28.03.2023 / in Information Management
Weil wir gerade zwei Projektanfragen zu diesem Thema haben, möchte ich diese in einem Blog-Beitrag zusammenfassen.
Warum ist das überhaupt ein Thema, wenn man SharePoint hat?
Warum arbeitet man damit nicht weiter?
Wenn man nicht gerade die IT als sein Kerngeschäft betrachtet, ist der Aufwand für die Umstellung auf eine neue Version einfach zu groß.
Um von SP2010 auf SP 2019 upzugraden (eine neuere Version gibt es nicht und auch für SP2019 ist der End of Lifecycle mit Jan. 2024 absehbar) muss man folgenden Pfad einhalten:
Zuerst auf SharePoint Server 2013 upgraden, dann auf SharePoint Server 2016, um dann final auf SharePoint Server 2019 umzusteigen.
Ein irrer Aufwand und noch dazu ist die Möglichkeit, die Anwendung auch in Zukunft zu betreiben, ungewiss. Aus diesem Grund entschließen sich Kunden, auf Alternativen umzustellen.
Ganz besonders auf Alternativen sind die Anwender angewiesen, die ihre Daten z. B. aus rechtlichen Gründen selbst (on-premise) verwalten wollen.
Unsere Hyperwave Intranet Lösung ist eine sehr gute Alternative zu SharePoint und InfoPath.
Insbesondere dann, wenn man nicht nur SharePoint und darauf aufbauende InfoPath Dokumentprozesse, sondern auch gleich ein modernes Informationsportal für Mitarbeiter und Kunden aufbauen möchte.
Hyperwave bietet nicht nur alle Komponenten, um einen schnellen Umstieg zu ermöglichen, sondern garantiert auch in Zukunft, dass die Lösung on-premise angeboten wird (ohne Kompromisse).
Natürlich ist das in erster Linie der Hyperwave Formular-Editor. Da Formulare sehr oft in weiterführenden Prozessen verwendet werden, kommt auch der Hyperwave Workflow zum Einsatz.
Unsere Formulare wurden speziell für die Zusammenarbeit mit unserem Workflow-System entwickelt.
Die Formulare werden mit dem in HW integrierten Editor erstellt. Das geht mit jedem Browser ohne Installation von Plugins. Die Formulare können mehrstufig sein und es kann Logik in die Formulare eingebunden werden.
Die erstellten Formulare kann man über mehrere Wege mit dem Workflow verbinden.
Der erste und einfachste Weg ist, ein Formular mit einem bestehenden Workflow zu verbinden.
Sie müssen nur die entsprechende Workflow-Definition beim Formular angeben.
Wenn ein Benutzer ein neues Formular erzeugt, wird automatisch der entsprechende Prozess gestartet.
Diese Vorgangsweise wird immer dann verwendet, wenn schon vor dem eigentlichen Prozess Daten erfasst werden sollen, also das Formular oder der erste Formularteil vor dem eigentlichen Prozessstart ausgefüllt werden soll.
1. (Teil)Formular
2. Prozessstart mit dem Formular bzw. mit erweitertem Formular
3. Weitere Prozessschritte
Beispiele wären ein Urlaubsantrag, ein Projektantrag oder eine Schadensmeldung.
Der Kunde/Benutzer füllt das Formular aus und der Workflow startet danach automatisch.
Zusätzlich zu der Ablaufsteuerung durch den Workflow können Sie auch einzelne Elemente im Formular mit Funktionen (JavaScript) verbinden.
Das ist nützlich, wenn man abhängig von der Eingabe in Feld 1 Elemente in Feld 2 zur Auswahl anzeigen möchte oder wenn man bereits bei der Eingabe des Benutzers seine Daten evaluieren möchte.
Bei jedem Element können Sie auf 3 Trigger-Events reagieren:
OnFocus
OnClick
OnChange
Auch die Sichtbarkeit von einzelnen Elementen können Sie steuern, ebenso ob in das Feld Daten eingegeben werden können oder ob es nur angezeigt werden soll.
Wenn Formulare in einem Workflow genutzt werden ist es praktisch immer notwendig, verschiedene Stufen zu verwenden.
In unseren Beispielen Urlaubsformular und Schadensmeldung gibt es im Schritt 1 (Stufe) die Formularelemente zum Erfassen der Daten.
Im Schritt 2 “Urlaub genehmigen”, “Fehler/Schaden bearbeiten” sind dieselben Formulardaten sichtbar, können aber nicht mehr geändert werden. Dafür gibt es zusätzliche Felder wie eine Genehmigung oder die Maßnahmenbeschreibung.
Die Anzahl der Schritte im Formular ist frei wählbar.
Wichtig ist auch, dass man die einzelnen Formularwerte im Prozess auswerten kann. Dafür steht in Hyperwave der Regeleditor zur Verfügung.
Damit kann man schnell und unkompliziert Entscheidungen abhängig von den Formularwerten durchführen.
Ebenso ist es möglich, Formularwerte an Aufgaben im Prozess zuzuweisen. Damit kann man z.B. den Bearbeiter der nachfolgenden Aufgabe abhängig von den Anforderungen festlegen.
In unserem Beispiel der Schadensmeldung wäre es so einfach möglich, die entsprechende Abteilung (Gruppe) oder die Person, die den Fehler beheben bzw. Schadensmeldung bearbeiten soll, auszuwählen.
Da man natürlich auch die sichtbaren Felder pro Schritt steuern kann, sind auch HR-Prozesse abbildbar, in denen nicht jeder Prozessbeteiligte alle Felder sehen darf.
Am Ende des Prozesses wird dann das finale Formular, das gespeichert oder veröffentlicht werden soll, definiert. Das finale Formular kann Elemente aus den vorherigen Stufen beinhalten, aber natürlich auch neue Elemente, ebenso kann das Design angepasst werden.
Da unsere Prozesse immer nachvollziehbar sind, erfüllen wir auch entsprechende Compliance-Anforderungen, egal ob ISO oder 21CFR Part 11 Anforderungen.
Jeder Schritt im Formular und im Prozess ist nachvollziehbar. Wir können nachweisen, wie das Formular vor der Bearbeitung durch den Benutzer ausgesehen hat und wie er es nach der Bearbeitung weitergeleitet hat.
Da veröffentlichte Formulare immer automatisch mit dem Prozess, der sie erzeugt hat, verbunden sind, ist der “Audit-Vorgang” immer nur einen “Klick” entfernt.
Bei Geschäftsprozessen ist es auch immer wieder notwendig, zusätzliche Dokumente (PDFs, Word-Dokumente, Bilder) mit Formularen zu verbinden. Der Hyperwave Workflow bietet dazu selbstverständlich die Möglichkeit, jederzeit Anhänge in den Prozess einzufügen.
Die Möglichkeit, ob ein Anwender Dokumente einfügen, ändern oder löschen darf, kann bei jeder Aufgabe definiert werden.
Die Rechte des Bearbeiters einer Aufgabe können rollenabhängig definiert werden.
Eine weitere Besonderheit der Hyperwave-Lösung ist es, dass wir auch die Versionierung von Formularen, die bereits in Prozessen verwendet werden, ermöglichen.
So können Sie die nächste Version des Formulares erstellen, während laufende Prozesse (mit dem aktuellen) Formular abgearbeitet werden.
Durch die Versionierung der Formulare verlieren sie auch nie die oben erwähnte Nachvollziehbarkeit.
Analog zu den Formularen bieten wir auch die Möglichkeit, Prozessdefinitionen zu versionieren.
Wenn Microsoft Word für die Erstellung von QM Dokumenten verwendet wird, ist es oft notwendig, im Prozess auf Felder aus dem Dokument zuzugreifen, um den Prozessablauf zu steuern.
Unsere Dokumentmanagementlösung kann definierte Felder aus Word-Dokumenten auslesen und Hyperwave Attributen zuweisen. Somit ist es möglich, diese Word-Felder für die Ablaufsteuerung zu verwenden.
Wenn am Ende das Word-Dokument publiziert wird, können wir auch die Felder im Word-Dokument mit den entsprechenden Attributen aus dem Prozess aktualisieren, z.B. die Versionsnummer, den Freigeber und das Gültigkeitsdatum eintragen.
Mit dem Hyperwave Formular-Editor können Sie Formulare erstellen, die einfach im Browser (ohne Installation eines Plugins) angezeigt werden können.
Die Hyperwave Workflow-Engine unterstützt die Formulare direkt und somit lassen sich alle Dokument-bezogenen Prozesse schnell und unkompliziert erstellen.
Das gibt Ihnen eine enorme Flexibilität bei der Umsetzung Ihrer Unternehmensprozesse.
Da wir für die Gestaltung der Formulare HTML Elemente erlauben, sind Sie beim Design der Formulare ungebunden und können das Aussehen nach den Anforderungen ihrer Corporate Identity gestalten.
Wie sie sehen ist der Umstieg auf eine zeitgemäße Formularsteuerung im Intranet mit Hyperwave einfach.
Sie benötigen kein extra System für Formulare und Prozesse.
Einfach, schnell und flexibel - Prozesse im Hyperwave Intranet.
Weitere Beiträge zu diesem Thema:
Hyperwave Blog - Projekte und Teamworking mit Hyperwave
Hyperwave Blog - Dokumentlebenszyklus
Hyperwave Blog - Neue Hyperwave Release IS/8.4