27.02.2024 / in Information Management
Das Ende einer Ära!
Hyperwave hat seit Anbeginn (1997) Schlagwörter zu Dokumenten, Web-Seiten und beliebigen anderen Objekten unterstützt.
Schlagwörter waren und sind ein wichtiges Feature, um Dokumente zu klassifizieren und die Suche treffsicherer zu machen.
Mit der Release IS/8.5 beerdigen wir die Schlagwörter?
Schlagwörter sind tot, lang leben die “#hashtags”!
In den letzten Jahren mussten wir immer wieder erklären, was Schlagwörter sind und warum wir keine “#hashtags” unterstützen.
Manche Anwender haben die Schlagwörter sogar mit einem “#” versehen, damit sie wie #hashtags aussehen. Ja, sie sehen dann so aus, aber verhalten sich natürlich nicht so. Auch die Suche nach diesen Begriffen wird erschwert, da ein “#” eigentlich ein Worttrenner für einen Suchbegriff ist.
Deshalb haben wir unser Dokumentmanagementsystem geändert und unterstützen jetzt statt Schlagwörter #hashtags (oder eigentlich beides).
Was ändert sich?
Für diejenigen, die bisher Schlagwörter umfangreich verwendet haben, ändert sich (fast) nichts. Nur in der Anzeige wird das Schlagwort als #hashtag, d. h. mit führendem “#” gekennzeichnet.
Diejenigen, die bisher #hashtags vermisst haben, können sie nun verwenden. Nach #hashtags suchen oder ein #hashtag als Attribut vergeben. Unsere Suche versteht nun die #hashtags und indiziert sie entsprechend.
Zusätzlich haben wir die #hashtags als wichtiges Dokumentattribut aufgenommen und zeigen es bei jedem Dokument in der rechten Seitenleiste an.
Wenn man in der Seitenleiste auf das #hashtag (im Bild blau hervorgehoben) klickt, werden alle Objekte am Server, auf die man Zugriff hat und die mit diesem #hashtag gekennzeichnet wurden, gefunden. Damit erhält man mit einem Klick alle zusammenhängenden Informationen (schneller und einfacher geht´s nicht).
Natürlich kann man auch die #hashtag-Suchen speichern oder als Agent zu bestimmten Zeiten ausführen lassen.
Mit den gespeicherten Suchen kann man eine virtuelle Collection mit allen aktuellen Informationen zu diesem #hashtag erstellen.
Wann immer man auf diese Collection klickt, bekommt man alle zugehörigen Informationen. Das ist bei Projekten (#projektnummer), Themen (#intranet, #customerService, #neuKunde) und allgemeinen Informationen sehr praktisch.
Ein Agent wird zu individuell definierten Zeiten automatisch ausgeführt und versendet per E-Mail eine Liste aller Informationen zu diesem Thema.
Nicht nur unsere Suche unterstützt #hashtags, sondern auch der Activity Stream. Einfach “#” eingeben und das gewünschte #hashtag auswählen.
Zusätzlich haben wir die #hashtags vereinheitlicht und somit sind #hashtags von Wiki- und Blog-Einträgen gleichwertig mit den #hashtags von Dokumenten und den Einträgen im Activity Stream. Selbstverständlich kann man in den Suchergebnissen nach den entsprechenden Dokumenttypen filtern und sich z.B. nur die Blog-Einträge mit dem jeweiligen #hashtag anzeigen lassen.
#hastags sind laut unseren Testkunden so allgemein bekannt, dass die Verwendung selbsterklärend ist. Nach ein paar Tagen merkt man, dass die #hashtags angenommen wurden und von den Anwendern viel häufiger vergeben werden als Schlüsselwörter. Damit steigt die Qualität der Informationen im Intranet, da besser klassifiziert wird.
Unsere Erklärung dafür ist, dass #hashtags sich “leichter” anfühlen und benutzerbezogen sind. Schlagwörter haben gefühlt mehr Verbindlichkeit und deshalb werden sie von den Anwendern nicht so gerne vergeben.
Zum Schluss noch ein Hinweis auf ein weiteres Feature, das noch nicht alle kennen:
Analog zu den #hashtags unterstützen wir schon seit der vorangegangenen Release “Erwähnungen” (“@Mentions”).
Die Kombination @Benutzername im Activity-Stream, bei Dokumentdiskussionen oder in Kommentaren benachrichtigt den erwähnten Benutzer. Der Kollege bekommt sofort eine Benachrichtigung und wird so auf den Beitrag aufmerksam gemacht.
Anmerkung: Das spart viele zusätzliche E-Mails, die sonst in der Inbox des Kollegen verschwinden würden.
Die Benachrichtigung wird auch im Activity-Stream des erwähnten Kollegen angezeigt und er kann mit einem Klick auf das Dokument zugreifen oder sich an der Diskussion dazu beteiligen.
Für Fragen, Wünsche und Anregungen stehe ich gerne zur Verfügung -> Peter Luttenberger
Weitere Beiträge zu diesem Thema: