23.11.2021 / in Information Management
Was hilft das tollste Wissensmanagementsystem (WMS), wenn die Qualität der Informationen schlecht ist!
Beim Aufbau des WMS ist immer alles bestens geordnet, aber nach 2 Jahren sind mehr alte als gültige Informationen vorhanden und das ist schlecht.
Es werden nicht nur die Suchtreffer unnötig erhöht, sondern es sinkt auch die Qualität der Informationen aufgrund von:
Deshalb ist für jedes Wissensmanagementsystem das Garantieren der Aktualität und Gültigkeit der Dokumente eine zentrale Funktion.
In meinem Blogbeitrag Wie behalte ich die Kontrolle über die Dokumente im Intranet? habe ich beschrieben, wie Dokumenttypen und ein Wiedervorlagedatum helfen die Qualität zu sichern.
Heute will ich Ihnen zeigen, wie Sie als Intranet-Verantwortlicher Ihre Anwender auf die Aktualisierung der Dokumente aufmerksam machen können und wie der Prozess bei vielen unterschiedlichen Autoren funktioniert.
Ein Hyperwave Agent, der Ihren Autoren zeigt bei welchen Dokumenten das Wiedervorlagedatum abgelaufen ist, ist schnell eingerichtet.
Aber der Agent hilft nur, wenn er von den entsprechenden Autoren verwendet oder abonniert wird.
Wir bieten zusätzlich einen Benachrichtigungsdienst an, der beliebige Datumsattribute überprüft und gezielt Autoren und Verantwortliche informieren kann.
Unseren Benachrichtigungsdienst kann man aber nicht nur zur Pflege des WM-Systems benutzen, sondern auch im aktiven Tagesgeschäft.
Um das zu zeigen werde ich unsere einfache Vertragsverwaltung erweitern.
Der Agent wird vom jeweiligen Benutzer aufgerufen oder, informiert zeitgesteuert die Abonnenten.
Der Benachrichtigungsdienst wird zentral eingerichtet und versendet Informationen an definierte Verteiler, die pro Dokument festgelegt werden können.
Beim Benachrichtigungsdienst kann man auch einstellen, wie viele Tage vor und nach dem Ablauf eines Datums man eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten möchte.
- Läuft zeitgesteuert z. B. einmal am Tag
- Prüft ein beliebiges Datumsattribut, das am Dokument definiert wird
- Das bedeutet jedes Dokument mit dem Attribut wird automatisch erfasst
- Je nach Einstellung wird bereits einige Tage vor Ablauf eine Benachrichtungs-E-Mail versendet oder erst danach.
- Der Benachrichtigungsverteiler kann an jedem Dokument individuell festgelegt werden.
- Es kann beliebig viele Benachrichtigungsdienste geben
- Ein Dokument kann von mehreren Benachrichtigungsdiensten behandelt werden
- Ein weiterer Vorteil von mehreren verschiedenen Benachrichtigungsdiensten ist die zusätzliche Möglichkeit individuelle E-Mail-Vorlagen, abhängig vom Typ, zu versenden. Eine normale Erinnerungsbenachrichtigung kann so unterschiedlich zu einer Benachrichtigung mit abgelaufenen Gültigkeitsdatum gestaltet werden.
(Alle Details dazu finden Sie im IS/8.x Benutzerhandbuch Kapitel 5.12.)
Wer darf überhaupt einen Benachrichtigungsdienst einrichten?
Das ist wie immer bei Hyperwave über die entsprechenden Rechte geregelt.
Jeder der Mitglied der Gruppe “notification_admins” ist, kann Benachrichtigungsdienste verwalten.
Unsere Empfehlung ist es, als Hypewave Administrator ein oder zwei Standardbenachrichtigungsdienste zu definieren, die automatisch für Ihre Anwender zur Verfügung stehen.
Nur spezielle Gruppen wie QM sollten selbst eigene Dienste erstellen.
Schritt 1
Als Benachrichtigungsadministrator sehen Sie in der Startcollection (“rootcollection”) des Servers eine Collection “Benachrichtigungsdienst”.
Wechseln Sie in diese Benachrichtigungsdienst-Collection(1).
Im Edit-Mode sehen Sie rechts oben das entsprechende Menü(2) zur Konfiguration.
Hier können sie die zentralen Parameter, die für alle Benachrichtigungsdienste gelten, einstellen und individuelle Benachrichtigungsdienste anlegen.
Jeder Benachrichtigungsdienst erbt die globalen Einstellungen, man kann ihn aber auch weitgehend individualisieren.
Die globalen Einstellungen:
Schritt 2
Den individuellen Nachrichtendienst einrichten.
Dazu erstellen Sie einfach einen neuen Benachrichtigungsdienst.
Die Vorlage entspricht dem für die globalen Einstellungen, nur jetzt gelten die Einstellungen nur für diese Benachrichtigung.
Die individuellen Einstellungen:
Das wichtigste Kriterium jedes Benachrichtigungsdienstes ist das Datumsattribut, auf das er “reagieren” soll.
Die klassischen Beispiele dafür sind das Wiedervorlagedatum, das Archivierungsdatum oder ein “rechtlich gültig Datum”, natürlich kann man auch jedes andere Datum verwenden. Vermutlich hat Ihre QM-Abteilung eigene Dokumentattribute für Ihren Dokumentlebenszyklus.
Die nächste notwendige Einstellung ist, wer die Benachrichtigungen bekommen soll.
Das wird in den wenigsten Fällen immer die gleiche Gruppe oder Person sein, sondern pro Dokument soll eine individuelle Benachrichtigung verschickt werden.
Eine Wiedervorlage wird zumeist an den Autor des Dokuments (oder der Version des Dokuments) verschickt.
Bei QM Attributen wird i. d. R. die QM-Abteilung benachrichtigt.
Als Abschluss noch den Startzeitpunkt (z. B. täglich um 5h morgens) eintragen und fertig.
Informieren Sie Ihre Anwender über die Funktionsweise, d. h. dass sie Benachrichtigungen bekommen.
Alle weiteren Einstellungen sind im Handbuch beschrieben.
Wir werden nun unsere einfache Vertragsverwaltung um eine Benachrichtigungsfunktion erweitern.
Eine Funktion, d. h. einen Agenten, der uns die heute fälligen Verträge auflistet, haben wir im letzten Blog-Beitrag zur Vertragsverwaltung erstellt.
Jetzt wollen wir den Benachrichtigungsdienst nutzen, um automatisch 7 Tage vor Vertragsablauf eine E-Mail zu bekommen.
Ablauf wie oben in Schritt 2 beschrieben.
Einfach einen neuen individuellen Benachrichtigungsdienst anlegen und die entsprechenden Einstellungen vornehmen!
Der Benachrichtigungsdienst ist in 5 Minuten eingerichtet, spart Zeit und ist sehr effizient.
Wie viele Verträge haben Sie alleine in Ihrer Abteilung?
Klar kann man im eigenen Outlook alle Termine eintragen, aber werden sie beim nächsten Update wirklich mitgenommen? Was passiert, wenn Sie das E-Mail-Programm wechseln oder einen neuen Laptop bekommen?
Was passiert, wenn Sie auf Urlaub sind, krank sind oder die Abteilung wechseln, wer kümmert sich um die Vertragsabläufe?
Zentral vom Intranet aus gesteuerte Erinnerungen sind viel verlässlicher.
Der Benachrichtigungsdienst ist unabhängig von der Vertragserstellung, d. h. auch neu erstellte zukünftige Verträge und bereits laufende Verträge werden berücksichtigt. Der Vertragsersteller muss sich nicht darum kümmern und kann es auch nicht vergessen.
Der Benachrichtigungsdienst ist ein technisch einfaches Feature, aber mit hoher Effizienz.
Einmal im Jahr über die jeweils notwendigen Supportverlängerungen informiert zu werden, ist viel effizienter als ständig Verträge, die bald ablaufen, zu suchen.
Den Dokumentverantwortlichen einmal individuell zum richtigen Zeitpunkt an die Aktualisierung zu erinnern ist viel persönlicher als ihm an einem bestimmten Tag (z. B. Monatsanfang) alle abgelaufenen Dokumente zu präsentieren.
Mit einem aktiven, optimal eingerichteten Benachrichtigungsdienst bleibt das Intranet immer aktuell.
Für weitere Fragen stehe ich, wie immer, gerne zur Verfügung.
Peter Luttenberger
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