28.03.2022 / in Intranet
Das ist der zweite Teil einer mehrteiligen Serie über Multiprojektmanagement!
Multiprojektmanagement ist nichts Besonderes. In Teil eins habe ich gezeigt, dass wir im täglichen Leben immer mehrere Projekte “zugleich” bearbeiten müssen.
Es gibt nicht nur das “eine” Projekt, um das wir uns kümmern müssen. Es gibt immer viele Aufgaben um die wir uns zeitgleich kümmern müssen, und die zu unterschiedlichen Projekten(beruflich und privat) gehören.
Damit wir es uns nicht selber noch schwerer machen, ist es gut, wenn man den Arbeitsablauf optimiert.
Sehen wir uns zuerst einmal den Lebenszyklus eines Projektes an und beginnen wir mit der Startphase.
Der Projektlebenslauf, das klingt in der Theorie einfach:
Projekt anlegen → Projekt bearbeiten → Projekt archivieren.
In der Realität läuft es aber zumeist anders.
Es gibt oft keinen eindeutigen Start. Schon vor dem eigentlichen Projektstart gibt es eine Geschichte und am Ende der Projektlaufzeit, nachdem das Projekt offiziell beendet wurde, braucht man die Informationen oft noch sehr lange oder es wird sogar noch weiter daran gearbeitet.
Wie viele Zombie-Projekte gibt es bei Ihnen in der Firma?
Projekte ohne echte Zuständigkeiten, die seit St. Nimmerlein aktiv sind, oder Projekte, deren Projektziel mit der ursprünglichen Projektvereinbarung nichts mehr zu tun haben usw.
Oft werden diese ungeplanten Langläufer auch als “Initiativen” bezeichnet. Aber ehrlich, eine Initiative ohne geplante Tätigkeiten ist doch nicht viel wert. Ohne Tätigkeiten, ohne Umsetzungszeitraum und ohne Budget/Ressourcen wird es einfach nichts werden.
Wie entsteht eigentlich ein Projekt?
Wenn wir die Realität betrachten…
Sehr selten bekommen wir mit dem Projektauftrag alle Informationen, die wir benötigen.
Viel häufiger, zumindest bei Entwicklungsprojekten, startet es mit einer Idee.
Oder bei einem Kundenprojekt mit Vorbereitungen, um den Kunden von der Sinnhaftigkeit des Vorschlags zu überzeugen.
Oder bei einer Ausschreibung mit der Überlegung, ob man daran überhaupt teilnehmen will.
Man sammelt also zuerst viele Informationen, um eine geordnete Entscheidung treffen zu können.
Unser Beispielprojekt: “Wir wollen die Projektbearbeitung verbessern!”
Das ist eine Idee - mehr nicht!
Wie gehen wir vor?
Oder wie würde ich vorgehen?
Zuerst einmal einen eigenen Bereich - wir nennen es Collection - anlegen, in dem alle Informationen gesammelt werden können.
Es hilft wirklich, wenn man alles an einem Ort sammelt. Mit Hyperwave ist das besonders einfach, weil sie jederzeit umstrukturieren, umordnen oder die Informationen an anderen Stellen weiter nutzen können.
Wir wissen noch nicht welche Teilprojekte notwendig sind, aber um geordnet zu starten, erzeugen wir in der neuen Collection einen Team Workspace für die Projektvorbereitung. Die Vorstufe zum eigentlichen Projekt ist auch schon ein Projekt. Das Ergebnis dieses Vorbereitungsprojekts ist z.B. die Go/No-Go Entscheidung für das eigentliche Projekt. Hier werden alle Vorarbeiten erledigt, um überhaupt eine Entscheidung treffen zu können.
Wenn Sie häufig Projekte aus “Ideen” starten, dann haben Sie sich sicher schon ein Template-Projekt “Projektvorbereitung” erstellt.
In diesem Template sind alle wesentlichen Aufgaben eingetragen, um daraus ein “offizielles” Projekt zu erstellen.
Was sind das z. B. für Aufgaben?
Wie schon oben geschrieben, ganz wichtig ist ein Ordner/Collection in dem ich alle Informationen einfach sammeln kann.
Alles was wir bisher wissen wird in dieser Collection abgelegt. Entweder upgeloadet oder aus anderen Bereichen verlinkt.
Wenn man an mehreren Projekten zugleich arbeitet, ist das wesentlichste, die “Task-Wechsel”-Aufwände so klein wie möglich zu halten, um effektiv arbeiten zu können.
Wenn ich jedes Mal alle Informationen neu suchen muss oder nicht weiß, wo ich die Informationen zu einem Projekt ablegen soll, weil es noch kein offizielles Projekt ist, verschwende ich unnötig Zeit.
Selbst für einen simplen Blogbeitrag ist das wichtig. Er entsteht zumeist nicht in einer Session. Wo ist der Text für Abschnitt x, wo ist die Einleitung, wo sind die Bilder. Was hat Kollege X zur Vorabversion gesagt…
Es ist ungemein mühsam, wenn man sich alle diese Informationen immer neu zusammensuchen muss. Zumeist vergisst man dann sicher etwas, ach ja, Kollege Y hatte auch eine Anmerkung, die ist aber in meiner Inbox verschollen bzw. ich denke gerade nicht daran.
Wichtig ist auch, dass Projekte mit unausgegorenen Ideen, also Projekte, die es eigentlich noch gar nicht gibt, nicht in den Suchresultaten von Leuten auftauchen, die dringend aktuell gültige Informationen suchen.
Dem Kunden etwas zu verkaufen, was es noch nicht gibt, ist immer schlecht. Auf eine Marketinginitiative zu verweisen, die vielleicht kommen wird, ist im Vertriebsprozess nicht sonderlich hilfreich.
Das sind alles Gründe, die für die Vorgangsweise mit einem eigenen Team Workspace (HTW) zur Projektvorbereitung sprechen.
Da in Hyperwave Team Workspaces von jedem angelegt werden können, ist das eine einfache und schnell durchgeführte Aufgabe.
Fast immer gehören auch zahlreiche E-Mails zu den Informationen, die vor dem eigentlichen Projektstart vorhanden sind. Was haben Sie alles mit ihren Kollegen zu diesem Thema diskutiert?
Im Hyperwave Team Workspace können Sie einen Mailfolder einrichten und diesen direkt mit Ihrem Outlook verbinden (Hyperwave Outlook Connect).
Damit können sie Mails wie gewohnt in Outlook-Foldern ablegen und sie werden automatisch in den Team Workspace im Intranet synchronisiert.
Selbst wenn die Mails in Ihrem Outlook gelöscht oder archiviert werden, bleiben Sie im Projekt erhalten.
Wenn im Laufe der Projektvorbereitung neue Kollegen dazu kommen, müssen Sie diesen nicht alle alten Mails
weiterleiten, sondern Sie brauchen sie nur auf den Team Workspace zu verweisen.
Die neuen Kollegen können im Browser alle relevanten Mails nachlesen oder sich ebenfalls die Mails in ihr Outlook synchronisieren.
Selbstverständlich sind die Mails auch über die Volltextsuche im Intranet verfügbar.
Wenn man auch alle Notizen, Besprechungen, Beispieldokumente usw. im Team Workspace ablegt, hat man alles an einem Platz. Der Team Workspace muss dafür keineswegs perfekt strukturiert sein.
Sehr praktisch ist es, dass die Rechte automatisch vergeben(vererbt) werden und die Suche immer verfügbar ist.
Im Projektvorbereitungs-Team Workspace sollten auch etwaige Projektantragsdokumente oder Vorlagen für Projektbeschreibungen enthalten sein, damit man sie sofort findet.
Und die Excel-Vorlagen für die Bestimmung des notwendigen Projektbudgets.
Für mich ist so ein Team Workspace extrem nützlich. Ich habe Projekte die eine mehrmonatige Vorlaufzeit haben.
Wenn ich bei diesen Projekten immer die zugehörigen Dokumente oder E-Mails(!) aus meinem Outlook heraussuchen müsste, würde ich sicherlich die Hälfte nicht finden.
Damals wusste ich noch zu welchem möglichen Projekt die Mail “ja, das machen wir so!” gehört. 3 Monate später bin ich nicht mehr sicher, worauf sich diese Mail bezogen hat und der Aufwand das herauszufinden ist verlorene Zeit (meistens min. 15min).
Vom Kollegen habe ich vor 2 Monaten per E-Mail eine Vorabversion für das Antragsdokument bekommen, die ich dann bearbeitet habe?
Wo finde ich die aktuelle Version?
Kostet mich das 30min suchen, oder finde ich das Dokument sofort?
Da ich sicherlich täglich mindestens 3 aktive und 2 Projekte in einer Vorstufe bearbeite, spare ich mir so mehr als 1 Stunde Zeit.
Klar man kann die Task/Projektwechsel minimieren, aber ehrlich, wer schafft es schon den ganzen Tag ausnahmslos an einem Projekt zu arbeiten?
Ich muss mich sicherlich jeden Tag um ein Kundenanliegen kümmern, die Produktentwicklung benötigt Steuerungsunterstützung und Marketing und Vertrieb verlangen nach Entscheidungen. Und dann gibt es noch allgemeine Meetings, Abstimmungen usw.
Selbst wenn man versucht Maker- und Manager-Schedule richtig zu trennen, bleiben einem die Task-Wechsel nicht erspart.
Zurück zu unserem Projekt (Taskwechsel).
Wenn wir alle Informationen zusammen haben, unsere Vorgesetzte von der Idee überzeugt wurde die Funktion in die Release-Planung aufzunehmen, sowie ein Budget und ein Umsetzungszeitraum definiert sind, können wir das “richtige” Projekt starten.
Auch hier ist bei mir in der Praxis der Ablauf nicht so geradlinig.
Häufig entsteht bereits während der Projektvorbereitung eine Aufgabenliste mit Dingen die zu tun sind, wenn das Projekt gestartet wird.
Aus diesem Grund erstelle ich oft schon parallel zum Projektvorbereitungs-Team Workspace den eigentlichen Projekt Workspace.
Da ich die Teilnehmer dafür extra festlegen kann, ist es für meine Kollegen einfach, den Überblick zu behalten, wo sie jetzt Informationen ablegen sollen.
Wie dann der Ablauf im Projekt bzw. in den einzelnen Projekten ist, beschreibe ich in Teil 3!
Fragen/Wünsche und Anregungen sind gerne gesehen -> Peter Luttenberger
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