14.07.2025 / in Information Management
Haben Sie auch zu viele Aufgaben, die Sie im Kopf behalten müssen?
Aufgaben, bei denen vielleicht auch noch eine Abstimmung mit Kollegen notwendig ist?
Es gibt extrem viele umfangreiche Projektmanagementlösungen, die meisten sind kompliziert und man hat immer zu wenig Zeit, um sich einzuarbeiten.
Man braucht daher etwas, das einfach und intuitiv in der Anwendung ist!
Gibt es da etwas?
Nicht wirklich - zumindest war es bis ca. 2010 nicht allgemein bekannt.
Toyota hat vor Mitte des letzten Jahrhunderts ein Produktionssystem entwickelt, das mit Signalen arbeitet. Sie haben sogenannte Signalkarten verwendet, um die Zustandsänderungen anzuzeigen.
kan = Signal, ban = Karte, zusammen Kanban…
Anhand der Karten auf einer Wandtafel konnte man gut den Fertigungsprozess eines Produktes verfolgen.
Allen Teammitgliedern war sofort der Status klar und jeder wusste, wann er dran kam und was er machen musste.
Eine einfache und geniale Idee.
Kleine Zettel/Notizzettel hat man schon vorher verwendet und das Weiterschieben funktioniert ohne große Erklärung.
Irgendwann wurde der Amerikaner David J. Anderson, der in der IT-Branche, genauer in der Softwareentwicklung arbeitete, darauf aufmerksam. Er war der Erste, der Kanban im “Feature Driven Development”-Prozess verwendete. Das war so um 2005.
2010 hat er das erste Buch zu Kanban veröffentlicht und den Hype gestartet.
Einfachheit setzt sich oft vor Lösungen mit vielen Features durch.
Bei Kanban reicht eine kurze Erklärung am Anfang, ein wenig Überlegung im Team, welche Spalten benötigt werden, und schon kann man starten.
Keine Handbücher, keine Tastaturkürzel auswendig lernen und keine SCRUM-Master-Schulung.
Das Kanban-Board ist flexibel einsetzbar. Egal, was man machen muss, ein Kanban-Board passt immer.
Die Visualisierung der Aufgaben und Zustände ist einfach genial.
Wenn man sich an ein paar Grundprinzipien hält, ist ein Kanban-Board unschlagbar!
Viel mehr Regeln sind zum Start aus meiner Sicht nicht nötig.
Kanban wird heute für so Vieles verwendet und es gibt 1000te Erweiterungen, aber viele davon machen die Benutzung nur komplizierter.
Software-Lösungen können die Einschränkungen des originalen physischen Kanban-Boards umgehen, aber ob das sinnvoll ist, ist zu hinterfragen! Nur weil “virtuelle” Karten beliebig groß sein können, sollte man nicht mit cut&paste die ganze Projektbeschreibung einfügen.
Sinnvolle Ergänzungen wie Erinnerungen und Vorlagen sind natürlich willkommen.
Wir haben lange auf ein Kanban-Board verzichtet, weil wir schon eine sehr einfache Aufgabenverwaltung integriert haben, aber letztendlich hat uns die schöne Darstellung eines Kanban-Boards überzeugt und deshalb haben wir in der letzten Release auch ein Kanban-Modul eingeführt.
Ein Kanban-Board ist intuitiver als selbst die einfachste Aufgabenverwaltung. Wir haben schon in den ersten Monaten nach der Einführung festgestellt, dass viel mehr unserer Kunden für das Projektmanagement das Kanban-Board verwenden als unsere bisherige Aufgabenverwaltung.
Wie sieht unser Kanban-Board aus und wie funktioniert es?
Ein Beispiel für die Organisation eines Board-Meetings mit Kanban
Wir haben das Kanban-Modul in unseren Team Workspace integriert!
Bei jedem Projekt kennt man die Mitglieder, man hat schon vorher einige Dokumente/Termine erstellt und jetzt möchte man nur noch den Projektablauf organisieren.
Dazu ergänzt man einfach den Team Workspace um ein Kanban-Modul. Das geht gleich wie bei den bisherigen Modulen.
Das hat den Vorteil, dass sofort alle Teammitglieder (mit den bereits definierten Projektrechten) auf das Kanban-Board zugreifen können. Man spart Zeit beim Einrichten und kann es sofort verwenden, weil es schon die richtigen Projektrechte hat.
Mehr muss man als Projektleiter nicht machen.
Das Kanban-Board ist sofort im Projekt verfügbar!
Man kann beliebig viele Kanban-Boards im Projekt anlegen, wenn man z. B. verschiedene Prozesse visualisieren möchte oder Kanban-Boards für unterschiedliche Teams.
Aus eigener Erfahrung wissen wir aber, dass man nicht zu viele Kanban-Boards in einem Workspace verwenden sollte. Dadurch leidet wieder die Übersichtlichkeit und ganz besonders die Einfachheit in der Anwendung.
In welches Kanban-Board gehört die neue Aufgabe, in welchem Board sind aktuelle Aufgaben für mich?
Auch wenn Kanban-Boards im Activity-Stream zusammengefasst werden, wird es bei mehr als 3-5 Boards schnell unübersichtlich!
Man kann ein Kanban-Board natürlich auch alleine verwenden um seine eigenen ToDos zu managen.
Aber das ist natürlich nicht die Idee eines Kanban-Boards.
Kanban-Boards sind für Teams gedacht, um die Zusammenarbeit und Abstimmung zu unterstützen.
Das Kanban-Board zum Team Workspace hinzufügen und ein Kanban-Kick-off-Meeting einberufen.
Im Kick-off-Meeting werden die Prozesszustände definiert, die als Spalten im Board visualisiert werden sollen. Dies erfolgt idealerweise auf Basis einer Prozessbeschreibung, die alle Aufgaben abbildet, welche die Teammitglieder entweder bearbeiten müssen oder als Information bzw. Signal benötigen.
Danach werden im “Brainstorming-Modus” alle aktuell offenen Aufgaben erfasst und die entsprechenden Karten erstellt.
Diese Karten werden den zuständigen Personen zugewiesen sowie den jeweiligen Prozessschritten zugeordnet.
Sobald man das Gefühl hat, den aktuellen Zustand des Prozesses, z. B. der Produktentwicklung, abzubilden, kann man starten.
Kommt man später drauf, dass man eine Aufgabe vergessen hat, kann man eine Karte jederzeit neu einfügen.
Wir fügen Aufgaben immer in der ersten Spalte ein, das erleichtert das Erfassen.
Wir vergeben auch immer zuständige Personen/Gruppen für einzelne Spalten, damit gewährleistet ist, dass die Statusveränderung den Erwartungen entspricht.
Das war es auch schon, ab jetzt läuft das Projektmanagement einfach und in vielen Fällen selbstorganisiert ab.
Der Projektleiter braucht nur noch einen Blick auf das Kanban-Board zu werfen, um den aktuellen Projektfortschritt zu erkennen und kann bei Bedarf eingreifen.
Falls Ihr Projekt komplizierter wird und Sie Milestones, Termine usw. benötigen, können sie immer noch auf unsere Aufgabenverwaltung umsteigen.
Hinweis: Unser Kanban-Modul ist natürlich auch Teil unserer 2025er Release von ICM für die Sparkassen (Hyperwave Blog - ICM, Intranet, Sparkassen, ICM 3.4)
Für Fragen, Wünsche und Anregungen stehe ich gerne zur Verfügung -> Peter Luttenberger
Weitere Beiträge zu diesem Thema: