zur Verfügung.
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