27.07.2026 / in Dokumentenmanagment
Wer einen Freigabe-Workflow startet, schickt selten nur ein Dokument auf die Reise. Damit der Prozess reibungslos abläuft, werden in der Regel weitere Informationen benötigt:
Unsere Erfahrung aus zahlreichen Projekten zeigt: In rund 90 % der Fälle kennt der Autor diese Informationen bereits oder kann sie zumindest sinnvoll vorbelegen.
Bisher war unser Workflow zur Dokumentfreigabe darauf ausgelegt, möglichst schnell gestartet werden zu können, und zwar ganz ohne zusätzliche Eingaben. Die benötigten Metadaten wurden erst im ersten Arbeitsschritt innerhalb des Workflows abgefragt.
Dieses Vorgehen ist ideal, wenn eine andere Person diese Informationen ergänzt. Muss der Autor die Angaben jedoch selbst machen, entsteht ein unnötiger Umweg: Er muss zunächst warten, bis ihm der erste Workflow-Schritt zugewiesen wird. Das geschieht manchmal innerhalb weniger Sekunden, kann aber je nach Systemauslastung oder zusätzlichen Hintergrundprozessen, auch mehrere Minuten dauern.
Für den Anwender bedeutet das vor allem eines: unnötige Wartezeit.
Mit der aktuellen Version können alle wichtigen Informationen bereits zu Beginn des Freigabe-Workflows erfasst werden.
Auf den ersten Blick sieht das nach einem einfachen Eingabeformular aus. Tatsächlich steckt jedoch wesentlich mehr dahinter: Das Formular wird automatisch mit Daten vorbelegt, die vom freizugebenden Dokument und den festgelegten Workflow-Stufen abhängen.
Die Systemaufgaben, die bisher im ersten Schritt des Workflows ausgeführt wurden, erfolgen nun bereits beim Start des Workflows. Dadurch werden der Workflow-Start und die erste Bearbeitungsaufgabe zu einem einzigen Schritt zusammengeführt.
Gerade in den meisten Standard-Anwendungsfällen sorgt diese Änderung für einen spürbar effizienteren Freigabeprozess.
Den Standard-ICM-Dokumentfreigabe-Workflow haben wir bereits auf dieses neue Verfahren umgestellt. Somit steht die Funktion allen ICM-Kunden ab dem ersten Tag nach dem Umstieg auf ICM 3.5 zur Verfügung.
Auch individuelle Workflows lassen sich problemlos anpassen. Mit wenigen Änderungen kann die neue Startmethode übernommen werden. Selbstverständlich bleibt auch die bisherige Variante, einen Workflow ohne zusätzliche Eingaben zu starten, weiterhin verfügbar. In manchen Anwendungsfällen ist dies nach wie vor die optimale Variante.
In Kombination mit dem Smart Edit Mode, der den Workflow-Start direkt am Dokument ohne Umschaltung in den Edit-Mode ermöglicht, verringert sich der Bearbeitungsaufwand nochmals deutlich. Der gesamte Freigabeprozess wird dadurch schneller, einfacher und komfortabler.
Nutzen Sie die Möglichkeit, in Ihren Dokumentvorlagen bereits Standardwerte zu hinterlegen, wie beispielsweise das Freigabeverfahren (Vier-Augen-Prinzip oder mehrstufige Freigabe), das Veröffentlichungsziel oder die Zielgruppen.
Gerade bei Rundschreiben, Verfahrensanweisungen oder anderen standardisierten Dokumenten sind diese Angaben häufig identisch. Vorausgefüllte Werte sparen Zeit, vermeiden Eingabefehler und erleichtern sowohl Autoren als auch Freigebern die tägliche Arbeit.
Fragen und Anmerkungen bitte per E-Mail!
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